浅析高校档案信息化管理工作改革与创新要点

覃正纳　刘迎春

摘要：文章在对目前高校档案管理存在问题进行分析的基础上，提出了高校档案信息化管理工作改革与创新措施，并阐述了高校档案信息化管理工作改革与创新的途径，希望为高校档案信息化管理工作的改革与创新提供一定的帮助。

关键词：高校档案；信息化管理；改革创新

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2017）50-0024-02

一、前言

在信息时代环境下，高校档案管理工作也逐渐向着信息化方向发展，档案的管理方式逐渐从纸质档案转变为电子档案，再到数字化档案。对于档案的管理，也从以人工和物理管理为主的方式逐渐转变为档案的自动化、数字化管理方式。所以，高校档案信息化管理紧跟信息化发展步伐，并在管理工作上已经取得了初步的成果。不过，高校档案管理在很多管理细节方面依旧存在不少的问题。高校档案信息化管理工作还要不断地改革与创新，完成全面的、系统性建设成就档案信息化，同时学习和充分利用信息化技术手段，不断推动高校档案信息化管理工作的发展。

二、目前高校档案管理存在的问题

1.高校档案管理观念还很落后。一直以来，高校的工作重点一般都放在教学方面，忽视了档案的管理工作。所以，高校档案管理观念落后，换句话说，对档案管理工作还不够重视，其中，最直接的影响就是档案管理需要的经费投入少，难以满足正常的档案管理工作需求，间接影响管理工作积极性。

2.高校档案管理方法陈旧。高校档案管理工作需要对相关资料加以收集、整理、归档、保管，所以档案管理工作既单调又烦琐，有时候整理的档案量很大，若只是依靠人工作业无法提高效率，难以在约定时间内完成资料整理。虽然目前高校已采用计算机进行档案的管理，但也只能搜索以及查询档案的信息，无法真正地提升档案管理工作效率。

3.高校档案管理制度建设欠健全。现阶段，一些高校档案管理部门没有真正地履行好自身职责，主要的原因是高校档案管理制度欠健全。由于制度的欠健全，导致档案管理较混乱，这不利于档案管理工作发挥的应有作用。

4.高校档案管理人员素质偏低。即使在高学历、年轻化的今天，一些高校的档案管理人员中，仍有不少人员还不是专业型技术人员。这些人员很多是从高校中其他一些部门抽调而来，有的属“硬”安排来的，他们没有受过专业的知识以及技能教育与训练，有的年龄偏大也不想接受培训，导致档案管理人员队伍的整体素质偏低，在一定程度上束缚了高校档案管理推行档案信息化管理方向发展。

三、高校档案信息化管理工作改革与创新措施

1.转变高校档案信息化管理观念。高校档案信息化管理工作的改革与创新，需要现代化的管理理念，这也是信息化时代发展的新要求。所以，在高校开展档案信息化管理工作时，应当紧跟时代的发展，转变档案信息化管理的理念，提高高校档案信息化管理的前瞻性，进一步推动高校档案信息化管理工作向前发展。高校档案管理不仅仅是保存历史、记载信息，更是对高校发展历史的一种全方位记录。因此在一所高校，只有档案能够详细地反应该所学校历史发展进程以及整体概况，才能够为高校深化改革提供重要的参考和依据。

2.进一步优化高校档案信息化管理模式。信息技术以及网络通信技术的迅猛发展，极大地推动了社会发展与进步，还使得高校档案信息化管理模式得以改变。在高校档案信息化管理过程中，最重要的是确保档案资源的信息化建设。将信息化手段应用在高校档案管理工作中，将更明显提升档案管理工作效率，增加档案管理工作的准确性，并且更利于档案保管。

3.健全完善高校档案信息化管理制度。在高校档案信息化管理过程中，管理制度不但能够为档案管理工作提供一定的规则、约束以及指标，还能够保证档案信息化管理工作的规范性和纪律性，有利于高校档案信息化管理制度的进一步健全与完善，是确保高校档案管理工作整体效率得以提升的关键。由于高校档案容量呈现不断增加的趋势，不断健全自身的档案管理制度，是现阶段应对高校档案不断增加、处理好档案管理过程中各种问题的关键之所在。

