物业公司的档案管理与创新模式

◎李明阳

物业公司的档案管理与创新模式

◎李明阳

面对城市迅速发展对物业公司档案管理提出的新要求，本文从分析物业档案管理的内涵、功能入手，针对存在的问题，围绕创新档案管理模式，提出了相关对策建议。

物业公司及其档案管理内涵、特点

物业公司，是按照法定程序成立的具有相应资质条件，经营物业管理业务的企业型经济实体，属于独立企业法人，企业性质为服务性企业。物业公司接受业主的委托，依照有关法律法规的规定或合同的约定，对特定区域内的物业实行专业化管理并获得相应报酬。

物业公司的档案，也就是物业档案，是物业公司从事物业管理服务活动及经营过程中，形成的对国家、社会、业主有保存和查考利用价值的各种历史记录。具体分两部分：一是物业公司本身的档案，包括接管的建筑开发建设的记录和接管物业后进行管理、维护或更新改造情况的记录;二是物业业主和住用人基本情况的档案。

物业档案具有类型多样性和载体多样性的特点。按来源时间顺序分类，物业档案主要包括设计开发成果类、管理服务活动类；按物业资料载体形式分类，主要包括文字、图表、图像、声音四种信息资料。

物业档案管理是物业公司对物业档案进行收集、整理、归档、维护及提供利用的全过程。

物业档案管理对于物业管理工作的功能作用

(一) 指导、规划功能。党群及行政档案体现出物业公司的工作历程，便于总结以往得失，汲取经验教训，规划将来发展。基建和设备、管线档案，对于小区的改建、扩建、重建，维修养护及更新，提供地理方位、技术指导和安全保障。

(二)凭证、参考功能。业主及住用人的档案信息，既可以作为业主、住用人处理合同纠纷，进行维权的法律依据，也能为物业公司的服务经营提供参考。

(三)监督、检查功能。物业公司的管理服务水平、工作业绩，除了公共设施、绿化、保洁等硬件实体的佐证外，很大程度上，需要档案资料信息提供支持，便于有关部门了解支持。

当前物业公司档案管理现状及存在的问题

我国的物业公司档案管理工作伴随着物业管理服务业的发展，已有30多年的历程，取得了长足的发展，作为物业管理的重要组成部分，在掌握物业底码、指导公司工作、提供服务信息和法律依据、促进社区管理等方面发挥了不可替代的作用。特别是随着《物业管理条例》、《城市新建住宅小区管理办法》等一系列法规的深入实施，在管理的规范化、专业化方面，取得了新的进展。

同时，我们也应该看到，随着城市建设的不断发展，人们对物业管理服务的要求进一步提高，物业公司的档案管理工作出现了一些不适应，还存在一些亟待解决的问题：

首先，档案管理的标准化、制度化不够。管理制度不够健全，标准不统一，导致基础管理不到位，表现为案卷分类及形态不统一，资料不完整，许多公司的物业档案没有按要求进行交接、整理。尤其是以业主信息为主要内容的物业专门档案，其管理的随意性、松散化比较突出。

其次，没有建立其适应物业管理服务特点的档案管理体系。有的全部集中，给分支机构的经营服务带来不便。有的按内部机构的划分或者经营服务的需要，存放在不同地方，又失去了档案的完整性与安全性。

第三，档案的现代化管理水平低，缺乏相应的软件建设与硬件投入，影响了档案信息在一定范围内的公开、共享。

第四，档案管理员业务素质、专业化水平有待提高。大部分物业公司的档案管理员为兼职，缺少专业培训，没有掌握档案管理的基础知识与基本技能，影响着物业档案管理水平的进一步提升。

创新物业公司档案管理模式的对策与建议

一是树立依法、科学、规范、全面的档案管理观念，建立健全完善的档案管理制度。物业公司要依据《中华人民共和国档案法》、国务院《物业管理条例》、建设部《城市新建住宅小区管理办法》及所在地区相关政策法规，结合当地实际，建立健全各项档案管理制度，包括文件材料的归档、档案的开发和利用、档案的安全和保密、档案的贮存和保管、档案的鉴定以及销毁等项制度。以以上制度为基础，制定档案人员岗位责任制，实现材料归档的及时化、档案形态的标准化、档案分类的科学化、档案开发利用的社会化（保密部分除外）、档案保管的安全化。

二是强化服务意识，构筑统分结合的物业档案管理格局。目前，一个物业公司承担多个住宅小区的管理服务工作，不但服务区域扩大了，服务内容也拓展了，除了传统的楼宇维修养护、清洁、保安外，还开始向市场调查、物业租售、产品推广、智慧城配合服务等领域延伸。针对以上发展变化，建议将档案集中统一管理，分区保存。主要行政性档案放在物业公司总部，业主档案、基本建设及维修档案可放在各分支管辖区自行保管，便于为各项管理服务活动的开展提供依据。同时，将常用的基本信息输入计算机，在此基础上，通过计算机联网、文件备份等方式，传递到各分区或部门，实现和物业服务项目的延伸保持同步。

三是凸显行业特点，完善一户一档的管理形态。把行政、基建以外的物业专门档案作为物业档案管理的重点，特别是物业专门档案中的以户为对象的部分，不仅要坚持和强化一户一档管理，而且要进一步细化管理措施，完善相关资料信息，只要法律允许，采取合理途径，尽量收集业主、住户的个人信息资料，以便于丰富物业档案资料信息，更好地开展档案管理和服务。

四是着眼于提高管理服务的时效性，推进物业档案的动态化管理。从物业管理的前期介入开始，物业公司就要安排档案人员，参与对相关档案资料的接收，包括基建审批与验收档案、竣工档案的质量监督和收集等，为以后业主可能发生变更，如买卖、交换、继承等及其引发的相关档案资料的动态变化管理奠定基础。然后，搞好定期的跟踪检查，保证动态信息及时填补，保持档案的现时有效性。同时，根据管理服务经营的发展，不断拓展档案动态化管理范围，搞好新项目的建档、追踪、反馈及管理，确保档案动态管理的全程、全面落实。

随着城市建设的迅速发展，物业档案管理工作正面临着一系列新的课题和挑战，物业公司必须针对档案管理中存在的不足与问题，积极更新观念，调整思路，与时俱进，创新管理模式，才能适应新的变化和要求，促使物业档案管理在整个物业管理服务中，发挥更大更好更有效的作用。

吉林省四平市物业管理中心）