浅谈信息化时代档案管理人员应具备的素质

2017-12-09刘延平山东省邹平县居民医疗保险管理服务中心

大陆桥视野 2017年14期

刘延平 /山东省邹平县居民医疗保险管理服务中心

浅谈信息化时代档案管理人员应具备的素质

刘延平 /山东省邹平县居民医疗保险管理服务中心

目前信息化、网络化、数字化已经逐渐渗透到各个领域的工作中，尤其是在国家档案局要求的全面实行档案信息化政策的推动下档案管理工作走向信息化管理已经成为其必然的发展方向，在此条件下原有的档案管理队伍必须要从强化自身知识、掌握最新技能、熟悉管理内容来保证自身拥有信息化档案管理所需要具备的专业素质，这种纸质档案向电子文件过渡的管理工作发展模式虽然为相关工作人员带来了挑战，但是在实际中也为其带来了新的发展机遇。

信息时代；档案人员；素质

一、信息时代下的电子档案

人类已快步走人信息时代，信息时代给人们的工作生活都带来了巨大的变化。生活在信息的世界里，我们在互联网中享受着信息快速传播的便利，享受着便捷获取信息的福利。电子档案是档案工作中的新模式，它是信息时代的产物。随着现代科学技术的发展，档案管理工作必然走向电子化，电子档案是档案工作顺应潮流、与时代接轨的媒介，同时我们也意识到，只有提高个人素质才能跟上时代发展的脚步。

(一)电子档案的特点

电子档案具有收集迅速高效、查询利用方便、系统依赖性等特点。首先，依靠着互联网及信息技术，档案工作人员可以利用扫描、微缩、摄影等方式将有价值的信息快速录人，计算机的智能可以有效降低人工录人的错误率，保证录人信息的真实与完整，为档案的利用工作提高了可靠的前提保证。电子信息技术能为档案的鉴别工作提供高效鉴别的服务，这也为档案管理人员的筛选工作减少了负担、提高了效率。其次，电子档案录人信息载体后，版式统一，便于查询利用，电子信息系统具备的搜索功能更是为查询工作节省了不必要的翻阅时间。脱离了纸质载体，信息的传递更具有灵活性，利用互联网的传递也更快捷便利。再次，电子档案也存在一定的局限性，它必须依赖信息载体，如电子计算机、uBS闪存盘等工具，才能实现信息的读取与传递，另一方面，“计算机识读不相兼容的应用系统生成的电子档案时必须借助转换程序，有时可能造成原文件格式的丢失，有时这种转换时相当困难的”，若设备受限则会影响档案信息的利用。

(二)电子档案与传统档案的区别与优势

古代记录信息的方式有打绳结、刻甲骨、刻竹简等，造纸术发明后，纸张这一载体成了人类记录信息的主要方式，而走人信息时代后，电子式的记录则显示出了更大的优势。传统档案依赖纸张，记录在纸张上的档案脆弱、厚重，缺乏电子档案易保存、易复制、易传递的优点:纸张档案若管理不善，则会遭遇如台北故宫文物被雨水侵蚀的打击，可为需要档案的人群提供完整的信息，而非公开的电子档案则可以在信息技术的支持与保护下实现更好的保密，利于机密档案的保管;需要获取异地档案时，纸张需要通过实体物流转运，而电子文档则仅依靠互联网便可以轻松快速地完成传递，节省了时间与财力消耗。

(三)电子档案的发展趋势

信息技术产业是主导国家、世界经济发展的重要产业，软件技术、软件产品的迅猛开发给档案管理工作开辟了高效便捷的工作道路。展望电子档案的发展前景，电子档案以其自身独特的优势逐渐成为档案管理中的重头戏之一，随着科学技术的迅猛发展，电子档案将向自动化、系统化、网络化发展，将会被更广泛、更高效、更便捷地利用，掌握电子档案管理技术的档案管理从业人员将会更多，为电子档案服务的软件、信息平台也会更完善，电子档案工作将会稳定地、持续地发展。

二、信息化背景下对档案管理人员素质提出的新要求

（一）政治素质

档案工作的政治机要性和强，但这也往往是企事业单位档案管理部门容易忽略的地方。档案管理人员必须讲政治，因为他们直接管理着党和国家、单位的重要机密，没有一定的政治觉悟和工作责任感是无法做好档案保密和管理工作的。随着信息化时代的到来，档案管理人员掌握档案信息的方式更加灵活，而档案信息的泄露途径更加多样，一旦由于档案管理人员工作疏忽或者“口不把门”，有意或者无意造成档案信息的泄露，将可能会给国家、单位或相关关系人带来不可估量的伤害或损失，也会是单位相关工作变得被动。因此，政治素质是信息化背景下档案管理人员应当具备的首要素质。

（二）专业素质

信息化时代的到来简化了档案管理的程序和内容，一些原本需要人工处理的管理项目交由网络计算机处置，大大减轻了人工的投入，也提高了档案管理的效能。因而有些档案管理人员出错误的认为，现在的工作都交由电脑去做，自己不需要再想过去那样掌握档案的收集、编排、归档、存放等工作，也日渐疏忽了专业技能尤其是基础性的理论知识和专业知识的学习和训练，这种想法是万不可取的。相反，信息化背景下的档案管理人员需要进一步提高自身的专业素质，不仅需要掌握传统的档案编排管理的方式方法，还应当掌握一些网络信息化时代的档案信息管理新手段、新办法，只有如此，才能更好地适应信息化时代给档案管理工作提出的新要求和新挑战。

（三）信息化素质

档案管理信息化要求档案管理人员除具备一定的档案管理基础理论与方法外，还应当具备较高的计算机知识和信息化操作水平，只有这样才能顺利的适应档案信息化管理的要求，更好地为企事业单位服务，因此，档案管理人员不断加强学习，提高自身的信息化素质尤为重要。具体来说，首先应当掌握基本的档案管理信息化理论和知识，知晓信息化管理的各个环节要求和操作规程，能够正确使用本单位的档案信息化管理系统。其次，在正确使用、熟练掌握的基础上，还应当具备一定的技术创新能力。由于各个单位的档案管理情况不同，档案使用的要求也不尽相同，在档案管理的过程中，档案管理人员可能会遇到很多新的问题，面临很多新的挑战，这就需要档案管理人员善于阐发思想、重组知识结构，主动的寻找解决问题的方法和途径，以便更好地做好档案的管理和使用工作。

（四）道德素质

由于档案管理部门长期处在局限性和封闭性的环境中，与外部接触有限，直接创造经济价值的机会很少，因而很容易被单位领导忽视。因此，需要不断加强档案管理人员的思想道德素质，使其树立坚定的理想信念和良好的职业道德。这是单位实施人才竞争、增强单位活力的客观要求，但也往往造成档案管理人员的不满，因此单位领导应当及时关注这一问题，发现并理解档案管理人员的苦衷，在政策上给予一定的优惠，而作为档案管理人员，也应当正确认识这一客观事实，提高自身的道德素质，以强烈的事业心和高度的责任感继续做好档案管理工作，发扬爱岗敬业精神，不计较个人得失。只有这样，才能更好地提高自我，争取更大的进步。