4.进一步提升高校档案信息化管理人员的素质。高校档案信息化管理工作要想顺利以及高效地开展，离不开优秀的管理人员。所以，要求高校档案管理人员要进一步提升自身的专业知识与技能，认识到高校档案及其档案信息化管理对于高校的改革与发展的重要性，并不断地提升自身保密意识。高校也要重视对于档案管理人员的知识与技能培训，组织档案管理人员进行学习与培训，确保档案管理人员的个人能力得以提升，不但成为专业型人才，而且成为综合型人才，确保高校档案信息管理水平的进一步提高。

四、高校档案信息化管理工作改革与创新的途径

1.紧跟信息化发展的步伐。在开展高校档案信息化管理工作的过程中，应当紧跟着信息化发展的步伐。高校应当结合国家所制定的信息化发展战略，从顶层设计来的整体性对高校档案信息化管理进行科学规划，确保高校档案信息化管理能够紧密地结合国家信息化战略布局，借助国家发展信息化技术的战略，促进高校档案信息化管理工作的发展。在信息化环境之下，高校应当把教育管理工作和档案管理工作紧密地结合，构建档案信息化管理系统，确保高校档案资源的进一步电子化与数字化。应当不断增加信息化建设的资金投入，为高校档案信息化管理工作进一步发展提供坚实的基础保障，对高校内的智慧服务系统进一步的整合，通过合理利用信息化技术，不断推动高校档案信息化管理工作的改革与创新。

2.推动高校数字化档案建设。在高校档案信息化管理的过程中，应当紧密结合信息化技术，进一步挖掘高校档案之中的信息资源，确保高校在进行深化改革与战略制定的过程中，拥有准确、丰富、充足的参考信息。①对于高校档案的设计，应当从顶层设计的角度出发，将高校中不同部门间存在的壁垒彻底打破，对整个学校档案资源流向进行统一的把握与管理，确保档案管理更加的高效化与集中化。构建档案资源的数据信息中心和资源信息管理平台，利用校园网平台，确保档案资源能够实现信息数据的共享，为高校档案信息化管理提供有力的工具，服务于学校教育事业的发展，有利于教育质量的提高。②不断地促进高校档案信息化管理中档案的数字化转变，确保高校档案信息化管理工作实现现代化的目标。③应当对于信息化资源进行有效的储备与管理。首先，应当确保信息化资源的备份工作做到位，特别是對于一些拥有较高价值的信息化资源，需要做好储备工作。另外，还应当尽量地多储备一些信息化资源，构建相应的信息数据库，确保更多的信息化资源得以储备，这样才能确保高校档案管理工作能够更好的服务于高校管理工作。

3.构建高校信息化档案服务平台。在高校档案信息化管理的改革以及创新过程中，要应用信息化思维模式，要能够满足用户的需求，确保高校在深化改革以及开展管理工作中能够更加快捷地获得优质档案信息。因此，必须构建信息化档案服务平台，借助于校园网、微博、微信等工具，确保高校档案信息化管理工作能够为高校提供更加快捷的服务。高校在开展档案管理工作时，应当借助于信息化发展的契机，构建信息化档案服务平台，进一步发挥出高校档案应有的作用。通过构建信息化档案服务平台，能够有效转变高校档案管理中存在的低效问题，进一步提升高校档案信息化管理的质量，为高校师生提供更为优质的服务。

五、结语

高校档案信息化管理的过程中，还应当重视数据信息的安全工作。所以，既要确保高校档案信息化管理工作中的网络环境是安全的，同时还要对档案进行定期的备份工作，避免出现数据信息丢失的问题。高校档案信息化管理工作，是档案管理工作的发展需求，同时也是信息化发展的必然趋势。通过采用信息化的管理手段，能够显著提升高校档案管理的水平与质量，为高校深化改革以及管理工作提供更加准确与全面的信息参考。因水平有限，本文论述肤浅，只为高校档案信息化管理工作提供参考。

参考文献：

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