信息化考勤系统应用与管理<br/>——以金陵石化为例

信息化考勤系统应用与管理
——以金陵石化为例

2017-12-23张学勇

市场周刊 2017年11期

关键词：汇总考勤指纹

张学勇

信息化考勤系统应用与管理
——以金陵石化为例

张学勇

介绍信息化考勤系统组成结构和功能，分析了信息化考勤系统在企业中的应用和管理特点，总结了系统实施后的作用和存在的问题，提出了一些改进思考和建议。

信息化；考勤；应用；管理

随着计算机技术和通信技术的迅速发展，借助信息化手段，建立一个高效率、无差错的考勤管理系统，对企业尤其是大型企业提高管理效率大有裨益。

近年来，金陵石化公司在大力推进实施封闭化管理进程中，建立了一套切合企业管理实际、基于企业管理信息网络的指纹考勤管理系统，进一步规范职工出勤管理、提高考勤管理水平，使得考勤管理更加规范公正，为员工考核考评提供客观依据，同时实现了节约人力成本、提高管理效率的目标，为维护公司正常生产秩序提供了有效保障。

一、信息化考勤系统组成和功能

传统人工考勤管理存在低效率、难管理、易假冒、高人情、不易统计等弊端，无法适应现代企业管理需求。落后的考勤管理方式已成为影响大型国有企业高效发展、推进智能化工厂建设的一个瓶颈因素，推进高效信息化考勤系统势在必行。

（一）信息化考勤

随着生物特征识别技术不断发展，面部、指纹、手掌、虹膜、声纹等多种识别方式，因其识别的高度准确性和使用方便等特点，越来越多的被应用于身份识别、人事考勤、安保、教育、考试等各项实际管理工作中，相关技术与设备也日趋成熟。

企业信息化考勤是指利用计算机网络技术，结合生物识别技术，实现对企业员工的日常考勤管理。它是企业人力资源管理部门加强管理，提高劳动效率的重要手段。金陵石化公司结合企业自身特点，在全面分析各项生物技术的优缺点的基础上，建设了一套指纹识别考勤系统，作为封闭化管理的一部分，与门禁管理系统、车辆管理系统、监控管理系统形成数据集成交互，并通过与之关联的系统进行考勤数据真实性、有效性验证，实现员工考勤的准确性、公平性、公正性。

（二）系统组成

信息化考勤管理系统主要由考勤信息管理平台、综合展示平台、管理软件和签到设备4个部分构成，分布于公司各部门的签到设备将采集的数据通过网络实时传输给数据库服务器，经软件处理后可以进行多种应用、展示、交换。

考勤信息管理平台包括数据库系统、网络系统和计算机终端，负责考勤系统的数据通信和存储，以及与人事、薪酬管理系统的信息交换。

综合展示平台是针对不同管理层面所配置的考勤信息汇总，为管理层提供直观、准确的各类考勤数据。

考勤管理软件是考勤系统的主要组成部分，负责考勤数据的处理，其基本程序模块包括标识管理、考勤数据处理、基础数据维护和数据分析等功能，其中数据分析用于深层考勤数据的挖掘，通过对不同群组数据的统计分析，为人力资源配置和决策提供参考依据。

签到设备负责考勤数据的采集，是考勤数据准确性的保证，包含CPU读卡器和应用生物识别技术的指纹签到设备等。

（三）系统主要功能

信息化考勤系统主要功能包括员工考勤、假期、出差、离岗、加班管理以及员工自助管理等。

考勤管理:员工上下班考勤时，考勤机采集人员考勤信息，并将信息传送到考勤管理系统。考勤管理系统结合员工排班信息、加班申请信息、假期申请信息进行分析、计算，处理迟到、早退、缺勤、加班、请假等各种考勤事务。

假期管理：对员工的各种假期进行管理，包括请假申请、请假审批、销假处理、年休假管理、换休记录等。

出差、离岗、加班管理：按管理权限，对员工出差、离岗、加班分层级进行审批。

自助管理：职工凭员工编号和密码在考勤系统中查询自己个人信息、考勤数据、非正常出勤、月考勤统计等考勤信息。

二、信息化考勤应用与主要特点

金陵石化公司于2015年初建设并试运行了信息化考勤系统，同步修订了劳动纪律和考勤管理制度，规定职工上下班均需刷指纹记录出勤。同年6月底起，系统正式运行，除少数特殊单位外不再使用纸质考勤，使考勤管理在准确性、时效性方面得到了全面提升。

（一）有效签到时间

考虑到公司生产区域范围广，面积大，工作岗位分散，而通勤车到达时间较为集中，各单位到岗、离岗时间不统一的情况，审慎设立不同考勤有效签到时间，使到岗、离岗时间更趋合理，更具有人性化，便于职工接受。通过深入调查研究，制定有效签到时间基本原则：1）公司机关办公楼区域（含机动处办公楼、物资装备中心办公楼），正点考勤；工会办公楼区域、行政管理中心办公楼、电视台办公楼延时或提前10min（指上班到岗有效签到时间延迟10min、下班离岗有效签到时间提前10min，以下类同）。2）厂区内，以1号门为起点线，18号路—48号路—20号路为分界线，起点线至分界线区域内，5-10min左右；分界线以北地区，15min左右。

