探索企业在ERP环境下如何施行内部控制

（中信大锰矿业有限责任公司，广西 南宁 530023）

探索企业在ERP环境下如何施行内部控制

张龙珠

（中信大锰矿业有限责任公司，广西 南宁 530023）

随着我国信息化技术的迅速发展，ERP系统在企业范围内得到了广泛的推广，其将企业经营业务整合贯通，通过业务流程和信息数据的有效集成，提高企业的经营效率和效果。ERP系统的应用使得企业内部管理方式发生了较大的变化，为企业施行内部控制提供了机遇和挑战。本文首先阐释了内部控制的定义和施行的必要性，其次分析了ERP环境下实施内部控制的利与弊，最后提出了相应对策。

内部控制；ERP系统；ERP环境；内部管理。

一、内部控制的定义和施行的必要性

1、内部控制的定义

《企业内部控制基本规范》中对内部控制做了如下定义：内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。

2、内部控制施行的必要性

（1）法律法规的要求。根据财会〔2008〕7号文“关于印发《企业内部控制基本规范》的通知”的要求，自2009年7月1日起，在上市公司范围内开始施行《企业内部控制基本规范》，鼓励非上市的大中型企业执行。

随后，在2010年4月15日，财政部又会同证监会、审计署、银监会、保监会制定了《企业内部控制应用指引第1号——组织架构》等18项应用指引、《企业内部控制评价指引》和《企业内部控制审计指引》（以下简称企业内部控制配套指引）（财会〔2010〕11号文），要求自2011年1月1日起在境内外同时上市的公司施行，自2012年1月1日起在上海证券交易所、深圳证券交易所主板上市公司施行；在此基础上，择机在中小板和创业板上市公司施行。鼓励非上市大中型企业提前执行。

（2）企业管理方面的需要。相信美国安然公司破产案件给许多企业带来不少警示，国内外也不乏因为内部控制缺失或执行不到位导致企业破产的案例，越来越多的企业意识到实施内部控制的必要性和重要意义。由于内部控制推行较晚，目前我国的内部控制现状较国外先进水平尚有较大的差距，但内部控制的作用逐步显现，许多企业已开始主动建立内部控制体系，合理防范企业在经营管理中存在的风险，提高自身的竞争能力。

二、ERP的概念

ERP（Enterprise Resource Planning）是企业资源计划的简称，是1990年美国高德纳集团（Gartner group）在信息技术词汇表中提出的定义，即ERP是一个描述下一代制造经营系统和制造资源计划（MRPⅡ）的软件，它在MRPⅡ原有的基础上扩展了业务流程管理、人力资源管理等管理范围，把企业内外部资源有机的整合在一起，进行综合的平衡和优化，使企业资源发挥最大的经济效益。目前我国各类软件商在不同程度上推出了各类企业资源计划管理系统，能够满足不同类型需求的企业实现优化资源管理的目的。

三、ERP环境下实施内部控制的利与弊

1、有利方面

（1）利用ERP系统可使内部控制更全面。ERP系统是一个高度集成的信息化系统，通过对企业横向或纵向经营活动的整合，包括了企业的生产、采购、物资管理、人力资源、财务等等的业务活动，形成了企业高效化的经营。ERP系统覆盖的业务范围与企业内部控制的范围保持一致，企业可以利用ERP这个平台实施完整的内部控制，对各项业务环节采取控制措施，从而实现全方位全过程的控制，避免了要利用多个信息系统才能实施内部控制的麻烦。

（2）ERP系统是强化内部控制的有效工具。传统的人工控制因受到员工的主观因素、控制的环境条件和控制方法等方面的制约，使得内部控制不能得到正确、一贯的执行，内部控制的有效性大打折扣。而通过ERP系统执行的自动化，使得内部控制具有较大的强制性，系统设计的流程是企业必须遵守的标准，员工不得不在规定时间点按照系统设计的控制流程执行操作。可以说，ERP系统是企业有效执行内部控制的工具和手段。

（3）使用ERP系统可以使内部控制更高效。在ERP系统中，所有的资源、业务和流程均在系统中得到整合，这为企业提取内部控制的数据提供了一个便捷的平台。由于系统自动对数据进行校验，可以省略人工控制的工作量，规避人工操作容易出现错误的问题，内部控制工作效率可以得到很大的提高。因为是系统标准化流程，控制过程一目了然，且控制活动自动量化，管理人员可以直观通过系统流程判断关键控制点，选择具有代表性的样本量，内部控制管理工作可操作性强，并且有据可依。

2、存在的弊端

（1）系统安全性较差。网络安全隐患一直是当今社会非常关注的问题，信息系统数据面临着来自多方面的威胁。ERP系统集合了企业大量的数据信息，如果网络遭到来自外部的恶意侵入，将会导致企业发生严重的损失。如何确保企业系统数据的安全性是实施ERP系统时不得不考虑的问题。

