科技资料及科技档案的管理研究

文/关月新，哈尔滨东安发动机（集团）有限公司

科技资料及科技档案的管理研究

文/关月新，哈尔滨东安发动机（集团）有限公司

随着科学技术与信息化水平的发展，使得科技档案被广泛的应用于各领域中，科技档案主要是针对有价值的图表、音像等资料，采取相应的保存方法，为科研人员提供数据资料，主要保存科学技术资料，多以电子档案的形式保存。伴随着信息资源重要程度的提高，使得管理者越来越重视科技档案的管理及利用，进而加大了科技档案实体管理研究力度，本文笔者对科技档案管理与利用，做了简单的论述。

科技档案；管理；利用

科学技术是高校与国家发展的第一生产力，在当下发展时期，已经成为高校的主要竞争力。科学档案主要是保存具有价值的技术资料，为科学技术研究提供数据支持，为其提供简单的数据支撑，进而促进高校能够取得科技进步，这需要合理管理并利用科技档案，进而充分发挥科技档案的功能作用。

1 科技档案管理概念

科技档案管理指的是:将与科学技术相关的档案资料，进行管理以及利用，被统称为科技档案实体管理。科技档案管理主要的内容如下:档案信息采集、档案资料整理、档案鉴定、档案保存、档案资源统计与利用等。高校科技档案信息采集，是对研发部门在研发过程中，所形成的各项数据进行收集，统一收集到科研档案管理部门，为科技档案管理的后续工作，奠定数据基础。科技档案管理的意义:现代社会发展中，要想不断提高高校之间的竞争力，则需要加强科技档案管理，进而为科研技术研发工作，提供数据保障，是高校科技研发工作中的重要部分，部分高校通过建立档案室，来管理科技档案，并通过科技档案实体管理，利用档案信息资源。

2 科技档案实体管理措施－基于网络信息技术

2.1 网络环境下科技档案管理的优越性

2.1.1 查阅便捷

以往的科技档案管理中，档案资源查阅需要花费较长的时间，且数据查找的准确性较差，使得科技档案利用效率低下，随着科学技术的发展与应用，使得科技档案管理工作效率得以极大的提升，主要是利用计算机搜索引擎技术，以此提高档案查阅的速度，使得科研人员能够迅速的查阅自己需要的科研资料，提高了档案实体管理效率。

2.1.2 提高了科技档案管理水平

科技档案实体管理中，整理科技档案资料属于系统性工程，因此对于整理人员的要求较高，需要其具备较强的专业性，但是利用网络技术，管理人员可以通过构建互动平台，来实现档案整理全程互动，可以通过科技档案资料的使用者与报送者之间的知识互动，及时发现科技档案整理中的问题，并且能够及时解决，结合网络的其他功能，以此提高科技档案管理的水平。

2.1.3 延长科技档案使用寿命

传统的科技档案管理，多使用纸质介质，还使用塑料制品作为介质，包括模型、光盘等，这样的保存介质，保存的时间较短，且极易损坏，而利用网络技术，构建网络科技档案保存空间，使用电子档案来保存科技资料，利用多媒体技术、文本链接技术等，以此来延长科技档案使用寿命，减少空间占有率，且电子版的科技档案资料，能够直接复制并调阅，可以确保档案信息资源利用的完整性以及安全性。

2.2 网络环境下科技档案管理策略

2.2.1 建立健全档案数据查询机制

将传统的科技档案资料，整理并转化为电子科技档案，可以利用光学扫描复制技术，以及通信网络技术与信息传输技术等，利用科技档案管理软件以及计算机智能检索等技术，来管理和利用科技档案，进而能够更好的为在科技研发工作提供数据支撑，因此需要建立健全数据查询机制，因为网络环境下科技档案资源的安全性最为重要，因此需要结合网络安全管理制度，结合企业网络系统运行情况，做好全面的管理工作，确保数据查询的安全性与完整性。

2.2.2 健全科技档案备份管理制度

信息技术的发展，使得科技档案管理工作效率，得到了极大的提高，使得档案资源管理更加的便捷，且稳定性较好，出现变动的情况较少，但是为了确保科技档案资源的完整与安全，则需要定期对档案信息进行备份，就此需要建立备份管理制度，基于企业科技档案管理的实际情况，做好相应的备份时间安排，同时对于不同的档案载体，其需要采取不同的备份方法，为管理人员提供工作制度流程，使其能够遵循相应的规章制度，来复制电子文档，以此防止信息丢失，给企业造成不必要的经济损失。

2.2.3 完善网络管理技术手段

随着计算机技术与网络技术等的发展与应用，使得高校也纷纷建立起属于自己的文献信息采集系统，构建数据库体系等，为本高校或者其他院校提供信息服务，进而实现科技档案信息资源共享，这些体系的建立，是基于互联网技术的技术上，利用宽带信息网络，进而实现科技档案科学化管理。

2.2.4 加强档案管理人员的管理

在网络环境下，科技档案管理人员配置相对较少，但是人员水平的要求较高，诸多档案信息管理工作，可以通过计算机系统完成，这需要档案管理者具备丰富的现代化知识，不仅要熟练的操作计算机，还需要熟练的掌握各种软件操作，提高科技档案管理队伍的管理水平，打造具备高素质管理人员队伍。科技档案管理者在日常工作中，要不断完善自己的知识结构，善于利用现代科技成果，基于此企业要做好相应的人员培训工作，督促档案管理人员加强管理知识学习，主要针对计算机与数学等学科。现代科技档案管理人员，需要具备以下能力:现代化技术应用能力、档案信息分析能力、档案信息资源服务能力。

结束语：

综上所述，科技档案信息管理工作，受到网络技术发展的影响，已经出现了新的管理技术，主要表现为档案实体管理的信息化水平的提升，通过利用网路技术与计算机检索技术等，提高了科技档案资源利用效果，在网络环境下，科技档案的载体不在是纸质，而是多样化载体，主要为数据库、光盘、移动硬盘等，其极大程度上提高了科技档案管理工作的效率，但是需要做好人员管理以及安全加密管理，以此确保科技档案资源的安全性与完整性。

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