信息化社会背景下传统档案信息服务面临的挑战

2017-12-24常艳李梅罗明秀湖北省漳河工程管理局枢纽工程管理处

新商务周刊 2017年13期

文/常艳李梅罗明秀,湖北省漳河工程管理局枢纽工程管理处

文/常艳李梅罗明秀,湖北省漳河工程管理局枢纽工程管理处

在信息化社会中，人们在享受信息技术带来的便利的同时，效率、便捷、满意度成为评价信息服务水平的重要指标。面对信息化对档案信息服务带来的诸多新的要求，正确认识档案信息服务的状态，客观评价我国档案信息服务的水平成为的档案工作的重要内容。档案信息服务作为一种服务性工作，其服务理念、服务方式正在不断转型。本文主要分析信息化对传统档案信息服务的冲击与影响。

档案信息;服务方式 ;管理模式

现代社会，随着计算机技术与新媒体的兴起，带来了前所未有的信息化革命，如光盘、磁盘、电子邮件、传真机、联机网络等大大地提高了信息的生产、存贮与传递能力，人类社会进入了全面的信息化阶段。人们在享受信息科技带来的便利的同时，效率、便捷、公众满意度成为评价信息服务水平的重要指标。档案信息服务作为一种专门为公众保存并提供信息凭证的服务性工作，服务理念、服务方式正在不断转型。作为档案管理工作者，正确认识信息化给档案信息服务工作带来的挑战是档案信息服务的基础。

1 信息化社会对档案信息服务理念的挑战

档案工作源于社会实践，服务于社会需求。传统的档案信息服务具有单向性，即对上的 “资政”作用，这与传统社会对信息需求的薄弱相适应，服务于传统社会并实现其应有的价值。现今，社会实践环境发生了根本性改变，开放、便捷、自由的信息化社会需要开放、便捷的档案信息服务。

社会发展的多元化、个性化，新的工作领域、工作方式的出现，使档案信息需求的主体发生了很大变化，除了政府部门、研究机构、教育与科研工作者外，各类经营者、人民大众也可能踏入档案馆的大门，希望借助一定的现代化设备，如缩微机、计算机网络等，来获取更为详实的第一手资料。源于社会实践并服务于社会实践的档案工作日益成为社会公共服务事业的重要组成部分，并真正向公众回归。

2 信息文明对档案信息服务制度的要求

信息共享与自由传递对传统的档案信息服务管理制度的挑战。传统的档案信息服务的理念是“资政”，档案管理工作采用封闭或半封闭的方式，档案信息服务采用被动服务的方式。档案信息工作部门不关心具体的利用效果，不存在与外界的联络；服务制度不注重利用者的参与，影响了档案信息服务效果；档案信息工作部门习惯将借阅等服务活动同编研等活动割裂开，由档案部门判断而不是利用者的需求决定编研的具体内容。

档案利用对象的社会化对档案信息服务客体的要求。现代社会信息交流日益频繁，人们对政治信息的了解、知情的要求也更强烈，需求面越来越广，需求点也越来越多。大多数档案信息网站充当的不是信息传播的角色，而是档案宣传的角色，社会大众在网上难以直接检索到自己所需的档案信息，所接触到的一般只是有关档案工作相关情形的介绍。因此，信息化社会环境下，公众对利用档案信息的需要充实档案信息服务客体内容，改革档案信息公开的有关制度。

3 高效优质的信息化服务对档案信息服务方式的挑战

服务方式的信息化是社会服务信息化的中心内容，在信息技术不发达的时代背景下，档案部门为社会提供档案复制品、原件及文献汇编等实体性档案信息服务。随着社会信息技术水平的提高和信息化服务方式的转变，新技术、新装备、新材料使档案信息的存在方式发生巨大改变，传统的档案信息服务方式难以适应档案利用需求。如今，信息化正在成为档案信息的一种基本的生存方式，通讯技术的发展为档案信息服务方式的拓展提供了广阔空间，传统的效率低下的服务方式正面临着被“信息化”的公众淘汰的挑战。

4 电子档案涌现对档案信息服务的影响

电子档案信息具有与载体可分离性、可在不同载体之间的转存性、共享性强、便于计算机加工处理、便于传递等特性，利用者可不受时间、地点限制。同时，电子档案的开放式利用也利于适应档案利用需求量的不断扩大。电子档案的出现促进了档案信息服务方式的巨大转变：由限时或定时服务，变为自助服务；由纸质载体服务转向纸质与电子载体并用服务；从一般服务转向网络服务。虽然档案的利用宗旨没有变，但利用的形式却发生了很大变化，具体表现在：

4.1 电子档案的发展与计算机技术、现代通讯技术、自动控制技术、数据库技术和多媒体技术的融合为借助电子商务形式开展档案信息服务提供了可能。

4.2 电子档案便于人们建立虚拟现实档案馆。虚拟档案馆是通过网络技术对分布于各地的各种档案信息进行动态搜寻，在虚拟环境下开发利用档案信息资源。利用网络技术，将分布于不同电子档案馆中的电子档案信息资源，以网络化方式加以互接，实现档案信息资源共享，形成一个信息资源共享平台。

5 管理理念与服务方式转变对档案工作机构的挑战

5.1 管理理念的变化对传统档案工作机构的冲击。近年来，受信息化、全球化的影响，政府逐渐实施“阳光工程”，通过实施以服务为目的，以公民为中心的电子政务，确立了“以民为本”、“社会为本”的理政理念，政府职能由控制型向服务型转变，政府与公民社会关系的发生了深刻变化。而这种变化势必将对传统的封闭的分散的档案机构运行方式产生重大影响。

5.2 档案信息服务方式的转变对档案服务机构带来的挑战。随着信息化程度的不断提高，社会对档案利用的需求也不断增加。各级档案馆为了自身发展需要，开始面向公众，“以公众为中心”的档案信息资源开发与利用得到重视。各级各类档案馆网站、数字档案馆、虚拟现实档案馆开始建立，传统的封闭的档案管理系统发生了根本性转变，但是在档案信息开发与利用方面，各级档案馆“各自为政”，档案信息数据库规模小、档案部门投入高，利用效果差，难以达到公众评议的高满意度。