铁路档案创新管理模式之探析

刘琳

【摘 要】近几年，随着我国科技的进步，人事档案管理工作也取得了一定进步。要进一步推进人事档案管理工作，必须坚持与时俱进，增强各大国企、私企的创新意识，力求完善传统的人事管理模式。论文以铁路干部人事档案管理为例，通过与原有纸质档案管理模式对比，阐述电子档案管理模式的意义，并提出有关铁路干部人事档案管理行之有效的相关对策。

【Abstract】In recent years， with the progress of science and technology in China， personnel archives management has also made some progress. To further promote the management of personnel files， we must keep pace with the times， strengthen the innovation consciousness of major enterprises and private enterprises， and strive to improve the traditional personnel management model. Taking the cadre personnel file management of railway as an example， this paper expounds the significance of the electronic archives management mode through comparing with the original paper archives management mode， and puts forward the relevant countermeasures of railway cadre personnel file management.

【關键词】铁路人事档案管理；管理模式；创新管理

【Keywords】 railway personnel files management； management mode； innovation management

【中图分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）11-0016-02

1 引言

在中国科技日新月异的今天，铁路运输已经成为促进当今国民经济发展不可或缺的重要力量。铁路运输的快速发展给我们带来了前所未有的机遇和挑战，因此，铁路部门更需要合理规划人力资源，有效适应铁路运输发展的需要。干部人事档案管理是人事管理中极具特色的重要部分，其对于我国企业单位的业务与发展有着不可替代的现实意义。首先，干部人事档案管理是考核队伍业绩与水平的重要依据，档案中详细记录了本人的基本信息以及业绩、专长等。其次，干部人事档案可以起到鞭笞和鼓励员工的作用。干部人事档案作为单位考核职员的重要参考，可激励员工提高业务水平和工作质量。

2 铁路干部人事档案管理存在的问题

2.1 档案管理边缘化

无论在国企还是私企，管理工作中都含有档案管理这一部分。档案管理具有真实性、原始性与不可替代性，并且具有极强的法律效益。人们普遍对人事档案管理的重要性认识不到位，导致在实际工作中并没有得到有效落实与保护。领导将企业经营战略管理作为中心，不重视档案管理工作，从而导致档案管理被边缘化。因此，大多数人普遍存在两种误区：第一，认为人事档案记录即可，无须再花其他功夫进行特别的管理。其实不然，自古便有选贤举能之说，要想让员工尽可能地发挥自己的才能，领导必须要有合理的人事管理制度。以免出现人员配备不到位，甚至是张冠李戴的情况，影响工作质量与效率。第二，认为个人人事档案与己无关，那是领导该做的事。实际上，每一份人事档案都独一无二，是不可替代的。如果自己都不重视，将其“束之高阁”，最后只有为自己的过失买单[1]。

2.2 人事档案管理模式单一，设施落后

一直以来，铁路人事档案管理都是采用纸质档保存的方式，并专门安排专业人员加以收集与整理。这种保存方式有一定的合理性，但在不同程度上存在着某些利弊。特别是在一些狭小、潮湿的空间，不利于纸质档案的存放。在互联网+风起云涌的今天，我们可以利用互联网技术，将档案备份，用电子档加以管理，以便于档案的存放和查找。

2.3 档案管理人员专业素养有待提高

大多数人认为档案管理就是简单的记录与存放工作，这是对档案管理错误的认识。实际上，档案管理是一件专业性极强的工作。人事档案管理人员，除了与其他部门一样需要有一定的文字功底，在铁路运输部门，档案管理人员还要熟知有关铁路运输的相关知识，熟知与法律相关的法律常识。因此，要从事档案管理工作，其工作要求相对较高。但因为领导阶层重视不足，资金不到位，加之个别档案管理人员业务水平与职业素养不高，档案管理工作难以进一步改革与创新。

3 传统纸质档案存在的优缺点

3.1 传统纸质档案管理模式的优点

①便于记录原始特征。原则上纸质档案不能涂抹与修改，这在一定程度上保证了信息的真实性与原始性。具有第一手材料的价值。特别是在法律效益方面有极大的凭证和参考作用。②纸质载体更具稳定性和安全性。纸质档案的保存有其物质载体，不易被盗，对于个人信息的保护更加安全。且纸质档案如果设施完备，保存寿命较长。③具有相对凭证性。纸质档案须本人手写且不能涂改，如同身份证，是独一无二的载体，所以其具有极强的凭证性。相对于电子档案，没有实际的物质载体，因此不具有很强的凭证性。

