浅析ERP环境下的会计流程优化

2017-12-09贾鹏芳

经济研究导刊 2017年10期

关键词：业务流程会计信息流程

贾鹏芳

（咸阳职业技术学院，陕西咸阳 712000）

浅析ERP环境下的会计流程优化

贾鹏芳

（咸阳职业技术学院，陕西咸阳 712000）

企业的发展需要对内部管理进行优化，提高系统内部的功能，以适应环境的变化。ERP将先进的信息技术与系统化的管理理念结合在一起，将企业管理中的资金流、信息流以及物流等相关部分融合为一个系统，实现资源的优化配置，特别是在与资金流相关的会计流程方面，ERP提供了资金的使用信息，为会计用户提供了决策与判断的依据。同时，对会计流程的优化也将提高会计财务工作的效率，作为一套先进的管理模式为企业的发展提供了引擎动力。

ERP；会计流程；优化信息技术；财务管理

信息技术的提高与应用改变了人类生产经营活动的模式，给人类的生活与工作都带来了巨大的变化。在企业管理中，财务管理是其重要的组成部分，但是传统的会计流程管理注重职能管理，采取的方式也只是手工会计核算和会计电算化，这两种方式在一定程度上促进了企业发展，但随着市场经济环境的变化也带来了相应因素的改变，企业开始进入ERP环境下的会计信息系统时代。进入新的会计信息时代，需要对传统的会计信息处理流程进行优化设计以保障企业能够改善经营管理，实现资源的优化配置，进一步提高企业的经营效益。

一、ERP的内涵及特点

ERP是EnterpriseResourceplanning（企业资源计划系统）的简称，企业资源计划系统建立在信息技术的基础上通过利用系统化的管理思想，从而为企业的领导者以及企业员工提供相关的决策手段。ERP将信息技术应用在企业会计之中，将促进企业会计各项流程的优化，有助于实现对企业各项资源的合理化配置，满足企业创造利润的目的。该系统的核心管理思想注重以系统化思维的方式来实现对整个供应链的管理，将企业生产经营的各方面都纳入到同一个供应链体系中，满足企业进行生产经营的目的，实现企业整体性优化，提高企业优势，以便实现在市场中竞争力的提高。根据企业活动的链条在企业的发展中，一般企业的管理主要包括生产控制、物流管理以及财务管理者三个次级系统层面。每一个系统层面都有自己的系统化运行模式，但是整体上保证着相互之间行为的协调与互动。

ERP利用了信息技术系统，将企业生产经营的各个活动环节紧密的联系在一起，其系统具有鲜明的特点。首先是系统直接面向市场。作为企业进行管理的软件工具，ERP能够直接接触更多的信息，并对信息进行加工处理，对市场的各项行为进行系统化的处理，实现对企业生产经营活动的调整。由于ERP以系统化的管理理念介入到企业的管理过程中，因此它更注重对工作流程的强调，更注重对企业流程再造。ERP更加强调对财务的管理，强调企业应该拥有较为完善的财务管理体系。总之，ERP将信息技术与系统化思维方式相结合对企业的发展具有重要的作用，能够促进企业相关职能部门之间相互协调，能够推动企业对资源的管理与运用，促进企业价值的实现。

二、ERP环境下会计业务流程优化的原则

ERP强调企业中财务管理的重要性，通过对财务管理模块中各个活动信息的输入形成会计总账，生成报表的方式极大地便利了企业的财务管理。企业在信息技术的帮助下，逐渐应用ERP并导致了会计工作模式的转型。通过对企业经营活动中的业务以及会计业务流程的优化，推动了企业管理水平的提高，当然在ERP环境下实现会计业务流程优化需要坚持一定的原则。

1.流程管理原则。ERP环境下会计业务流程的优化已经从企业部门间的职能管理向流程管理上过渡，传统的职能流程管理主要是强调企业会计在各个财务部门中由每一个部门负责相应的功能，完成相应的作用，至于其他部门的责任以及功能发挥的情况不予考虑。同时在企业的发展中，各个部门之间功能的脱节已经造成了职能部门的低效化，引起企业发展过程中资源的消耗。而在流程管理原则下，企业的发展坚持打破各个职能部门之间的界限，将流程的生产以及产品的最终服务对象作为其重心发展，紧密把握相关部门之间的共同点，打造一个紧密的联合体，减少资源的浪费，提高生产的效率。流程管理原则将企业会计作为主要的优化对象，以会计的相关任务为目标，最终实现对企业生产经营的促进。

2.系统化原则。系统化原则是指在ERP环境下会计流程优化要能够从整个企业发展的角度进行，能够紧密围绕着企业的发展实际情况进行分析，而不是局限在会计流程中的某一个部分。企业的生产经营活动被劳动分工以及职能部门的作用划分为各个部门，传统的观点认为只要各个部门尽力完成本部门之间的任务与责任后就能够从整体上来推动企业的发展，理论上不排除这种可能的存在。但是在实践中，这种观点并没有考虑到各个部门之间的竞争性。部门之间的竞争可能会给企业带来一定的资源浪费，而且部门之间的利益往往会造成企业整体利益的损失。在会计流程优化中强调系统化原则是因为，系统化原则考虑了各个部门存在的联系，利用整体性观点来思考企业的发展未来企业的发展实际，通过系统的观点来优化企业的发展实际情况，保证各部门能够围绕企业发展来实现全局的最优化。