（二）管理层级

根据公司自身特点，为便于检查、审批和管理职工考勤情况，考勤管理由上至下分为三个层级：1.公司级：最高级管理权限，负责全公司员工考勤最终审批、统计、数据汇总，为考核、考评提供依据。受公司委托，人力资源处是公司级考勤管理部门。2.二级单位级：按照管理权限负责本单位的考勤管理、审批、统计结果分析，提供本单位考核、考评依据。3.工区（部门）级：按照管理权限，负责所属员工考勤的日常管理，如：假单提交、加班申请、员工考勤数据维护等。

（三）管理流程

考勤管理流程，由员工—单位考勤员—部门领导—考勤模块—卡务中心—人力资源管理部门，组成了闭环管理流程。

1.员工在相应考勤区域的设备上进行指纹考勤，上班签到，下班签退。可以通过考勤系统查询自己个人信息、考勤数据、非正常出勤、月考勤统计等考勤信息等，并可以进行假期等自助管理。

2.单位考勤员按照管理权限负责所属单位员工考勤的日常管理，进行员工排班管理、假期管理、加班管理的信息提交等，查看、分析部门员工考勤情况。

3.部门领导按照管理权限负责本单位的考勤管理，对考勤员提交的考勤事务信息进行审批，查看、分析本部门员工考勤情况。

4.考勤模块负责收集考勤机采集的人员考勤信息，并结合员工排班信息、加班申请信息、假期申请信息进行分析、计算，处理迟到、早退、缺勤、加班、请假等各种考勤事务。提供员工考勤统计报表，并可以提供其他系统所需数据。

5.卡务中心负责导入ERP人员信息到系统，调整人员到对应的考勤区域，进行系统数据维护。

6.人力资源管理部门负责全公司员工考勤最终审批、统计、数据汇总，为考核、考评等绩效考核提供依据。

（四）综合展示平台

综合展示平台能够准确、直观地展示员工出勤实时数据和历史数据，不同的管理层级可根据权限查询部门或员工考勤明细。其统计分析数据具有多样性、灵活性、准确性、快捷性等特点。平台主要功能包括实时出勤展示、历史汇总展示、历史细分汇总展示、员工出勤查询、出勤率统计、区域人员统计等。

1.当日出勤展示

当日出勤展示：①通过柱状图展示一天中每个时刻全公司员工的考勤状态，可以实时查看当前时刻全公司员工的实到、未到、请假、出差、休息情况。②还可以根据休息、请假、出差、实到、在岗、未到、迟到、早退、加班等状态进行筛选，并逐级追踪到部门以及部门内的人员。

2.历史汇总展示

历史汇总展示：①可以根据查询日期查看全公司员工的总人数、电子考勤人员以及剩余的纸质考勤人员汇总。②根据查询日期查看全公司员工电子考勤中的状态汇总，包括休息人数、请假人员、出差人数、未到人数、实到人数等。③可以根据查询日期查看全公司员工实到人员中的迟到人员汇总、早退人数汇总以及正上班人数汇总。④根据查询日期逐级追溯到部门以及部门内的人员休息、请假、出差、未到、实到等情况。

3.其他展示功能

历史细分汇总展示是根据员工的工时类型对员工进行分类汇总。根据查询日期可以汇总白班人员、倒班人员的应签到、休息、请假、出差、未到、实到、迟到、早退、加班等情况。可以根据人员工时类型以及考勤状态逐层追溯到部门以及部门内人员。

员工出勤查询展示是将员工进出门禁系统信息与电子考勤信息进行整合，根据查询日期可以查看全公司员工电子考勤时点与进出生产区域门禁系统时点。

出勤率统计展示根据查询日期查看全公司各单位出勤率汇总，可以逐级追溯到部门以及部门内的人员。

区域人员统计展示根据查询日期查看某具体时刻全公司炼油区域、煤化工区域、热电区域、烷基苯区域4大生产区域内员工人数，并可以逐级追溯到部门以及部门内的人员。

三、成效与改进

（一）成效

从系统运行二年来的实践看，实施信息化考勤对促进管理提升发挥了重要作用。表观上看，公司员工出勤情况出现了“4多4少”现象：每天上下班乘坐通勤车的人多了，中午食堂用餐的人多了，单位里上班的人多了，上下班路上行色匆匆的人多了；迟到早退的人少了，开私家车上下班的人少了，坐在路边吃早点的人少了，上下班路上晃悠悠的人少了。具体来讲，主要有以下成效：

1.规范了考勤管理。指纹考勤数据能真实记录、反映职工考勤情况，避免了管理中的人为因素，考勤结果客观公正，真正做到了以制度管人。

2.节约人力成本，提高工作效率。实施指纹考勤后，改变了原有传统人工考勤统计和提报模式，不仅节约了人力成本，而且考勤数据可在系统中长期保存、重复使用，使工作效率大幅提高。

3.提供客观准确的考勤数据。指纹考勤提高了数据的准确性，而且记录可长期保存或另作备份，也可根据工作需要，按照各项口径进行统计、查询，为日常各项考核、月度及年终评先评优提供了客观的参考依据。

4.数出一源，保证了数据的完整性。指纹考勤数据信息化，改变过去纸质考勤保存难、数据易丢失等问题，确保了数据保存的安全性和标准统一。