信息化时代高校档案管理的现实需求与路径选择

林杰

（华南理工大学公共管理学院，广州510640）

信息化时代高校档案管理的现实需求与路径选择

林杰

（华南理工大学公共管理学院，广州510640）

随着信息化时代的到来，高校档案管理工作面临着新的现实的挑战。高校档案管理工作是高校日常工作的重要组成部分，能够衡量高校的管理水平。因此，主要介绍了高校档案管理信息化的内涵和基本构成，针对目前信息化过程中面临的主要的问题，提出了改善的路径。

高校；档案管理；信息化建设；现实需求；路径选择

作为高校的信息资源之一，高校档案包罗万象，主要有高校的科研、发展历程、校园管理、学校党政活动等的翔实记录，是高校的事业、历史发展的见证者，其管理水平可以作为高校管理水平的衡量标准。随着信息技术和网络技术的不断发展，信息化和高校档案管理之间的关系也越来越紧密。这就推动了档案管理的信息化发展，同样也带来了许多的新问题和新挑战。

一、信息化时代高校档案管理的内涵及构成

随着社会的不断发展和进步，档案管理信息化逐步成为了目前档案管理工作当中的重要构成部分。当下，高校对于档案资料进行统计和加工，并通过数字化的手段，对档案资源进行合理科学的分配，从而能够实现档案资源为全校师生、社会成员共同使用，这样就能够极大地开发和拓展信息档案的利用率，从而实现信息档案为社会服务的作用。可以说，高校信息化档案管理建设是在进行纸质和电子档案管理过程中，一方面不断拓宽档案的资源和类型，另一方面要不断创新和改善档案的利用方式。此方式通过应用互联网和计算及技术进行馆藏档案的数字化管理，进一步扩充这些档案管理的应用方式。在校园数字化的过程中，档案的数字化建设是非常关键的。利用信息化的技术获取、处理、分类保存、应用档案信息，提升管理档案过程中的管理效率，实现最大程度的资源共享，最终实现馆藏信息的数字化，从而使得档案管理工作进一步走向数字化、规范化进程。

通常来说，档案管理的信息化主要包括以下几个系统：（1）综合布线系统。这一系统能够满足使用者快捷、方便查询数据的需求，以及馆藏工作者对归档过程方便、快捷的要求，同时，此系统的开发要考虑系统使用的可靠性、维护简易、可扩充等方面的性能。（2）网络系统。在网络系统建设的过程中，一定要遵循可靠性、安全性、适应性、扩展性这四大目标，在进行网络设计的过程中，同样也要注意到档案服务对象的广泛性以及特殊性，要保证此系统的方便和快捷性。（3）身份验证系统。在身份验证系统的选择上，现代化档案管理系统一般选择数字证书，利用非对称和对称密码技术建立的身份验证系统可以很好保障信息无法被他人窃取，并且能够保障信息在传递的过程不被篡改。（4）数字化系统。此系统包括了数字化加工系统、微缩系统、综合管理系统。（5）安防系统。（6）档案库管理监控系统。

二、信息化时代高校档案管理的现实需求

（一）高校档案管理的效率不断提升

在传统的档案管理过程当中，管理人员通常以档案作为实体进行管理，这一管理过程工作量很大，效率极低；在检索方面更是通过手工检索，由工作人员进行记录查找，再根据记录到库房进行查找，不但耗费时间又耗费人力。如果进行信息化管理的话，档案管理工作就能够实现自动化、实时化、共享化，只要把信息进行录入，就能够多次使用，并且进行数据的共享，只要通过网络，使用者就可以进行及时快捷的查询。另外，在进行档案数据统计过程中，可以省略人工测算的步骤，信息化技术能够使档案信息的利用更加方便、容易，可以大大提高工作效率。

（二）能够促使档案工作者的业务水平不断提升

档案管理的信息化过程能够使得档案管理管理工作人员有充分的时间进行业务钻研，学习相关的科学管理知识，在工作的过程当中不断创新开拓，提升自身的管理水平。如果实行信息化管理，档案工作人员就能够从繁杂的人工劳动中得以脱身，减轻了工作强度，节省了大量的时间，这不但有利于档案管理工作者的工作心情和工作状态，更能够体现出现代管理中“以人为本”的管理理念。