3.共享原则。共享原则强调会计流程优化后信息的共享，通过将企业各部门之间的生产经营信息搜集并汇集在一起，这些信息对企业的未来发展具有重要的影响。同时，这些信息将作为企业进行决策的重要依据，一些部门需要这些信息来安排自己部门的相关计划，共享原则强调将信息数据直接传送到企业的信息网络中，实现企业内部人员对信息的共享与利用。共享原则强调信息的再生利用，信息的价值不是一次性的，企业内部人员对信息的共享性越高，信息的价值就越高，就越能减少企业在搜集信息上的成本，避免部门对信息的重复性搜集。

4.全员参与原则。全员参与原则强调在业务流程优化中与其相关的工作人员都要加入到工作中都需要付出相应的工作技能与工作努力。在全员参与中每一个个体的力量都将发挥出来。相比于传统的会计流程，一些项目的实施主要是由相关的责任人负责，参与也主要是主要责任人的事务，这就造成了这些业务在实施中缺少基层工作人员的积极性。而ERP环境下不存在这种情况，因为它注重系统的观点，将所有与会计业务流程的人员都整合到流程中，发挥出人员的工作效能，提高在会计流程优化中的效率以及效果。

5.顾客为本原则。顾客为本的原则强调的是要将顾客作为会计流程优化的核心因素予以考虑，会计流程优化不仅是向企业内部提供相关决策的信息，同时也是向外界提供相关的信息，帮助顾客能够了解企业的运行情况，从而便利顾客调整投资策略，减少顾客在投资过程中对成本的过度要求。会计流程优化的顾客，主要是指在企业内部中的管理者、股东以及相关的债权人。因为企业的上市必然会有更多的投资人参与到企业的生产实践以及管理的过程中，坚持以顾客为本的原则将能够从各方面满足顾客对真实高效的会计信息的满足，将有助于顾客加强对企业的信任。

三、传统会计业务流程及其问题

传统会计业务流程主要是一种顺序化的流程，在会计业务流程中强调劳动分工，业务部将采购的发票以及相关的入库单等原始凭证交由财务部门管理，然后财务部门在审核通过后将其按照会计工作基本要求进行记账凭证的编制，将其纳入到会计报表中，汇总会计报表的信息以便提供给相关的会计信息用户，帮助企业会计信息用户进行信息的决策。在会计业务流程中，出现手工会计业务流程以及会计电算化的会计业务流程两种模式。尽管传统会计业务流程在提供会计信息的过程中在当时推动了企业的发展，但是随着企业生产实践的开展仍然会出现一些问题，这些问题影响到会计业务流程的优化影响到企业的发展。

1.传统会计业务流程偏向于对财务信息的关注。在传统会计业务流程中，会计工作关注的主要是企业的资金流动，对资金支出与收入的管理，诚然这是企业会计的最重要一个方面，但是在只注重财务数据的处理，没有注重对其他相关数据的关注。企业会计信息没有向企业管理者提供相关管理信息，特别是对企业决策者决策有关的管理信息。会计业务流程中数据被分割为两个部分，即主管财务的工作者对信息数据的把握以及非财务者对信息数据的利用，两者之间没有形成紧密的联系，也没有形成有效的沟通。会计信息不能全面地反映其本来面目，就会影响到会计信息真实性作用的发挥，其有限的信息反馈也会影响到企业的投资与生产经营决策，最终不利于企业的发展壮大。传统会计业务流程注重对相关财务信息的把握，将财务信息用于对资金流的控制与监督上。准确来说，企业的每一笔进账以及开支都有相应的记录，但是这些经费记录是否具备一些相应的功能，是否能够反映出企业生产实践的真实性情况则有待确定。

2.传统会计业务流程无法满足实时监控。传统会计业务流程的会计信息具有滞后性，首先会计入账凭证是在相关行为之后由业务部向财务部门报账，然后财务部门将其进行审核登记。在这整个流程中，会计数据已经完全滞后于企业的生产实践，会计数据对企业的相关业务也无法实时监督与管理。会计数据滞后，然后经过加工处理，得到的会计财务报表也将是滞后的。众所周知，会计数据需要时实时的，这样才能够保证会计信息的价值，才能够保证会计信息能够被高度重视与利用。但是由于传统会计业务流程上的相关问题引起会计数据无法及时地进行监控，也无法对其管理进行适时的改变。在会计业务流程中，相关滞后的会计信息最终将会降低会计信息的质量，影响到企业的发展，这种状况急需企业对会计业务流程进行优化处理。

