高校会计无纸化管理存在的风险及对策

2017-12-24孙立华王浩然

北方经贸 2017年11期

关键词：无纸化会计人员资料

孙立华，刘城，王浩然

（哈尔滨师范大学，哈尔滨150028）

高校会计无纸化管理存在的风险及对策

孙立华，刘城，王浩然

（哈尔滨师范大学，哈尔滨150028）

高等院校会计资料无纸化是高校会计信息化发展的必然趋势。实现会计资料无纸化不仅可以使会计信息数据传输的效率和质量有质的提升，也能够打破时间限制、空间限制和地域限制。不仅有利于节约高校的财务资源，也极大地方便了财务人员和广大师生。立足于探讨会计无纸化对财务管理提出的挑战，分析高校在会计无纸化管理中存在的风险和问题，并提出学校支持、鼓励创新；运用“互联网+”解决技术难题等对策。

高校会计；无纸化；管理

随着计算机技术的发展和网络终端的普及，特别是移动互联网的兴起，人类生活的方方面面都进入了电子（数据）时代。财务管理方式也与时俱进，高校会计无纸化成为会计制度发展的必然趋势。只不过在电子商务制度催生下，企业的会计无纸化的发展相对较早，而高校会计无纸化制度起步稍晚，但高校会计无纸化制度的建设应发挥后发优势，提前对高校会计资料无纸化带来的问题进行分析，并加以预防和解决，以使得无纸化的改革更加顺畅。

一、高校会计资料无纸化的风险与挑战

（一）思想的阻力

在中国的传统文化中，“立字为据”思想根深蒂固。在经济往来中都希望能留下相关凭证作为证据，“白纸黑字”握在手里更真实、更可靠、更安全，自己可以掌控。而无纸化后，电子数据的无形化、虚拟化、高科技化，使得相关人员在从业过程中，不易掌握、不易控制、不易感知，需要一定的时间适应。

在需要签字确认的往来事项中，签字不仅是对相关事项的确认，更是通过握笔签字的形式来落实签字人的责任。无纸化后，不再需要握笔签字，签字的仪式感被弱化，同时带来的也是责任感的弱化。

传统纸质载具记账方式已经使用数百年，相关制度、经验、操作已经相当成熟，无纸化作为一种新兴的会计工作方式，相关人员接受需要一个过程，年龄越大，接受的过程越长。

（二）技术的挑战

1.计算机软件的编制、更新和维护存在的问题

会计无纸化要求相关会计行为都要通过计算机信息系统进行。相关会计数据的生成、确认、审核、操作、处理、传递、存储等都在计算机上完成。这就需要一系列会计软件的支持。如：账务管理系统、预决算管理系统、项目库管理系统、科研管理系统、网上自助报帐系统、领导决策支持系统、政府采购申报系统等。这些软件系统需要计算机专业背景的软件工程进行编程制作。而现实是，软件工程师多数并不懂会计相关知识，而会计专业人员又不掌握编程技术。

实践中，软件公司都是在会计师的指导下，由软件工程师完成，而会计师工程师的交流和配合程度，工程师对会计师的要求的理解程度，直接影响到软件开发后的实践效果。笔者所在单位是黑龙江省内高校首个也是唯一一个采用预算管理系统、项目库管理系统和领导决策支持系统的高等院校，笔者也是该系统的使用人。作为第一个吃螃蟹的人，真真切切的感受到，对新的软件系统的不适应。使用中发现软件的设计与实际需求差异巨大，软件漏洞较多需要不断更新、修改和完善，为此软件公司不得不派专人常驻本校以便随时提供技术支持。即便如此，预算管理系统已上线三年，依然不够成熟，仍然达不到普遍推广的程度。由此可见，软件技术的滞后直接影响无纸化的推广。

2.计算机硬件购买、更新和维护的成本问题

会计资料无纸化对计算机硬件的需求主要体现在以下几个方面，一是会计人员所使用的计算机的硬件指标能够支持并运行庞大、复杂的会计软件系统，若能研制具有更高专业性的会计专用计算机则更为理想。二是财务部门需要建立自己的网络终端服务器系统。三是为保障信息不丢失而需要准备备份系统。四是其他辅助设施，如：断电保护、综合布线、专业机房等。

上述硬件设施是一个完整的体系，任何一个部分都要保证能够无障碍运行，日常的更新和维护不可避免，相关维护人员也不可或缺。

3.网络技术的要求较高

会计无纸化离不开网络技术的支持。高校财务内部要建立基于局域网技术的内部网络载体，并定期进行维护和升级。并且要提供外网入口，以便网上报账、支付结算、电子签名等。同时，为保障网络的顺畅，信息的安全，对网络布线、光纤联接、网络结构、主干系统、子网连接、备用信道等都提出了更高的技术要求。因此，若高校不能独立建立和维护相对完善的网络系统，无纸化将无法实现。

（三）人才的匮乏

1.高水平管理团队人员的稀缺

会计资料无纸化需要顶层设计，需要管理人员积极部署和推进。这就要求高校必须建立一支高水平的财务管理团队。管理者自身必须具备计算机和网络相关知识，具有现代化的会计管理头脑，能够认识到无纸化是会计信息化发展的必然趋势，能够顺势而为、勇于创新、敢于担当。能够满足上述条件的管理者相对稀缺。

