刍议高速公路工程档案理问题及方式研究

沈晓玲

随着高速公路建设的快速发展，产生了大量的公路工程文字、图片等材料，如何对这些资料进行档案建立与保存，是公路工程项目工作中面临的一大问题。本文以如何做好高速公路工程建设项目档案管理工作为主旨进行探究。

一、高速公路工程建设项目档案管理材料中存在的问题及原因分析

改革开放以来，我国的公路交通建设事业发展迅速，与此同时，也形成了大量的业内资料即公路建设档案。《档案法》和国家档案局、交通部等部门对交通工程档案的管理工作有明确的规定和要求，并建立了相关的规章制度，但公路工程档案具有内容综合性强、形成时机性强等特点，未形成科学、系统、规范的信息化档案管理体系。突出的问题表现如下：一是档案材料不完整。档案材料不完整是公路建设档案管理工作存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80%左右，较差的单位情况就不同了。二是缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，有的单位则没有成立，公路档案由其他业务部门或由文书档案员保管。三是缺乏复合型档案管理人员，一些单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。那么，造成这些问题的原因主要有哪些？笔者认为，目前公路建设行业档案缺位现象严重，其原因是多方面造成的。主要有以下几个方面：首先，公路建设行业自身的特点决定了其行业发展的长期性、复杂性和艰巨性。公路建设行业具有流动性大、施工战线长、跨区域、

异地化作业多、施工过程不稳定等特点，往往会给档案资料的收集、整理、立卷归档增加困难。其次，从业结构层面上还存在着层层分包、挂靠、非法用工等现象，致使工程项目成分错综复杂，有的甚至施工总承包单位自己也说不清、道不明到底有多少小施工队伍、包工头参与施工，更何况即便是在同一项工程施工当中，参与施工的有关人员也在随着工程进展被随时调动，所以在这一切变动的因素前提下做好档案管理工作并非易事。第三，目前公路建设市场竞争异常激烈，僧多粥少的现象突出，赢利空间非常狭小，如何千方百计地降低生产成本、提高经济效益是当务之急，再者说档案工作短期利益不明显，所以档案工作在公路建设管理行业里得不到重视。

二、加强高速公路工程建设项目档案管理的对策

1.加强制度建设

加强制度建设是规范公路工程档案管理的前提和保证。要使公路工程档案管理工作步人科学化、规范化的軌道，首先要订立并遵循一套档案管理的制度。根据《档案法》及有关公路工程建设档案管理法规的规定，一是要制定公路工程档案管理工作规范，确定归档范围及保管期限，并统一工程档案管理工作标准，使公路工程档案管理工作步人良性循环，形成制度化、规范化、标准化。二是建立《公路工程档案员岗位责任制》《公路工程档案收集和立卷归档制度》《路工程档案借阅、利用制》《公路工程档案安全保管、保密制度》等相关配套性、辅助性的规章制度，全面对档案资料的收集、立档、管理、利用及安全保密等进行严格的制度约束、规范。三是加强项目负责人对档案管理的监督指导，要求完成一个项目，验收一个项目，归档人库一个项目。此外，要根据施工行业自身特点以及各类档案形成的规律和特点，制定出科学完善的管理制度，将《档案的归档范围和工作细则》《档案员工作职责》《案人库制度》《档案借阅制度》《档案的开发利用》等一系列制度很好地落实。

2.做好工程质最记录

任何一个建设工程都有立项、可行性论证、勘察、设计、材料供应、施工、监理、验收的过程，每一个步骤和环节都有它的质量标准，其活动过程和内容都有真实的记录。施工实物体的外在质量问题很容易被人们发现和重视，但工程建设项目档案的内在质量缺陷就不容易被人们发现，通常是在利用档案信息过程中发现与实际情况不一致时，才能反映出它的缺陷所在。所以工程建设档案质量工作与工程施工质量工作同等重要，二者缺一不可。

3.强工程前期档案管理

在公路工程建设项目档案管理工作中要做到“三纳人”“四同步”。“三纳入”即将文件材料的形成、积累、整理和归档纳人项目立项申报、勘探设计、征地拆迁、招投标等各项建设程序，纳人项目建设管理计划，纳入有关部门和有关人员的职责范围。“四同步”是指在项目前期筹备时同步提出文件材。

三、高速公路科技档案管理问题的解决途径

1.公路工程科技档案管理创新

新形势下，公路工程适应时代发展要求建立了信息化电子档案管理，在具体实施的过程中，要不断地完善科技档案管理体制，建立法律约束制度，以使科技档案资料在开放的网络空间中获得安全保障。施工单位应该将档案网络归档系统建立起来，启动自动编制功能，并与施工现场管理人员之间建立信息联络方式。比如，工程现场管理人员可以使用智能手机上网，登录相应的档案管理网络归档系统之后，可以及时地将现场生成的档案资料（变更前后原始资料、甲方及监理方现场口头指示等，为变更索赔提供有力的证据）传送到档案管理部门，但前提是施工现场管理人员要能够运用档案管理固定模式，可以将所获得的资料保持其真实性和原始性，现场自动整理为电子档案，以提高科技档案归档效率，而且还能够有效地促进工程管理。对于已经归档的档案资料，经过电子化处理后，储存在档案管理数据库中，并做好备份。所有的电子档案实施网络管理，同样都要分密级存档。

2.做好科技档案宣传工作，提高科技档案意识

科技档案管理并不仅仅是档案管理部门的职责，而是所有参与工程施工建设的工作人员都要提高科技档案重视程度。因此，施工单位领导要提高科技档案管理重视程度，加大宣传力度，让所有的工作人员都明白档案管理虽然是专职档案工作者的管理职责，但是，工程技术人员、施工管理人员等等，都要对科技档案管理工作给予支持。

综上所述，高速公路工程档案工作要跟上建设进度，才能够确保竣工资料的真实可靠性。面对目前科技档案管理工作中所存在的问题，档案管理人员不仅要提高服务意识，深入到工程现场收集档案资料，还要将收集上网技术充分地利用起来，并建立档案自动生成系统，以随时收集信息，随时生成档案，及时地传输到档案管理系统中储存。具有针对性地采取行之有效的措施来提高档案管理质量。进一步书写档案事业的光荣与梦想，将中国特色社会主义档案事业推向新阶段。endprint