3.传统会计业务流程无法探究经济活动的本质。在传统会计业务流程中主要使用的是原始凭证来加强对企业的各项活动各项数据管理，原始凭证是企业在生产经营中各项的开支数据，财务部门通过加工处理做成财务报表，财务报表将呈现出企业相关的汇总出来的所有会计信息。汇总后的会计信息整体上表现出了企业的经营状况，但是企业会计信息却无法实现对企业的经济活动的具体化反映，一些信息用户能够通过财务报表了解到大致的情况，但不能够清晰地了解企业在经营方面的具体状况，企业也无法通过这些会计数据进行企业决策以及企业战略的判断。企业在进行决策的过程中，需要将企业管理的各个方面进行综合性的权衡考虑，将其融入到企业发展规划中才能做出相应的判断。传统会计业务流程适应了当时企业发展的需要，但是随着经济发展企业发展内外部因素改变的情况下，传统会计业务流程就需要经过一些改变，需要利用新的技术新的理念来实现对会计业务流程的优化管理，提高企业的经营效率。

四、ERP环境下的会计业务流程优化

传统的会计业务流程在实践中存在着各种问题，这些问题的存在导致了企业决策信息的不完全性，企业也无法实现对生产实践活动进行适时的监督与调整，而ERP在系统思维观念的指导下利用信息技术来实现对会计业务流程的优化与管理。这种方式理念注重对会计业务流程的简化与整合，它将对会计业务流程中的各个环节进行系统化的思考，对一些没有必要的以及没有增值性的环节进行简化，从而实现对会计业务流程的优化。在ERP环境下，利用其系统模型来设计相关的表格系统，整合一些相似的会计项目，这样避免了传统会计业务流程优化中出现的各种烦琐性、重复性的问题。在ERP环境下，整合的会计业务流程通过计算机技术实现了自动化，这种自动化将有助于提高业务流程工作处理的效率。

1.ERP环境下自动收集会计数据。会计原始数据是会计工作的前提，是呈现会计信息的主要标准，在企业的生产实践中，各部门实现分工合作，每一个部门都有自己的财务数据，通过原始凭证等方式汇总到财务部门，这样就加大了财务部门在数据处理中的工作量，而且这些会计数据都是在相关经济活动开展之后才采集的。因此，这些信息在实效上是滞后的，无法对经济活动进行实时的监督。针对这些信息处理的缺陷，ERP环境下开始利用信息网络技术进行会计数据的收集，企业生产经营部门将自己的数据信息按照一定的要求输入到公司内部共享的数据库中，简化传统中的一些原始凭证环节，提高数据的利用率以及利用范围。而且通过信息网络技术能够对数据进行系统化处理，能够减少财务部门工作人员的工作强度，能够有助于信息的一致性以及完整性的呈现。在会计数据的自动处理过程中，减少了原始凭证的统计以及审核，直接通过系统来实现处理以及传输，这样财务部门能够根据系统对数据的处理分析情况进行确认，及时有效地利用了系统的会计信息。

2.ERP环境下根据事件来进行会计数据处理。传统的会计业务流程在处理会计信息的过程中主要是按照程序化次序展开，这种方式保证了各个环节功能作用的发挥，但是在会计业务中存在着各个相关的系统，处理起来相对麻烦，而且这些系统都只是对经济活动的结果进行反映，并没有对企业经营的各项经济活动的整个过程进行展示。在传统的会计信息处理上，定期地将相关信息放在报表上反映出来，这种方式呈现出历史上关于企业经营活动的信息，但是没有相对的主要信息以及次要信息，而是将其放在一个系统中。随着经济发展，在企业经营中主要信息以及次要信息之间能够实现转化，次要信息对经营活动也将造成巨大的影响。ERP环境下，对会计业务流程的管理主要是依据事件驱动，即按照某一特定事件的要求代码进行工作时，程序指令就开始执行。事件驱动注重对事件的关键特征进行描述，将能够基本上反映出事件特征的信息呈现出来，进行分类处理并计算出有用的信息。事件驱动会计业务流程方式主要是通过数据处理的相关规则将已经发生的业务事件存入到业务事件数据库中，当信息使用者需要使用数据时就需要输入相应的信息处理代码，经过加工处理相应的信息后，处理结果会反馈给信息使用者。这样就满足了信息使用者对信息的需求，同时利用信息技术也提高了信息使用的效率，减少了传统会计信息处理的复杂程度。

3.ERP环境下对会计数据进行实时报告。企业在生产经营过程中的相关活动，都会经过ERP系统中的相关业务事件进行记录并处理。在系统中，业务事件数据库存在的相关业务数据包括活动日期、参与者、资源以及相应的金额数据。在ERP环境下，会计流程优化将强调互动性，即实现用户对信息的定制，系统是由统一设计而成的，而在实施过程中客户的需求可能是不同的，客户的行业属性也会有所差别，ERP系统加工的模型中可能不会存在满足所有的信息使用者所要求的模型工具。为此，需要企业能够使用系统内含的模型工具。当系统受到会计信息使用者对系统所发出的信息指令时，系统内的报告生成器会根据信息使用者的选择进行相应的信息处理程序启动，对信息进行自动的加工处理，将其反馈给信息使用者。也就是说，信息使用者通过系统能够快速地获取相关信息，能够自动地获取实时报告。