（三）能够不断的深化高校制度改革

目前，我国高校制度改革不断深入，高校制度在不断发生变化，制度改革导致了人才流动频繁、管理事务多样化、档案文本多样化等问题，在解决这些问题时，信息化管理能够充分凸显出其优势。以人事档案管理为例，随着认识制度改革的深入，高校用人制度也在不断的改变，合同聘用制打破了终身制的瓶颈，人事制度改革造成了频繁的人员流动。一些人员的代理人事制度解决了以前的被动局面，将人事档案交到为人才进行服务的机构进行专门的管理，在选择了新的岗位之后，工作人员可以履行签约，并进行解除聘用合同的手续，在此过程当中，员工人事档案传递的过程不会受到影响。在高校进行人才招聘时，只需要通过网络平台，从人才机构的信息网上下载所需专业人才的档案和基本信息，并进行保存就可以。在实行信息化管理档案之后，信息档案能够取代实体管理，减少在档案查询的过程当中带来的各种不便利。随着信息化的不断发展，高校能够直接将档案信息上传到网上，在进行管理的过程当中，也可以随时把信息进行上传，不但有利于档案管理，同时也加强了档案的实时性。

（四）纸质档案得到更加妥善的保护

当下，高校的档案管理都是到档案收藏室进行纸质档案的翻阅，并从中抄录相关的文件信息或是进行相关内容的复印。但是，不同部门的职能有所不同，利用档案的部门又很庞杂，对于同一条信息，可能会有多个部门会进行重复的查阅，这样不仅会浪费时间和人力，影响查阅的效率，并且会加速纸质档案的损坏。纸质档案是最为原始也最为有力的证据材料，其客观性毋庸置疑，因此，保护纸质档案就十分重要。档案的利用频率十分高，在工作的过程当中，很多档案会被重复多次的查询，在有争议或是需要审核内容时，档案翻阅的次数更多，在一些问题有异议时，档案可能需要多次查询翻阅，在多次查询翻阅、反复拆装的过程中，档案的损坏速度急剧加快。如果实行信息化的管理手段，档案信息就可以在数据库中获取，这样就会减少档案管理人员和纸质材料之间的接触，也就减少了人为磨损，这样既有利于纸质载体的保管，同样也能够延长纸质材料的寿命。

（五）档案管理信息化之后，档案管理的社会价值随之不断提升

信息化管理最大的特征就是信息的公开化。封闭的档案管理模式限制了档案信息的传播和流通，阻碍了社会中有需求的人对于档案的需求，从而会影响信息的传播，就会在一定程度上影响社会财富的创造，导致了在我国不断改革开放的今天，档案受到的重视越来越小。据统计，我国的信息档案在流通的过程中，有超过五成的人和部门无法及时获取所需档案。可见，封闭的档案管理模式已经无法符合社会改革的需求，与我党在新时期的管理战略是相违背的。实行档案管理信息化，可将档案管理和信息技术以及市场发展需求进行有机结合，深化服务的内容和内涵，不断丰富和拓展服务领域，真正实现档案信息的合理运用，发掘出档案中的知识价值，有利于信息的交流，部门之间相互的合作，为社会的各项事业提供良好服务。

三、信息化时代高校档案管理的路径选择

通过分析档案信息化的显示需求，找到了我国目前档案信息化存在的瓶颈，结合信息化的特点，笔者提出了下述的优化路径。

（一）加强信息化的宣传，提升对于信息化的重视

在我国高校档案管理信息化建设过程中，不仅仅简单的需要信息化技术，更重要的是学校领导和相关的档案管理部门领导要充分认识到信息化管理的重要性，树立起正确的信息化管理理念和思想。在档案管理过程中，要不断引进新技术，不断更新信息化管理技术和手段。虽然利用现代信息化管理技术取代旧日的手工劳动是一个循序渐进的过程，不是一朝一夕就能完成的，但是在改变的过程当中，要利用现代化信息化的档案管理思想和理念进行指引，因而，在目前的高校档案管理时，转变落后的管理方式是十分重要的。为此，学校要做好信息化管理的宣传工作，提升全校人员对于档案管理的认识，在宣传的过程当中，可以改变学校领导重视科研轻视档案的问题。做好档案管理信息化的进展宣传，并及时地把信息化过程中遇到的一些问题进行汇报，争取政策上更大的支持，为推进信息化建设打好基础。

