论如何实施内部审核及内审员的作用

唐琳茹

摘 要：内部审核，也称为一方审核，是由组织自行建立并组织实施的自我评价机制，审核的对象为组织自己所策划的体系、过程等，验证组织所策划的体系、过程及其实际运行的符合性、适宜性和有效性，也可作为组织自我合格声明的基础。内部审核是保持组织质量管理体系正常有效运行的不可或缺的环节，也是企业内部能够顺利进行各种业务流程的重要因素，帮助组织验证其生产经营活动过程的适宜性，充分性和有效性。组织如果能够对内部审核工作进行正确的理解和认知，使得内审工作得以顺利的实施，才能使内部审核工作充分发挥其作用。

关键词：内部审核；实施；内审员；改进

中图分类号：F23 文献标识码：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.34.061

1 内部审核、内审员的目的和作用

1.1 内部审核的定义

内部审核是由体系负责人、主管组织或者与被审核活动无直接责任关系的人员，根据既定的计划和内部审核流程负责实施。内审员是组织内审的实际实施者，定期对企业的各种过程按照相关标准进行审查，用来保证企业的每一项经营管理过程能够达到组织确定实施的相关管理体系和标准的要求。

1.2 内部审核的目的

内部审核的目的是证实组织实际运行的管理体系的绩效和有效性的信息，从而识别出组织活动中真实存在漏洞或问题，确保能够进行适宜的纠正并且能够采取相应的措施，有效地实施和保持业务管理体系并使其持续改进。

1.3 内部审核的作用

组织所确定实施的业务管理体系的过程需要进行监视，测量和控制的，为了及时了解业务活动中存在的问题和漏洞并快速有效的对其进行解决，只有通过内部审核来达成，这项工作对组织的业务管理体系的维持和持续改进起着重大作用。

定期对组织自身的管理体系和业务流程进行和运转效果的监视测量和控制，发现并处理与体系和相关标准的不符合项，从而保证质量管理体系工作正常的、有序的进行和运转。 对组织的领导者现实做出的决定、所确定的方针、目标、和组织内部的规则，客户要求等特定例行评价，评价实际过程的真实绩效和有效性；确定企业本身的业务管理体系是不是能够有效的保持和运行；依据业务体系的规范，对企业涉及的业务流程进行评价，查看企业实际运行的业务管理体系是不是能够达到其方针、流程和业务体系及相关法律、规范的要求。

达到顾客的要求，符合法律法规要求的能力：在现实工作中通过内部审核了解管理过程存在的问题点和漏洞，通過顾客的意见，发现新的需求，和改进业务目标的需求，有了新的需求，才能够产生改进组织的业务管理体系的意愿，使得体系能够尽快的改善，也是使企业提高的一种有效的手段。

提供客观的、公道的依据。作为企业的领导者对其进行具体的经营管理活动的有效的、管理方式，尽可能快速的识别出在生产经营的业务流程中的问题，实施有效的纠正和预防措施；管理者将根据内审的实际情况做出改进和完善业务体系；领导者通过内审知晓业务活动的实际情况和结果，为进一步持续改进业务管理体系提供更好的机遇，使业务管理体系的有效进行。

通过内审，能自我了解问题和漏洞、分析根本原因，并实施切实有效的纠正和纠正措施解决发现的难题，从根源解决问题和漏洞，从而达到业务管理体系的持续改进。

1.4 内审员定义

内审员，即内部审核员，全称为内部质量管理体系审核员，内审员一定是要通过一定的教育、培训，考试通过后由其培训或者认证组织进行评价和审核，确认该名内审员能够具备能力进行公司内部的体系评审，以及帮助外部审核的顺利完成和通过，对组织的质量管理体系的保持和持续改进起重要作用。

1.5 内审员的作用

内审员是要有强烈的责任感对组织的业务管理体系进行宣传，内审员在业务管理体系的搭建、实现和保持中，起着重要的作用。

（1）对质量管理体系的实际运行起监督控制作用；

（2）对质量管理体系的保持和持续改进起参谋作用；

（3）在质量管理方面，起管理者和员工之间沟通和联络的纽带作用；

（4）在组织进行第二、第三方审核中起到内外接口的作用；

（5）在质量管理体系的有效实施中起带头作用。

2 内部审核的实施

2.1 策划审核

进行内部审核策划时应考虑，有没有复杂的程序或者需要特别关注的过程，质量管理体系的成熟度，业务活动或者操作方法是否需要频繁的审核，是否有任何过程或者区域以往曾经出现过问题，或发生的问题仍然存在，有再次发生问题的潜在风险，依据这些问题，在策划审核时应重点关注，并加大关注程度和审核力度。

