excel工具在高校户籍管理中的应用

李含菁

【摘 要】文章主要介绍Excel软件在高校户籍管理中的应用，重点介绍COUNTIF、VLOOKUP函数的应用实例，合理使用EXCEL软件的公式能极大提高户籍管理工作效率，提升户口迁移准确率，减轻工作量，是高校户籍管理好帮手。

【关键词】excel 户籍管理 应用

高校学生户口具有人数多、密度大、流动频繁、情况复杂等特点。随着高校逐年扩招，学生数量逐年递增，许多综合性高校每年的招生人数可达四五千人，毕业人数也是如此。如此多的学生户籍在迁入、迁出学校的过程中会需要进行大量的数据处理，拥有高效的办公处理方式十分重要。EXCEL是户籍数据承载主体，也是常用办公软件，在日常工作经常使用。但是一般管理人员对其掌握也不是很精通。本文是根据日常工作经验使用EXCEL的几个小技巧提出来供大家参考，帮助提升高校户籍管理工作效率。

一、户籍管理中需要大量简单数据处理

随着经济社会发展，高校的规模不断扩大，截至2015年5月21日，全国高等学校共计2845所，全年研究生教育招生64.5万人，在校研究生191.1万人，毕业生55.2万人。普通本专科招生737.8万人，在校生2625.3万人，毕业生680.9万人。2600多万在校生，再加上教职员工，户籍管理基数庞大。这些数据通常都以excel表格的形式储存与处理，处理方式仅仅是插入、填写、删除、复制、粘贴等等简单操作，但是数据量庞大，再加上数据需求和使用部门对数据要求和口径差异，更加使户籍数据管理工作冗杂。如何高效利用excel，有效提升户籍管理手段成为大家关注的焦点。

二、Contif函数在比对户口迁移表中的使用

在户籍管理中有一类常见情况，从一个表中找出符合某些条件的学生名单，如果采用人工一一核对，效率很低也容易看错，如果运用countif函数可以解决这个问题。

Countif函数是 Excel中对指定区域中符合指定条件的单元格计数的一个函数，该函数的语法规则如下。

countif（range，criteria）

参数range： 要计算其中非空单元格数目的区域

参数criteria ：以数字、表达式或文本形式定义的条件

通常它用来对符合条件的数量计数，但是我们可以用它来查重。下面通过一个实例介绍该函数在高校户籍管理管理中的具体用法。

笔者在工作中碰到过一个问题，2016年研究生毕业户口处理中，就业办提供有一份已迁出学生名单，需根据总表找出比对未迁出名单，已迁出名单118人，总名单699人。这是一个数据不是很大的工程，但是如果用传统办法手工一一比对，工作量还是很大的。采用countif函数能很快解决问题。

两个表均包含学院、学号、姓名、身份证、单位名称、所在地区、性别、学历、专业、扩展项这几个项目。由于身份证号码的唯一性我们首先用身份证进行筛选对比，首先我们建立一个新的Excel表格，避免破坏原始数据，第一个工作簿内拷入总表命名为总表，把已迁出表格拷入sheet2命名为已迁出。

使用公式如下：=IF（COUNTIF（已迁出！$D：$D，$D2）=1，"已迁出"，"未迁出"），这个公式表示如果在总表身份证数据里找已迁出表格里的身份证号码，如果有，则输出“已迁出”，否则“未迁出”。再下拉复制公式，通过这个功能，就可找出重复学生信息。

该函数的程序流程图如下：

由于身份证号码的唯一性，计数的结果为如果查到有一致的则唯一，如果找不到结果为零，这样就可轻松把两个表中重复的学生找出来。再通过排序或者筛选功能找出未迁出的名单以备使用。

为避免出错，还可以用学生的学号作为处理项，进行另外一次处理，两个表进行一次比对，找出异常项，修正，避免表格录入错误导致出错。

三、VLOOKUP函数在比对户口迁移表中的使用

户口管理工作中还有一类非常常见的工作是把一个表格中有的数据合并到另外一个表里。比如一个表里有每个学生的毕业高中学校，另外一个表里没有，如果要一个一个找起来填进去，费时费力还容易错。这时候excel提供的VLOOKUP函数就能提供很大的帮助。

VLOOKUP函数是Excel中的一个纵向查找函数，也是可以在户籍管理中起到很大作用的函数。

该函数的语法规则如下。

VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）

参数lookup_value：要查找的值 ，可以是数值、引用或文本字符串

参数table_array：要查找的数值表区域

参数col_index_num：返回数据在查找区域的第几列数

参数range_lookup：模糊匹配/精确匹配 TRUE（或不填）/FALSE

下面我举一个例子来介绍该函数的使用方法。

在处理2016年秋季高校基本情况统计表时，需要在学生基本情况表中补填学生的毕业高中项。这时作为校保卫处管理人员手上有两张表，一张是“学生基本情况表”，一张是各个学院汇总过来的“更新高中”的表，接下来用VLOOKUP函数迅速把“更新高中”表的高中信息插入学生基本情况表中，下面我以我校某籍学生的统计表为例介绍。

首先在“学生基本情况表”的sheet2拷入“更新高中”表并重命名为“更新高中”，在“学生基本情况表”中，新增一列“入学前就读学校”，在第一个个格子里输入公式=VLOOKUP（H4，更新高中！$H$2：$P$322，9，0）。H列储存的是学生的身份证号码，H4表示第一个学生的身份证；更新高中！$H$2：$P$322表示查询区域为“更新高中”表格的第H列到P列第2行到第322行，加上$符号是表示绝对引用，可以使该公式下拉复制时相应行、列号不变，这点非常重要；9，表示输出这个检索区域的第9列，即该学生“入学前就读学校”；0，表示精确匹配，这里必须要写0或者FALSE，由于身份证号很长，如果不填或填了true模糊匹配会造成匹配错误，这点要特别注意。

该函数的程序流程图如图2。

接下来只要把这个表格的公式下拉到所有表格里即可复制公式，快速将学生毕业高中信息填写到《学生基本情况表》中了。为避免出错，还可以用学生的学号作为处理项，进行另外一次处理，两个表进行一次比对，找出异常项，修正，避免表格录入错误导致出错。

总之，Excel是户籍管理的主要工具，其合理有效使用必能大大提高戶籍管理工作效率。本文简单介绍了countif和vlookup函数的使用经验，希望能够给广大高校户籍管理工作者提供一些借鉴与帮助。

【参考文献】

[1]邱静.Excel 在学生户籍数据采集与整合中的应用[J].南京广播电视大学学报，2007（2）：68-70.