2.会计、计算机跨专业人才的匮乏

一方面，会计资料无纸化并不是简单的将相关资料输入计算机系统，不再只是运用Word、Excel等办公软件进行简单的操作，而是需要会计人员精通相关财务软件，运用软件对会计信息进行更深层次的分析与判断，这就要求会计人员不仅要熟悉现代化的会计知识，还要掌握基本的软件修改、维护、升级技能以及相应的网络安全管理知识。另一方面，财务部门负责计算机、网络维护的相关管理人员，不仅要熟练掌握计算机、软件、网络等相关技能，还应了解基础会计知识。而现实是，这样的跨专业人才少之又少。

（四）安全的隐忧

会计资料无纸化后带来的安全问题体现在以下几个方面。

1.窜改无痕迹

会计资料是以电子数据的形式存储在磁盘等介质中，这种无形性，不借用计算机和专业会计软件，看不见摸不着，它不再像传统纸质资料那样，任何修改都能轻易的识别。对电子数据进行修改、删除等操作，几乎不会留下痕迹。这可以说是会计资料无纸化发展的最大障碍。

2.存储不长久

传统纸质资料储存条件要求较低，一般只对环境湿度有要求，环境适宜的，可以永久存放不毁损。但电子数据资料对存储介质的种类、质量，存放的温度、湿度，周围的光线、电磁辐射，存放包装密封程度等都有要求，稍有不慎就会导致相关数据丢失无法读取和恢复。虽然理论上，光盘、硬盘等存储介质的保存期限都较长，但实际上做到理想的保存环境几乎不可能。一般的光盘保存时间通常只有3-5年，硬盘的保存时间稍长，大约可存10年。但都远远低于《会计档案管理办法》要求的30年甚至永久。

3.网络不稳定

一方面，软件BUG、设备故障、突然断电、网络拥堵等都可能导致数据传输失败，甚至造成数据丢失。另一方面，计算机病毒、黑客入侵等都给会计数据安全带来一定威胁。

二、高校会计资料无纸化管理的相关对策

（一）学校支持、鼓励创新

会计资料无纸化是一种会计工作方式的创新，任何创新都是有风险的。对于财务部门领导者而言，在“坚持传统、不出差错”与“冒险创新、承担责任”之间做出选择，多数可能会选择前者。这并不是领导者的过错，而是机制和体制的僵化。会计无纸化是一项能够显著节约成本、提高效率的改革措施，应当由学校统筹安排，制定相关激励政策，为相关网络建设、设备的升级改造提供资金支持。会计无纸化改革应当上升为学校的财务制度发展基本方略。

（二）运用“互联网+”解决技术难题

2015年3月5日十二届全国人大三次会议上，李克强总理在政府工作报告中首次提出“互联网+”行动计划。大数据、云存储、云计算是“互联网+”的代表性技术。高校会计无纸化也应搭上“互联网+”的高速列车，运用大数据、云计算，收集、分析本学校相关数据，为学校账务决策提供科学依据。运用云存储技术，方便会计数据的存取、传递、查询，降低高校的运行成本，提高财务管理效率。

（三）提升会计人员的综合能力

首先，在思想上让会计人员认识到，时代的发展对会计人员的能力要求在变化，会计人员要对自己提出更高的要求。其次，在会计人员的选拔和录用方面，增加计算机操作的相关考核内容，把住会计人员入口关，从根本上解决会计人员计算机能力差的问题。再次，高校应当提供财政支持，定期对现有会计人员进行再培训，确定相关的培训考核标准，做到切实提高会计人员综合能力的要求。最后，在岗位任命方面，做到人尽其才。对有相关软件操作要求的岗位，任命具有相关操作技能的人员。通过岗位的变动和调整，间接激励相关会计人员提高自身综合素质。

（四）健全会计电子档案保管制度

首先，对会计电子档案的保管制定统一规范，明确电子档案的种类、储存形式、分类标准、保管要求、储存部门、保存条件、人员配备等相关事项。规则的制定应充分调研，听取实务人员、研究人员、会计和计算机相关专业人员的意见，力求科学、合理，严谨、务实。其次，制定突发事件应急方案。根据电子档案的特征，分析在保管过程中可能出现的各种突发情况，如：失窃、人为恶意损坏、水灾火灾等灾害，有针对性地启动应急响应方案，对相关数据进行救助和恢复。再次，完善电子数据备份制度。定期对不同类型、不同存储介质的电子档案根据备份进行重新存储。制定相应的定期检查、查验制度，对因不同介质质量原因导致的数据丢失或损毁，及时进行恢复。对重要的档案，必要时可进行双备份或多备份。对备份数据与原始档案数据实行分别保管原则，不可在同一保管室。最后，建立电子档案保管责任人制度。数据的制作、储存、保管、备份、检查、恢复、应急处置等工作，落实到具体工作人员，建立相应工作制度，配备带班领导，做到分工明确、责任清晰。