（2）流程再造可能存在的问题。ERP系统在操作方式、功能方面与传统的经营管理模式存在较大的差异，原有的业务流程已经不符合ERP系统的要求，这就要求企业重新进行流程设计，以使ERP系统能够发挥最大的效益。为了实现业务活动的事前、事中、事后控制，企业必须对所有制度流程进行全面梳理和完善，一方面流程再造必定花费大量的人力物力；另一方面在制度流程梳理过程中，可能会因为员工的素质能力较差而导致流程不适用或管理低效。另外，系统流程设计需要不断地进行变更。

（3）员工对系统存在抵触。手工控制时代由于缺乏有效的监督手段，管理较差的企业可能存在部分控制活动未能执行，自动化控制后必将要求员工按照既有的流程开展工作，每个环节必不可少，这就使得一些员工会认为使用ERP系统反而增加了工作量，业务流程冗长，对信息系统产生抵触情绪。在系统建设初期，这样的负面情绪会直接影响流程设计的效果。

四、针对存在的弊端采取的措施

1、加强信息系统安全控制

首先，企业要加大信息系统的安全控制措施，具体手段有：在系统设计开发阶段充分考虑可能存在的系统漏洞；减少后续操作人员的参与；聘请第三方机构对信息系统开发全过程进行监督；在系统测试、修改和二次开发过程中应当对操作人员进行恰当的授权后方可操作。其次，及时对系统技术进行更新升级，修补系统漏洞，完善系统功能设计。再次，加强员工信息安全教育，多进行网络安全培训，定期备份系统数据，定期检查系统用户权限，妥善保管系统档案数据，确保系统在安全的环境下运行。

2、提高流程再造的效率和效果

流程再造亦是流程设计，它是一个复杂和漫长的过程，更新流程是否合理直接影响内部控制的施行效果，关系到企业经营目标能否实现。流程再造过程中如能使用恰当的方法，将使企业能够迅速达到预期的效果，企业正常的经营活动不受影响，但目前尚没有一套标准的流程再造的方法和步骤。笔者曾组织开展过多次内部控制体系建设，通过多方面的学习和经验积累，总结了流程再造过程需要进行的如下五个步骤。

（1）梳理业务流程，进行流程评估。全面梳理ERP系统中每一项业务流程，绘制流程图，判断各项流程的设计是否能有效防范风险的发生、是否具有可操作性。

（2）识别和评估ERP环境下可能存在的风险。充分了解企业现阶段内部控制环境和ERP系统环境，可采用行业风险组合清单、职能部门风险汇总、头脑风暴、SWOT分析和问卷调查等方法识别可能对公司产生影响的重大风险，重点关注新的风险。

（3）识别关键控制点。依据流程梳理情况，对机构及岗位的设置进行分析，确定各个关键控制点。

（4）合理设置岗位和权限。根据识别的各项风险点和业务流程环节，合理设置岗位，使其能够相互制约，做到不相容岗位相互分离。恰当授予岗位权限，确保信息系统的安全。

（5）确定合理的内部控制实施方式。企业需要根据自身的发展情况，针对各项控制活动合理选择恰当的内部控制实施方式。目前内部控制的基本方式主要有组织规划控制、授权批准控制、预算控制、实物控制四种。可以选择一种或同时选择两种以上的控制方式。

3、改变员工固有的观念，强化内控环境

通过对员工进行技术培训、内部控制知识培训，提高员工的专业素养、内控意识和团队精神等，改变长期施行手工控制形成的固有做法，充分发挥员工个人的潜能。企业也可以建立激励和考核机制，在调动员工积极性的同时，对员工业绩完成过程进行监督，保证企业和员工个人业绩均能按照计划完成。

五、结束语

在ERP环境下施行内部控制是信息化发展的必然趋势，为企业有效实施内部控制提供了更好的条件。本文通过对ERP环境下施行内部控制的利弊情况进行研究和分析，并有针对性的提出了应对策略，企业需要在权衡利得损失的情况下采取措施，同时还要定期对系统流程进行评估更新，必要时进行流程调整，使系统流程更能适应环境的变化，内部控制得以有效实施。

[1] 刘永泽、池国华：企业内部控制制度设计操作指南[M].大连出版社，2011.

[2] 李三喜、徐荣才：基于风险管理的内部控制：设计流程、设计实务、设计模板[M].中国市场出版社，2013.

[3] 白晓松：ERP原理与实施[M].西南财经大学出版社，2011.

[4] 财政部会计资格评价中心：高级会计实务[Z].2016.

[5] 关于印发《企业内部控制基本规范》的通知（财会〔2008〕7号）[Z].

[6] 关于印发企业内部控制配套指引的通知（财会〔2010〕11号）[Z].

（责任编辑：张琼芳）