（1）审核频次：原则上不少于一年一次，如果出现质量事故或顾客的重大投诉，就应该考虑增加审核频次

（2）时间选定：结合各部门的工作情况， 错开阶段性工作较多的阶段，必须在管理评审之前，因为内部审核是管理评审的输入之一。

（3）人员安排：选择有资质的内审员，业务骨干或者重点培养对象作为内审员。

（4）编制计划：内审计划应该覆盖公司全体部门实际工作相关的所有条款。

2.2 审核准备

（1）编写检查表。

编写检查表应该覆盖所审部门对应条款的全部内容；表邪检查表应先了解所审部门上一次审核内容，以进一步了解所审部门工作的内容；审核要点要有针对性，一般同一条款准备1-3个问题即可。

（2）了解对应审核部门的主要工作内容和业务流程。

2.3 首次会议

参会人员包括：内审员，高层管理人员。各部门负责人，各部门联络员。由审核组长介绍本次内部审核的审核目的，范围和依据，征集各个部门对本次审核的安排是否存在异议，介绍本次内审方式和审核员的承诺，内审工作的具体要求等。endprint

2.4 现场审核

在现场审核时要尽可能提开放性的问题，不要有标准答案的限制，给受审人员充分的时间回答问题，听取回答时要注意聆听并填写审核记录。

2.5 形成审核发现并确定不符合项

不符合项：指在内部审核过程中提供的样本不能证明符合条款要求，并对管理工作造成一定的影响的项目；不符合项分为：“一般不符合”和“严重不符合”，区别的标准是不符合对管理工作产生影响的大小；现场审核过程中确定的不符合项应及时告知受审核方，并询问是否存在异议，以便完全掌握受审方的实际情况。

2.6 末次会议

参会人员包括：内审员，高层管理人员。各部门负责人，各部门联络员。各小组分别介绍本次内审的实际发现，告知不合格项，审核小组组长向产生不符合项的部门发放不符合报告，管理者代表对本次审核情况做点评并提出整改期限及相关要求。

2.7 编写审核报告

审核报告安排在内部审核之后，有审核组长进行编写，包括整个审核概要，指出本次审核一些好的做法及发现的风险和问题，提供领导决策和管理评审时参考。

遵循上述基本审核流程及方法，确保审核报告中的信息是准确的，能够体现出组织体系运行的实际情况，有助于管理层在管理层作出正确的改进决定。

3 内审员在内部审核中的作用

從实际审核环节的重要性来看，组织应设立相应的内部审核员岗位，即内审员，此职位可以是专职也可以是兼任，以担负对本组织的内部定期审核的工作，而且应按规定向管理者提交完整的审核报告，揭示组织实际运行中存在问题及改进意见。内审员在组织中扮演着特别重要的角色，重要程度体现在下列几个方面：

（1）对企业的业务体系进行监测，快速准确的识别出问题和漏洞并向上级汇报，避免问题的隐藏。

（2）与受审部门一起找出在内审时暴露的开口问题和漏洞并帮助其分析问题产生的本质性的原因，给出切实可行的方案或者建议。

（3）作为企业的领导者和普通雇员之间沟通工作传输，内审员可以在平时的工作当中随时接受来自于雇员的针对体系存在的问题，针对问题，答疑解惑，并向员工们宣传标准准则，必要时向上级领导汇报，起到联系和反馈的功能。

（4）进行外部审核时作为内外部的接口，解释相关情况或问题，将审核员的建议或意见转达到组织内部相关管理人员手中，使得管理体系更为快捷的改进。

和其他体系过程一样，内部审核要求策划，定义，实施及控制，如果不具备这些特点，或者仅仅是为了应付认证机构的审核不得已而为之，那么所谓的“内部审核”就会变成浪费资源和时间的无意义的活动。

实践证明，内部审核能通过帮助组织找出体系建立与运行中的问题，识别和确定风险，寻找好的做法和机遇，更好的服务于顾客，组织应该意识到，通过成功的内部审核所获得的可用于改进的信息是组织的宝贵财产，其价值将远远超过组织在时间和培训等当面的投资所产生或带来的价值。最高管理成应通过明确，具体的支持和配置适当的资源，确保内部审核活动的有效实施，为赢得管理层的信任和支持，内审员应努力提供有价值的信息，是管理层能够利用这些信息进行战略规划和决策。endprint