设计单位图档管理系统开发应具备的条件——记国药工程图档系统开发过程

◎徐宝元

设计单位图档管理系统开发应具备的条件
——记国药工程图档系统开发过程

◎徐宝元

本文介绍了中国医药集团联合工程有限公司档案室概况和图档管理系统的开发，通过参与图档管理系统的开发，笔者认为图档管理系统的开发离不开硬件配置和技术支持，充分的功能需求分析，全程管理的应用和配套的信息化标准及制度。

中国医药集团联合工程有限公司是一家以设计为龙头，为业主提供工程建设全过程技术服务的公司。在公司建立初期就设立了档案室，发展到现在室藏数量较多，主要包括公司设计的工程项目档案﹑底图﹑标准规范﹑图书和各专业期刊等。随着信息技术的发展，公司设计从手绘图纸发展为计算机画图，室存档案数量增长较快，档案的类型也在增加。早期，公司档案工作人员根据需要自主开发了单机版的档案管理系统，可以进行简单的录入﹑检索﹑借阅登记等。但是，随着信息技术的进步，加之公司的发展和转型，单机版档案管理系统已经不能满足公司档案管理的要求。根据公司要求，于2013年开始开发图档管理系统，笔者参与了公司图档系统开发的全过程，对于图档管理系统成功开发应具备的条件浅谈下自己的体会。

硬件配置和技术支持

图档管理系统的开发离不开相应的硬件配置和技术支持。硬件包括服务器，计算机，扫描枪等系统所需要的配置。同时要有技术支持，包括技术人员和专业的软件开发工具等。国药工程图档管理系统是由公司信息技术部负责，成立专门的项目组，请专业软件公司根据系统功能需求开发的。为了图档管理系统的顺利实施，公司采购了高配置的计算机，扫描仪，扫描枪等，并配置了服务器和机房监控系统﹑交换机﹑防火墙等设施设备。在项目前期相关人员做了大量调研，联系多家软件公司，经过考察和沟通，最后确定与一家综合实力较强，能满足本公司图档系统开发需求的软件公司合作。公司开发的图档系统采用了数据库系统作为其数据存储平台，满足了公司大量图纸和文档存储的要求。并划分用户的使用权限，根据不同的安全等级，设立用户进行档案数据各项不同的操作权限，保证系统的安全性。通过简化软件的安装和操作方式，便于用户操作。这些硬件和技术上的支持，为图档管理系统的成功开发提供了重要的基础保障。

充分的功能需求分析

许多档案管理信息系统都无法满足预期要求，究其原因，相当多的软件开发失败是因为系统功能需求不明确而导致的。因此，充分的系统功能需求分析对于系统的开发尤为重要。系统功能需求首先要明确目的，要全面细致﹑具体，最重要的是要与软件开发人员充分地沟通分析，让系统开发人员明确需求的内容，共同探讨需求的实现方法。国药工程图档管理系统开发初期，档案管理员包括各部门相关人员多次与软件公司技术人员沟通，提出了几十版系统功能需求，与软件公司技术人员当面沟通交流需求。在系统试运行阶段，相关人员多次测试系统，软件公司集中收集系统意见反馈，并跟相关人员共同探讨解决问题的方法，及时修改。因为前期充分的系统功能需求分析，才保证了图档系统的顺利开发，使得图档系统运行以来，有效实现了各项功能需求，满足工作需要。

全程管理的应用

档案管理系统必须对电子文件从产生到销毁的整个生命周期进行全程管理。全程管理不仅能够保证文件在整个工作过程中的顺畅流转，提供文件在整个生命周期过程中的背景信息，而且在文件信息受损时，还可以依靠日志等工具恢复受损数据。全程管理要求系统对文件流转的各阶段进行管理和监控，从文件的收集开始，对文件进行分类﹑鉴定，同时监控和记录针对文件的一切操作。这种管理对于证明和保证电子文件的行政有效性和法律证据性有着重要的作用。

国药工程图档管理系统，运用“图纸自动收集系统”，在设计人员打印出图的同时，系统自动读取电子图中的信息，根据读取的项目﹑专业﹑设计人员的信息自动在服务器中归档，并在图档管理系统中生成对应的信息。同时，在设计人员打印出图的时候，给每张图纸加上唯一的条形码，档案管理人员拿到实物图纸的时候通过扫描条码比对，保证归档的电子文件与纸质文件一致。图档管理系统从文件产生的时候就进行控制，有效实现了电子图纸归档的完整性和准确性。

图档管理系统提供多个功能板块，包括档案的收集﹑验收﹑整理﹑数据保管﹑鉴定销毁﹑借阅以及相关的查询利用和统计功能。对电子文件的各项操作，在图档管理系统中都有记录，使电子文件从产生到归档﹑整理﹑利用直至最后销毁整个生命周期都在图档管理系统中得到有效控制和记录，保证了电子文件的安全性和可靠性。

配套的信息化标准及制度

图档管理系统成功开发离不开企业信息化标准及制度。信息化标准和制度体系的制定能够为本单位信息化建设提供了强劲有力的智力支持和技术保障，使信息化建设做到“有章可循，有据可依”。

国药工程开发图档管理系统时，按照信息化系统分阶段建设过程的需要，通过逐步研究制定，分期分批推出相应的企业信息化标准和制度。体系建立后，不断地完善信息化标准和制度体系，为公司的信息化建设进程不断地提供标准化支持服务与管理制度方面的保障。并且持续不断地宣传贯彻企业信息化标准和相关的管理制度，推动企业信息化技术规范﹑标准以及一系列管理制度在企业内的实施和运用，确保标准及制度的时效性﹑配套性和权威性。在图档管理系统开发和使用过程中严格执行公司信息化标准及制度，使图档管理系统的开发有章可循。

图档管理系统作为设计单位信息化的重要组成部分，在设计单位发挥着重要作用。国药工程从图档管理系统上线运行以来，设计图纸更加规范，电子档案的真实性﹑完整性得到了保证，从而更好地为公司各项业务工作提服务，工作效率得到了很大的提高。这些都得益于在图档管理系统开发时提供了系统开发应具备的条件，做好相应的组织管理工作，保障了图档管理系统的成功开发。

（作者单位：中国医药集团联合工程有限公司）