办公室文书档案收集与管理创新路径探究

文/王彦，天津市滨海新区塘沽建设发展总公司

办公室文书档案收集与管理创新路径探究

文/王彦，天津市滨海新区塘沽建设发展总公司

伴随着社会的不断发展与提高，单位文书档案的管理工作逐步受到大家的注重，其对社会发展具有重要作用。文书档案的收集和归档是档案管理的重要内容，其对档案管理的工作质量具有重要影响。对此，要求管理人员加强工作人员对文书档案的管理意识，进而提高文书档案管理的工作质量与功率。这篇文章对单位文书档案搜集与归档工作管理的含义和其现在存在的问题进行详细分析，同时提出有关改善办法。

文书档案；收集；归档；管理

1 导言

办公室是一个变迁着的概念，随着办公室的功能日益增多、细分日益复杂和精密，具有历史意义和见证意义的档案功能也逐步繁冗，达到了需要进行科学化管理的地步。与此同时，办公室档案具有特殊的意义，一方面具有时效性，办公事宜是实时发生的，档案资料随时产生，因此对于档案的筛选、整理和归档提出了时间上的要求，采取事后整理的方式已经被证明是不科学的，因此需要即时整理；另一方面具有复杂性，办公室档案的内容极其庞杂，如果全部加以保存，整个办公空间会受到极大的影响。但是如果不加以保存，相应的客户档案就会有毁损灭失的风险。

2 办公室中文书档案的收集与归档工作管理的意义

文书档案的收集和管理在我国企事业单位中归于最基础的工作，同时也是最关键的工作，是展开企事业单位文书档案管理的主要内容。文书档案主要记载该企事业单位的主要发展过程，单位若需要做出严重决策时都会先参考有关的材料，其中最主要和最关键的参考材料就是文书档案，如会议记录状况、请示状况和审批状况，以及别的抉择等内容，所以文书档案直接关系着公司的战略发展方向，对公司的发展具主要意义。

3 办公室文书档案收集与管理路径的既存问题

3.1 观念陈旧，改革手段治标不治本。目前对于办公室文书档案收集与管理的观念陈旧，依然是采取在一个办公日程结束后加以归档的方法；尽管存在一些改革方法，如间隔时间收集管理法、分类收集管理法、专人专项收集管理法，却依然治标不治本，产生相近但是形态各不相同的新情况；这是所有办公室文书档案收集与管理问题产生的根源。

3.2 保存成本过高。办公室文书档案随着办公室活动的日益增多而变得日益庞杂，陈旧的收集与管理手段已无法对这种繁杂的规模进行整理；相应的，传统的改革方式只是注重不断扩建、增加储存容量、增加相应的人事力量、进行大规模的文书修复工作但是并不注重保存；对办公室文书保存场所的增加、相应工作人员的增加，均使得成本大量增加。

3.3 没有形成有力的规范。目前设立专门办公室文书档案的企业、行政部门较少，工作人员的操作并不具有相应的规范性；与此同时，即便是设立了相应的规范，规范要么存在时间较长，较为陈旧，要么规定过于宽泛，无法具体操作；没有规范化的操作，就容易产生档案毁损灭失以及效率低下等问题。

3.4 人员素质低。我国档案学已经诞生许久，但是对口的却是图书馆等工作，而在办公室工作的职员却面临着相关知识缺陈、没有相应的意识、理论水平低下、专业素质缺乏等问题；与此同时，办公室作为工作场所，相关的人士较多，因此在具体工作的过程中会有不同程度的破坏文书档案的举动。

4 办公室文书档案收集与管理路径创新

4.1 建立文书档案电子化。电子化、数据化是新时代的产物，这不仅仅是工具和手段上的创新，并且在方法论上具有创新的意义；办公室文书档案如果进行数字化整理是一个一劳永逸的工作，首先其仅仅需要对原先没有电子化、数字化的文书进行归档和整理，其次办公室文书档案收集工作会减轻，仅仅需要相应的办公职员进行收入数据库工作即可；办公室文书档案的电子化、数字化成本较低，仅仅需要几台服务器即可。

4.2 建立及时淘汰制度。办公室文书档案的繁冗是造成现在问题的主要原因，为了减轻负担必须建立淘汰制度；重点在于淘汰的时点，一般而言，一个文书仅仅具有当时项目的效用，因此在相关项目建构结束之后便可以丢弃，但是有些文书却具有长时间的效用和借鉴效用，因此需要建立相应的分类制度，将二者结合起来。

4.3 专人专员负责。由于电子化和数据化的建立使得数据存储空间和办公文书发挥效力空间分离，因此就具有专人专员管制的可行性；通过对该专员的培训提升对于档案管理和收集的能力和效率是一举两得的；专人负责制也可以摆脱不同的人对文书档案造成的损害。

4.4 建立完整的制度规范。规范的重要作用不言而喻，因此需要建立及时的、有效的、具体化的、有针对性的、专门的、系统的规范；建立研究工作小组，运用科学的手段对于办公室文书档案收集和管理规范进行编制；建立规范更新制度，并且每年进行评估，从而实现规范的时效性。

4.5 创新文书档案收集及归档工作模式。首先，文书档案管理人员应加强与单位内各部门的联络，定时对档案材料进行搜集与归档，进一步了解材料的连续性及历史性，避免出现档案材料搜集不全部及不真实的状况。其次，对档案管理中出现的问题应进行及时有效的处理。最终，应自动运用现代信息技术进行档案的树立与完善，以削减人工搜集出现的失误，然后提高单位文书档案资源更好的服务作用。

4.6 强化培训以增强档案管理人员认识及常识。经过培训，培养档案管理人员对档案材料的敏感性并增强其管理认识，这样才能够保证文书档案搜集及归档工作高效进行。对于有些管理能力不强的人员，应进行有针对性的常识及技术强化培训，并对文书档案管理工作的主要性进行宣传教育，然后有效提高档案管理人员的整体素质，进而达到提高文书档案搜集及归档工作效率及质量的目的。

5 结束语

文书档案作为反映行政管理活动的主要记载，其搜集及归档工作是单位管理工作的关键，对文书档案以后的运用具有主要作用。本文经过剖析现在单位文书档案管理工作现状，提出了强化培训、完善文书档案搜集和归档工作管理制度以及创新工作形式等改善办法。单位文书档案的搜集及归档工作具有主要意义，应根据各单位及时代发展现状，对文书档案管理工作进行不断的改善，以促使其管理工作质量不断提高。

[1]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2016，（23）：57-58.

[2]瞿荣荣.浅析办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2015，（22）：70.

[3]黎乃宁.刍议高校办公室文书档案管理工作[J].办公室业务，2015，（19）：16-17.