浅论建设工程资料管理技巧

赵静

摘 要：资料的管理是建设工程项目管理的重要工具，在工程项目的实施过程中，无论是设计、施工、检查都应当做好文档记录并规范整理。随着我国信息的快速发展趋势，传统的档案管理模式已经无法适应社会的发展，项目原始资料经常出现缺失、丢失、管理不善等问题，因此严格对建设工程资料的管理势在必行。目前我国建设工程的资料管理模式还处于初级阶段，还需要向美国等发达国家学习档案管理理念和成功经验，结合时代的发展趋势引入数字化档案管理方法，为我国建设工程资料管理提供参考价值。

关键词：建设工程 资料管理 技巧

1、建设工程资料管理现状和问题

某地职业技术学院因项目原始资料保管不妥善，出现资料的丢失、不完整、不准确等现象，给后期的项目实施带来了诸多困难，严重影响了工程质量，具体表现为以下几个方面：

1.1领导重视程度不够

某地职业技术学院主管部门资料管理意识薄弱，没有充分意识到资料管理的重要性，出现重工程建设、轻项目管理的现象。因为对于建设工程来说，最重要的是看到工程进度，因此资料管理部门在项目建设中往往被忽视，只有在上级检查时才进行突击整理，但是资料的管理往往差强人意。

1.2项目文档信息传达不畅通

项目文档诸如会议的决策、协商内容，不能迅速准确的形成文件并传达到各个部门，使其得到尽快的执行。同时，由于各单位电子信息系统运行和规划方面的因素差异，无法在短时间内迅速将分散的信息集中在一起，也直接影响了数据共享的效果，一个单位的档案信息始终滞后，则它在整个大数据库下很容易形成“孤岛”，使信息的传递出现造成梗阻，无法尽快的实施决策，继而影响工程的施工进度和工作效率。

1.3缺少既懂工程又懂工程资料管理的高素质人员

目前，我国的建设工程项目部配备的都是一些文案人员，主要负责文件的存储和发放，这些文案人员大多学历低，水平不高，建设单位对于资料管理员的培训不及时，导致项目文档资料的质量参差不齐。工程资料管理人员不同于其他工作，需要一些综合素质较高，具有交叉学科背景的专业人士，知识面广，既懂工程又懂工程资料管理，可以更好的进行消息编辑和分类。

1.4资料原始文件不齐全、不规范

施工单位为了赶进度，没有按照国家地行业标准办理书面手续，使得项目原始资料从一开始就是缺失的。还有的施工单位的原始签证资料和格式不规范、不统一，文件的版面设计、尺寸不一，无法进行规范的装订，一些重要文件的签字更是颜色不一，在项目验收的时候都成为不合格资料，为后期的资料编制带来极大的不便。

2、加强工程资料管理的方法

2.1从思想上注重工程资料的管理

各方领导都需求改变重施工实体建设轻资料管理的观念，需求把工程资料管理和工程实体的建设放在平等位置，平等首要。只要领导注重，时时监督管理才干将意思传达给公司作业人员，我们上行下效才会注重，否者，就算装备专业的资料员也不能有用作业并得到别的作业人员的合作。而资料管理的作业需求和各部分的人员打交道，从各部分人员中搜集保管收拾资料。只有各部门人员统一思想，共同重视施工资料，才能保证施工进度和资料进度同步，随时整理资料，工程结束的时候也是资料完工的时候。这样资料就会很完整，不会有缺项漏项，保证后续工作的顺利进行。

2.2从行动上表现对工程建设资料的管理

企业需要配备专业的资料管理人员进行资料收集整理编写，不能一人身兼数职，哪里需要到哪里，没有时间做资料。资料的编写既需要有工程资料专业的知识，又和工程质量监督部门积极沟通，使用规定的制式表格，按规定格式填写资料。施工过程中有的工序没有制式表格还需进行沟通最后决定是要使用行标，国标，还是自己编写表格，以便将资料完整详实做好。对工作的重视很多时候也体现在对人的重视，领导对资料工作的重视体现在配备专业的资料员，而对于资料员来说，对工作的重视就体现在要尽可能地多了解工程，要对工程整体情况都了解，尽量保持人员不要频繁变动，保证工作的延续性。同时还要随时深入施工现场充分了解工程情况，才能保证资料真实有效。

2.3从制度上加强对工程建设资料的管理

首先工程资料的管理应实行技术负责人负责制，施工现场必须指定专人负责资料管理，并对资料的真实性、完整性和有效性负责。制定相应的资料管理制度，了解各阶段施工资料编写的内容及重点。其次要加强对工程资料编制情况的检查，施工方应认真核对和编制资料，建设方和监理方还要定期不定期的检查工程资料的情况，及时发现问题，解决问题。

2.4从经济上加强工程建设资料的管理

依照工程建设合同规则，工程建设方应随工程进展付出进展款，具体付出份额细节由专用条款具体规则。可是有些施工单位却迟迟拿不上工程进展款，致使工程罢工。除去建设方资金不到位，究其原因就在于对施工方对资料不重视，不做进度造价资料，没有形象描述，导致建设方没有付款凭据，无法支付进度款。施工方按照合同规定应该在工程开工以后每月 25 日以前向建设方报送监理和建设方认可的本月进度资料。如果是国有投资或政府投资还要报送当地财政审核。以财政评审结果支付进度款。工程竣工结算也是一样，没有完整的工程资料，怎么审核最终造价，结算工程款。

结束语

总之，工程建设资料的管理是一项复杂的工作，它体现工程的方方面面，资料人员应随时和各方人员沟通协调，收集整理管理资料。加强工程资料管理工作势在必行，只有將工程建设资料管理好，才能保证工程顺利竣工验收，对后期工程的改建、扩建、修缮提供完整的施工依据。

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