正确认识Excel在高校户籍管理中的应用

于海霞

摘 要：本文主要针对在高校户籍管理中应用Excel软件的方法进行了介绍，并且着重介绍了应用COUNTIF以及VLOOKUP函数进行数据处理的方式。Excel是一个集表格功能和运算功能于一体的表格软件，对其合理善用可以极大程度上提高管理工作的效率，尤其是在户籍管理工作方面，可以提高户口迁移的准确率，有效降低工作量。

关键词：Excel；户籍管理；应用

高校本身存在着学生人数多、人口密度大和户口流动频繁以及户籍情况复杂等方面的特点。当前我国高校还处于扩招阶段，学生的数量也在不断增加，很多高校的招生人数可以达到六、七千人，甚至更多，而每年毕业的学生数量也是如此。在进行户口的迁入和迁出时，学校往往要处理大量数据，所以采取有效手段来提高工作效率就显得格外重要。Excel是一个非常常用的辦公软件，可以承载大量的户籍数据，但是很多人对其使用方法并没有完全掌握，所以本文将Excel软件的几个使用要点和窍门加以介绍，希望给大家带来参考，提高工作效率，缩短工作时间。

1 户籍管理数据的复杂性

随着我国经济的发展和社会的进步，高等教育已经越来越普及了，当前全国一共有高等学校将近三千所，每年研究生招生六十几万人，在校研究生人数接近二百万，毕业生五十五万。普通本科、专科生每年招生七百余万人，在校生两千六百万，每年毕业生六百八十万人。所以这样看来，在校生人数每年都维持在两千六百万人左右，再加上学校内的教职员工，所以户籍管理数量庞大，给工作带来了很大压力。其实这些数据的储存和管理方式都以Excel形式进行的，但是处理方式比较单一，仅仅是填写、删除、复制和粘贴这类简单操作，但是内容十分繁杂并且庞大，每个部门在使用数据的时候要求并不一样，所以整体上来说，整个户籍管理工作是非常繁杂的。运用Excel来提高工作效率已经成为一个重要的课题。

2 在比对户口迁移表格中使用Countif函数

在户籍管理中有一类常见情况，从一个表中找出符合某些条件的学生名单，如果采用人工一一核对，效率很低也容易看错，如果运用countif函数可以解决这个问题。

Countif函数是Excel中对指定区域中符合指定条件的单元格计数的一个函数，该函数的语法规则如下。countif（range，criteria）参数range：要计算其中非空单元格数目的区域参数criteria：以数字、表达式或文本形式定义的条件通常它用来对符合条件的数量计数，但是我们可以用它来查重。下面通过一个实例介绍该函数在高校户籍管理管理中的具体用法。

在工作中经常出现这样的问题，例如在处理研究生毕业户口时，就业办提供了一份已经迁出的学生的名单，需要将该表格和总人数名单进行对比，确认未迁出人员。总名单人数为699人，已经迁出的名单为118人，虽然仅仅有几百人，数据量不是很大，但是采用传统方式进行对比的话仍然比较麻烦，会浪费很多时间，对此可以采用Countif函数来进行解决。

这两个表格都有包括一系列的学生个人信息，例如姓名、性别、年龄和身份证号，以及学籍和就业方便的信息，包括学历、学院。专业和单位名称这些项目。这些项目中，身份证号码是唯一的，所以我们选择身份证号进行筛选。为了避免破坏原有表格的数据，我们建立一个新的excel表格，将第一个sheet作为总表，复制进新表格，然后将已迁出名单的表格放进sheet2，将sheet2表格命名为已迁出。

使用公式如下：=IF（COUNTIF（已迁出！$D：$D，$D2）=1，“已迁出”，“未迁出”），这个公式表示如果在总表身份证数据里找已迁出表格里的身份证号码，如果有，则输出“已迁出”，否则“未迁出”。再下拉复制公式，通过这个功能，就可找出重复学生信息。

由于身份证号码具有唯一性，所以其查询结果也是唯一的，如果查询不到则没有结果，这样就可以在两个表格中筛选出重复的学生，其余的部分就是未迁出学生的名单，可以备用。

如果为了避免出现差错，还可以把处理项定为学生的学号，来进行另一次处理，将两个表格进行比对，寻找并且修正异常项，这样就可以避免出错了。

3 在比对户口迁移表格中使用VLOOKUP函数

在进行户籍管理工作的时候，把一个表格中的数据在另外一个表格中进行合并的工作也是非常常见的。例如一个表格中有学生的高中毕业学校，但是这一项在另外一个表格中不存在，如果将这些数据一个一个找出来并且填放进去，会增加很多工作量，耗费工作时间，还会出现错误。这个时候就可以使用Excel表格中的VLOOKUP函数功能了。

VLOOKUP函数是Excel中的一个纵向查找函数，也是可以在户籍管理中起到很大作用的函数。

该函数的语法规则如下。

VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）

参数lookup_value：要查找的值，可以是数值、引用或文本字符串

参数table_array：要查找的数值表区域

参数col_index_num：返回数据在查找区域的第几列数

参数range_lookup：模糊匹配/精确匹配TRUE（或不填）

/FALSE

下面我举一个例子来介绍该函数的使用方法。

我们在进行处理学生基本信息统计的时候，需要统计入学新生的毕业高中这一项，这个时候学校档案管理快人员手上有两张表格，一张是学生基本情况表格，从学院对学生信息的搜集而来。另外一张是存有学生毕业高中的表格，接下来我们需要将两张表格的资料进行整合，如果一项一项对比输入，不仅工作效率低，还很容易出现错误，所以我们介绍如何采用VLOOKUP函数将两个表格整合在一起。

首先在“学生基本情况表”的sheet2拷入“更新高中”表并重命名为“更新高中”，在“学生基本情况表”中，新增一列“入学前就读学校”，在第一个个格子里输入公式=VLOOKUP（H4，更新高中！$H$2：$P$322，9，0）。H列储存的是学生的身份证号码，H4表示第一个学生的身份证；更新高中！$H$2：$P$322表示查询区域为“更新高中”表格的第H列到P列第2行到第322行，加上$符号是表示绝对引用，可以使该公式下拉复制时相应行、列号不变，这点非常重要；9，表示输出这个检索区域的第9列，即该学生“入学前就读学校”；0，表示精确匹配，这里必须要写0或者FALSE，由于身份证号很长，如果不填或填了true模糊匹配会造成匹配错误，这点要特别注意。

接下来只要把这个表格的公式下拉到所有表格里即可复制公式，快速将学生毕业高中信息填写到《学生基本情况表》中了。为避免出错，还可以用学生的学号作为处理项，进行另外一次处理，两个表进行一次比对，找出异常项，修正，避免表格录入错误导致出错。

结束语

结合上文所谈，在当前的户籍管理工作中，Excel表格是非常重要的一个工具，对其进行不断开发，就可以更好地利用其功能，带来工作效率的提高。本文介绍了countif和vlookup这两个函数的使用方式，希望可以给广大户籍管理工作者带来一些便利，提高工作效率和工作的准确度。

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