浅谈档案数字化建设

宋红梅 / 河北省承德市围场满族蒙古族自治县交通运输局

浅谈档案数字化建设

宋红梅 / 河北省承德市围场满族蒙古族自治县交通运输局

近几年来，由于办公自动化系统和档案管理软件在机关档案工作中的广泛应用，文档一体化的无纸办公体系形成。纸质档案与电子文件配套管理已成体系，现代化的档案管理模式初具规模，极大地提高了机关工作效率。但在机关实现文档现代化办公的同时，档案室借阅、利用等项基础性工作却依然停滞在手工检索查阅的原始落后状态。因此充分发挥机关档案室现代化办公的硬件优势，科学整合转化档案室的档案信息资源，建设数字化档案室，是实现档案信息资源共享，提高档案室工作效率的有效手段。

数学化；档案管理；发展

一、建设数字档案的意义

（一）优化了管理者知识结构和队伍结构

人类进入信息社会，信息技术向各个领域拓展与渗透，涉及的领域也越来越宽，档案管理行业也不例外。目前各档案部门一是要有针对性的吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来，如掌握计算机软、硬件技术或数字通讯技术，接受过大学教育的档案管理人才。二是加大教育投入，培养一批既能熟练计算机技术和信息、网络技术，又热爱档案事业的专门人才，以满足电子档案管理的需求。三是抽调一部分档案管理人员，进行电子档案基础知识、计算机管理技术、数字通信技术的强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的技能，解决人才缺乏的现状， 优化管理者知识结构，改善管理者队伍结构，提高管理者综合素质。

（二）促进现代管理技术应用，提高了工作效率

档案是一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，也是信息汇集，丰富各方面知识的渠道，导致档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一份文件有不同的分类，因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。二是用传统的文书立卷方法立卷，当发现立卷的文件有遗漏和收集不完成时，就要拆卷，有要对卷内文件从新排序，卷内文件目录也要重新填写，重新编号，重新装订。而利用计算机立卷发现文件遗漏时，插入非常方便，只需修改一下文件的目录就行了。三是人工立卷归档时，经常需要对文件进行接边的切边，稍不留神，就会破坏文件全貌甚至切掉重要的批示和领导的签字。使用计算机立卷归档、降低了档案工作人员的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按时完成归档工作，不至于出现文件积压现象。从而使档案管理人员从繁重的立卷中解脱出来。集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作。

（三）有效保护了原纸质档案，改善了利用方式

漫长的社会发展历史和悠久的档案存储历史，使我国现存的档案和书刊，种类众多，其价值不可估量，如贝叶经、敦煌写经等这样古老的文化遗产和元朝、明朝、清朝及民国时期的珍贵档案、历史地图和其它大量的珍贵历史文献。这些古老的珍贵文献和档案记载着中华民族灿烂文化与悠久的历史，必须加以妥善保管，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的，但数字化管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损，甚至是在出现天灾人祸的情况下遭致毁灭性的破坏，达到了保护作用。

二、建设数字化档案室需要注意的问题

（一）档案信息安全问题

档案信息实现网络共享，虽然极大的方便了用户查阅利用，但对档案信息的网络安全提出了更加严格的要求。因此，要有计划，有步骤、分阶段地进行档案网络化服务，对涉密档案的安全保安工作，可以采取制度管理和技术保证相结合的措施，最大限度地保证档案的网络安全。

（二）要加强管理，保障网络档案信息的真实与完整

档案的最大特点是原始性、真实性、有效性与查考性。原始性的纸质等载体的档案原始性较强，不易被修改和破坏，而电子档案和被转化为数字载体的档案信息极易被 修改、删除。因此，为确保网上档案信息的真实与完整，维护档案的查考凭证作用和法律效力，必须采取技术措施和科学监控程序，做到严格管理。

（三）要做好不同载体的数字化档案的技术保护工作

随着信息时代的高速发展，各种材料，介质的数字化存储载体将应运而生。建设机关数字化档案室，是信息化时代的要求，是档案管理工作的发展趋势。我们相信，数字化档案室工作的有效开展，一定会为机关各项业务工作提供更加优质、高效的服务。

三、档案数字化建设的对策

（一）国产化

安全保密是档案工作永恒的主题。使用国产的硬件和软件系统，推动硬件和软件的国产化是解决这一问题的有效途径和根本办法。近年来，我国也一直在大力推动硬件和软件的国产化，软硬件产品的质量不断进步，在一些领域已经达到国际先进水平，涌现出了一批达到国际先进水平，具有知识产权的国有品牌，如华为、浪潮等。所以国产化有利于加强档案信息安全。

（二）专业化

在当前社会分工日益细化、专业化程度日益增强、数字化技术快速发展的大背景下，档案部门仅仅依靠自身力量完成档案数字化是不现实的，也不符合时代规律。一些档案部门积极尝试通过业务外包来推进档案数字化工作，即选择具有相关资质，有一定经验和能力的专业公司来承包档案的数字化建设业务。通过引进专业公司不仅可以提高工作效率，还可以通过签订业务合同的方式保证工作质量。用专业化来加强管理，以保障网络档案信息的真实与完整。

（三）系统化

随着社会的发展，档案的数量越来越多，人们对档案信息的使用需求也在不断提高，对档案工作提出了更高的要求。机关档案系统管理是将各种各样的档案，通过计算机技术、网络技术和档案管理软件，能高效的将档案存储到计算机中，进行综合管理；机关档案管理工作模块化是指档案管理的每一部分都能使用到管理软件来实现，如存归档、借查阅、销毁、统计、审核等工作都能通过系统来完成，提高工作效率，可以对不同载体的档案进行系统的管理，确保系统的标准性和规范性。

总之，档案数字化是信息化时代对档案部门的挑战，也是给档案部门带来的机遇，档案信息化并不能取代传统的档案管理方式。除了档案内容外，档案载体等媒介也是人类社会记忆的重要部分，这些信息可以判断档案信息的真实性及其他方面的价值。纸质档案已经经历了上千年的考验，而数字化档案还没有经历百年以上的考验。因此，目前数字化的档案只有和传统的档案信息保存方法相结合，才能确保档案事业的发展及更好地服务于社会。

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[2]冯秀珍.关于电子文件归档与管理的几点思考 [J].邯郸学院学报，2009（9）.

[3]刘亚峰，黄亚红.电子文件的归档、利用与保护 [J].新西部，2009（18）