浅谈医院财务档案管理存在的问题及对策

刘 娟 / 安徽省泗县人民医院

浅谈医院财务档案管理存在的问题及对策

刘 娟 / 安徽省泗县人民医院

医院的财务档案是医院档案的重要组成部分，它是一个单位进行经济活动的原始记录，直接反应医院各项经济活动的收支情况。财务档案是否真实、齐全、准确、完整。直接影响到领导的决策和医院今后医疗事业的发展。随着我国医疗卫生体质改革的不断深入，医疗市场的竞争与日俱增，作为为决策者提供真实正确原始资料的财务档案，在医院改革发展中显得尤为重要。该文对目前医院财务档案管理存在的问题进行分析，提出加强医院财务档案管理的几点看法。

医院管理；财务档案；科学管理；审核监督

医院财务档案是医院管理、医疗、护理、科研、教学和后勤保障等全面工作的经济反映，是医院财务部门及财务人员在经济活动中直接形成的并按照统一规律保存起来备查的财务凭证、财务账簿、财务报表等财务核算材料。是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分。规范医院财务档案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行为的发生。因此，医院财务档案管理是医院财务工作的一项重要内容，必须加以重视，以便进一步提高医院财务档案的管理水平。

1.医院财务档案的特点及作用

1.1 医院财务档案的特点

医院财务档案是医院档案的重要组成部分，具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点，医院财务档案的特点主要表现为来源的广泛性、内容的专业性、形成过程的严密性、行业的特殊性等。

1.2 医院财务档案的作用

财务档案作为一种经济档案，有着不可替代的作用。首先医院要对外报送真实准确的财务信息，其合法经营的全部经济活动和经营成果都储存在财务档案中。其次，医院对外融资及投资等活动都需要向协作单位提供几年的有关财务数据，而财务数据也都来源于财务档案。再次，上级主管部门的统计数据也有相当一部分来源于财务数据。不仅这些离不开财务档案，而且随着医院卫生经济的快速发展，医院的业务活动更加多样化和复杂化，财务档案则保留了全部经济活动的痕迹，为日后分析经济情况、总结经验教训提供依据。因此，只有加强医院财务档案的科学管理，才能发挥医院财务档案的重要作用，保证为国家、社会、各种机构和单位领导提供及时、准确、全面、高质量的财务信息。

2.医院财务档案科学管理工作中存在的问题

2.1 部分医院领导重财务业务，轻财务档案管理

部分医院对档案管理工作的重要性认识不够，管理机制不够规范，由于档案本身不能带来直接经济效益，造成有部分医院领导及财务人员对财务档案工作重要性认识不够，没有设置专门的档案管理部门，财务档案没有专门的地方存放，有的医院虽有设置，但也只注重内部财务项目的实施，相对忽视文件材料的汇集、整理和归档工作，甚至认为财务工作过程中大量原始凭证的整理是一件浪费时间和精力的事情，没有把财务资料的整理归档工作列入议事日程。形成财务人员对财务业务非常熟练，但对档案知识，特别是对财务档案规范性原理标准知之甚少。也没有参加过财务档案管理知识的培训与学习。不少医院重财务业务，轻财务档案管理，存在财务业务与财务档案管理相脱节的现象。

2.2 财务档案管理制度有待改进和完善

很多医院财务档案管理制度不太完善，以至于档案的收集率很低，信息不能获得有效的共享。财务资料是医院财务核算过程中形成的记录和反映经济业务的发生、执行情况的资料，是财务档案的组成要件，其收集装订是由财务机构的财务人员来完成的，因此财务档案的质量取决于财务人员对财务资料的审核监督及收集装订工作。但实际工作中由于财务职能的弱化，财务的监督职能未能很好的发挥作用，不能确保财务资料的真实、合法、或者是合法的财务资料掩盖了非法的经济行为，造成档案利用价值不大。很多医院虽然档案管理比较健全，人员的权利和责任也划分的比较明确，但是财务档案管理工作却没有一套完善的管理制度，人员的考核和职责划分等都比较混乱。一些具有使用价值的财务资料因为没有很好的收集而丢失，档案的共享性更是无从谈起，使财务档案无法服务于医院的各项管理。

2.3 信息收集不规范，无法综合利用

很多医院在对档案信息进行收集时，收集手段不够规范，收集速度也相对较慢。在进行财务档案管理时，要根据财务档案的性质由相应的职能部门来完成。但是很多医院在对财务档案进行收集时规范性很差，主要表现在财务档案收集不完整，移交手续未按照规定要求执行，收集到财务档案之后未对档案进行归类、细化和归档。以至于收集到的档案价值性极差，对医院财务档案管理工作的质量产生不利影响。