3.2 传统纸质档案管理模式的缺点

①纸质档案保管存在问题。纸质档案保存量较大，加上领导重视程度不够，导致保管的资金投入过低，保存环境恶劣，个别管理人员职业素养较低，所以加大了保管的难度。不少纸质档案出现了被酸化、被腐化、纸质残缺等问题，并且被损毁后很难复原。②纸质档案易磨损、易丢失。人事档案管理是否科学合理直接决定了应收集归档的档案是否齐全和完整，档案管理人员的专业技能与素养也直接决定了档案管理的质量和效率。若需在原有档案中添加一份归档材料，必须要对整本档案进行重新装订，加速纸质档案的磨损。一些责任心不强的档案管理人员便会直接导致档案的丢失或收集不齐全、不规范等。③查阅检索耗时长。相对于电子档案，纸质档案的查阅检索程序烦琐，且花费时间长。要查阅档案，需到档案室由专门人员查找，造成不便。endprint

4 创新铁路干部人事档案管理的相关对策

4.1 加强对档案管理的重视程度

无论是领导还是个人，都要加强对人事档案管理的重视程度。其中，提高领导层面的相关意识尤其重要。专业的管理人员和必要的管理资金都是加强档案管理的重要條件。首先，加强对铁路干部人事档案管理的宣传，使铁路工作人员和普通民众都认识到档案管理的重要性；其次，定期组织铁路部门档案管理人员进修和培训，提高其业务水平和专业素养[2]。

4.2 完善档案管理配套设施

档案管理工作在铁路运输部门尤为重要，它关系着整个铁路网的运行。因此，在铁路运输部门，应当投入更多的人力、物力和财力来保证档案管理工作的正常开展。另外，资金拨发尤其重要，科技创新也不可或缺。纸质档案每一年都会逐年增加，如果不加以科学管理，纸质档案越积越多，导致存放和查找困难，造成档案丢失、损坏。档案库房中应当配备完善的防火、防盗和防潮设施，避免出现纸质档案酸化、变色、腐蚀等。一旦出现此类情况，很难再行修复。

4.3 优化电子档案管理模式

在这个网络时代，要充分利用互联网给我们带来的便利，建立有效措施完善电子档案的真实性与安全性，严格制定相关规定并加以科技约束，排除管理人员擅自修改人员档案内容的可能，以免造成虚假档案。另外，务必要定期检测和拷贝电子档案内容，一式三份，以避免电子档案丢失。对于电子档案也要配备专人专项管理，明确个人分工和职责范围，制定统一的管理标准，使电子档案管理也逐步走向规范化。

4.4 实现纸质档案管理和电子档案管理的融合

对于纸质档案管理与电子档案管理都各自存在着其自身的合理性与局限性。因此，要实现二者的创新，要做到取其精华，去其糟粕，取长补短，相互补充。实现电子档案管理和纸质档案管理的互动，形成一种综合管理系统，从而为铁路干部人事档案管理提供更行之有效的管理模式，提高管理质量与档案利用率。

4.5 人事档案管理模式应向开放式管理变革

随着人力资源制度的变革，如果相关的人事档案工作不能做到与时俱进，就无法适应企业的发展。如今，单位招聘人才，考核方式多种多样，个人档案只是作为其中一个参考部分，经常被组织和个人查用。并且档案的内容大多与个人业绩、专长相关，值得保密的内容并不多。随着信息技术和互联网的飞速发展，在人事档案管理方面，可以尝试改变档案管理与服务方式。利用网络平台，将不属于个人隐私的档案内容上网，采用网络化管理模式，使纸质档案管理与电子档案管理一体化。

6 结语

总而言之，社会经济在不断发展，人事制度的改革与创新也势在必行。铁路干部人事档案的管理作为人事制度改革中的重要组成部分，如果不能科学合理地进行档案管理工作，势必会影响整个人事制度改革的运行。但是，只要加大对其的重视程度，加强资金与科技投入，与时俱进，及时解决在工作中出现的一系列问题，铁路人事档案管理工作就一定会迈向一个新的台阶。

【参考文献】

【1】何卫英.当代我国企业档案管理问题研究[J].办公室业务·档案学研究，2014（13）：66-74.

【2】李春竹.浅议纸质档案管理存在的问题及对策[J].兰台世界，2013（01）：133-134.endprint