（二）制定出符合学校实际情况的档案管理制度和模式

与社会其他部门相比，高校的档案管理有着自身的特殊性，因此要结合实际，设定符合高校的档案管理模式。如会议记录管理、教师工作量管理、进修情况管理、学生健康标准实施等各方面的管理。正是由于存在这些与众不同的方面，对于普通的档案管理制度来讲，是有一定的局限性。因此，要根据高校的特点，建立起专门针对高校的档案管理制度，只有这样，才能做到有章可循。

（三）加强档案管理的标准的建设

标准化可以说是体现档案管理现代化的前提和基础。档案资料信息想要实现管理过程中的信息化、网络化，就必须要先解决档案信息处理过程当中的规范问题。当下，我国高校档案管理在管理思想、管理手段上都有一定的问题，正是由于这些问题，严重制约了我国高校档案信息化的建设脚步。想要不断推动高校档案管理的信息化进程，能够让档案信息资源发挥出最大的社会效益，高校档案管理部门就要不断加强高校档案管理的规范建设。作为社会档案事业系统中的一个重要组成部分，必须把高校档案管理工作纳入全社会系统中进行考虑，从而更好地进行标准化。如果不遵循标准化规则，在运行的过程就会举步维艰。因此，必须要建立起档案管理的标准和规范，才能够有利于高校档案的信息化管理和信息资源的广泛共享。

（四）完善高校档案的内容体系

根据高校档案管理的实际情况，高校档案管理的内容体系一般包含教学、科研、管理、财务、公共设施和其他，在这些大的类别又可以细化出若干个小的项目。此外，高校档案管理的内容体系形式也应该多样化，如纸质文字材料、影像材料、声音材料等。因此，高校的档案管理归档内容应当建立起科学规范的档案内容体系，从而促进高校档案管理工作的系统科学发展，充分发挥档案管理的整体功能，提升档案利用的价值。

（五）加大资金投入力度，加强相关硬件、软件设施配置

由于信息化建设过程本身就是一项资金密集型的工程，需要进行大量资金的投入来购入相应的硬件和软件设备，所以在档案管理信息化的过程中，尤其是在初期，其建设必然是一项高投入的工作。如果资金紧缺必然会影响相关软件和硬件的基础建设，导致设备滞后，影响甚至延迟信息化的过程。当下，我国高校的信息化管理建设过程中，虽然已经奠定了一定的基础，但是总的来说还是处于一个比较低的水平，一些高校档案室设施还非常的不完善。尤其是在一些招生情况较差的高校，档案室甚至只有最基本的基础设施，一些高校的档案室甚至是处于应付的状态。从档案管理工作信息化的需求看来，目前我国的高校档案管理的存储、传递、网络化等方面和档案信息化管理仍然存在着很大的距离。因此，高校的档案信息化管理建设还应当加大对于基础设施的投入力度，从而加速整体的前进步伐。

（六）提升档案管理工作人员的职业素养

和其他普通档案相比，高校档案具有其特殊性，如涉及范围宽广、工作量巨大等。加上档案管理工作本身就是一个系统的过程，涉及到了各个方面的工作，学科交叉十分的明显，尤其是在当下科学分化和高度综合发展的情况下，对于高校档案管理工作人员来说，只具备档案学的相关专业知识是远远不够的。况且，高校档案管理人员大部分并非档案专业出身，专业能力十分欠缺，急需提升。结合档案管理人员的专业能力现状，笔者认为，有三种路径提升专业能力：首先，提升思想认知，转变管理人员的传统管理思想，提升对于信息化的认识；其次，加强专业培训，进行持续的业务知识学习；最后，引入高素质的档案管理相关人才。

结语

随着社会的不断发展和进步，信息化也在不断迅速发展。信息化的快速发展，为高校档案的管理工作提出了新的要求。在知识经济条件下，我们每个人都享受到了信息化带来的便利，同时也受到了信息化带来的挑战。在机遇和挑战相互作用的情况下，我们更应该把握好高校档案管理的发展方向。只有选择正确的发展路径，才能够推动高校档案管理工作的不断进步，实现档案的社会价值。

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[责任编辑 柯黎]

G647.2；G270.7

A

1673-291X（2017）26-0163-02

2017-05-20

2015年度华南理工大学中央高校项目“信息化背景下高校基层科研档案管理的问题及对策研究”（-x2ggD2157380）

林杰（1981-），男，广东广州人，硕士，实验师，从事计算机应用、科研管理研究。