2.4 财务档案销毁难

医院财务档案的销毁是档案管理一系列工作中不可缺少的重要一环。实际工作中这一环节往往不够重视，不按《中华人民共和国会计法》规定的期限进行销毁，许多医院的财务档案已超过保管期限，也不愿意销毁，存在无人愿销、无人敢销的局面。究其原因，一方面是数量大，开展工作需要花费大量的人力物力；另一方面是鉴定销毁缺乏可操作性的规定，大量的陈年旧账既占据了有限的空间，又影响了档案整体工作的质量和效果。

2.5 缺乏专业的财务档案管理人员

现在许多医院没有专职的财务档案管理人员。大多由会计人员兼管，由于会计人员只熟悉本专业知识，没有经过档案专业知识的专门培训，使得整理出来的财务档案案卷质量不高，内容填写不全，排列不整齐，装订不规范，整理出来的会计档案达不到规范化的标准，不符合档案管理的要求，更谈不上进行科学化的管理。

3.完善财务档案管理的对策

3.1 完善档案管理的体质建设和制度建设

医院应制定相应的措施，根据《档案管理办法》、《电算化工作规范》并结合实际，建立健全一整套相关制度。采用先进手段和科学方法保管档案，定期开展对财务档案管理工作进行检查，检验财务档案管理工作的情况，可以对相关工作人员制定工作考核细则，将此考核情况纳入员工的绩效考核范围内，通过考核工作人员可以发现不足，充分发挥其工作的积极性、主动性和创造性，对当前财务档案管理工作进行改进和完善。

3.2 规范化收集及处理财务档案

财务档案管理人员要按照档案局的要求将财务档案规范地定期移交到医院的档案管理机构。办理移交时，必须监交人、移交人、接交人同时在场办理交接手续，双方应清点会计档案是否齐全、完整，账目是否相符，案卷整理是否规范，交接凭据应一式三份，双方科室各保留一份，存档一份。医院领导要重视财务档案收集工作，督促各业务科室配合好财务档案收集工作，提供各种有利条件，便于档案管理人员快捷的对档案、文件进行收集，同时要对财务档案的收集情况进行不定期的检查。在整理资料时如果发现资料遗失，要采取必要的手段进行补救，只有财务档案收集规范化，财务档案管理工作才能规范化。会计档案的鉴定及销毁，要按照财政厅、国家档案局《会计档案管理办法》相关规定，医院要根据财务会计工作中的实际情况，制定出适合会计档案鉴定及销毁的规章制度，并且编制会计档案鉴定及销毁清单，由会计部门与档案部门提出鉴定及销毁的书面意见。会计档案保管期满，需要销毁时，档案部门提出详细的鉴定及销毁清单，并与医院财务会计部门共同鉴定后进行销毁。档案、财会、审计、保卫等部门要共同派员监销。

3.3 加强医院财务档案的现代化管理

要使会计档案管理工作的规范化，就要不断改进财务会计档案工作的管理方法。会计档案工作已经从原始的纸质财务会计档案，发展到磁质和电子的财务会计档案，由于电子系统财务会计数据易被修改。所以要严格执行计算机授权权限，严格执行医院财务会计管理人员的审批制度，对医院财务会计数据及时备份、及时维护，以防止病毒侵害和人为恶意的修改，导致财务会计信息损失和破坏。使用磁盘、光盘等电子介质来存储会计报表和账簿时，要对存储介质进行编号，通过一定的标注来对档案资料进行分类，采取措施保证存储空间得到有效的压缩，最大限度的降低存储成本。

3.4 加强培训，培养双面人才

会计档案是医院档案管理工作的一个重要组成部分，无论从会计档案的内容、财务会计档案的数量，还是财务会计档案保密程度上都是非常重要。为改善会计档案保管的条件，确保会计档案的安全和完整，及时完善会计档案管理的规章制度，要不断加强人才队伍的建设。医院要配备既具备档案的管理知识，又有会计知识和计算机知识的会计档案管理队伍，要以开发会计档案的价值为目的、为医院财务会计工作、医院审计工作和制定经济政策提供服务。医院财务不仅要建立合理的财务会计档案管理人员的绩效考核评价规定，也要对计算机信息化技术人员进行一定的档案管理工作、财务管理工作知识和技能的介绍，使其了解财务会计档案管理工作的重要性，以更好地为会计档案管理信息化提供技术支持。

4.结束语

医院在进行日常的发展过程中，应充分发挥财务档案的潜在作用，利用各种财务基础数据资料，分析研究医院的经济发展和财务运行的特点，以及存在的不足，研究分析财务管理对策，为领导决策服务，为医院建设服务。所以医院必须要重视财务档案管理工作的重要性，正视在档案管理工作中存在的问题，并找出问题的原因，通过有效的管理来解决这些问题。只有档案管理工作收集规范化、硬件建设到位、人员业务素质过关，才能保证医院财务档案管理工作的效率。

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