影响档案查询效率的原因及解决对策

唐小华

摘要：目前，虽然科学技术和管理水平有了极大的进步，但档案查询依旧较为困难。本文指出了影响档案查询效率的原因，并且给出了相应的解决方案。

关键词：档案查询；档案管理；制约因素；对策

档案虽然不能直接带来经济价值，但对社会的发展有着重要意义。做好档案管理与查询工作对社会发展非常必要。

一、影响档案查询效率的原因

1.档案管理部门领导档案意识淡薄

部分档案管理单位的领导人员档案意识淡薄，没有对档案管理工作给予足够的重视。有的领导人员认为档案工作可有可无，不过就是一些抄抄写写的工作，也不能为单位带来直接的利益或业绩。在这样的工作态度之下，档案工作失去了规范，导致许多珍贵的档案遗失，许多应该整理的档案积压下来，再查询十分困难。

2.开发利用工作滞后

档案记载了许多珍贵信息，进行良好的档案管理的目的就是为了整理归纳这些珍贵信息，将其中的价值开发出来。然而许多单位没有对此进行有效的开发利用，没有进行档案编研工作，让档案处于静止的状态。部分单位虽然进行了档案编研工作，但步骤凌乱，脱离单位的具体情况，这样也不能将档案的价值开发出来。进行档案编研工作需要确定好出发点，立足于单位工作和职工两个方面，全面而真实地开发档案的价值。另外，这些开发利用意识淡薄的单位往往缺少将档案信息投入社会服务的意识。例如：编写档案只参考史料内容，选题与选材上刻板，编研成果价值低下，可利用率不高，并且往往用较长的时间进行编研工作，时效性也跟不上社会发展的要求。

3.管理人员水平不高

许多负责管理档案的工作人员学历相对较低，大多不是相关专业毕业的，对管理档案的具体步骤不是十分清楚，档案管理工作落实程度较差。这种现象在年轻的档案管理者里较为明显，而年纪相对较大的档案管理者虽然有着多年的管理经验，但乐于积极学习先进管理理念的却十分少有，大多沿用多年前的管理方案，难以将档案的价值发掘出来，使这些珍贵的信息无法为社会发展做出贡献。

4.资金投入不足，设备陈旧

原始的档案工作采用手工抄写的方式进行。而随着时代的发展，这种陈旧的方式已经渐渐脱离了人们的使用范围。然而，许多地区并没有跟上时代发展的脚步，依旧沿用着较为落后的管理方案，使得档案无法变成灵活应用的信息而被人们轻松查阅到。造成这一问题的原因是有关部门的重视程度不够，没有为档案管理单位配备合适的软硬件。许多档案管理单位虽然已经具备了计算机和互联网，却没有配备相应的软件系统，信息的关联性没有有机整合起来。档案虽然传输到了互联网上，却处于碎片化的状态，难以进行利用。如果对档案的名称不够熟悉，很难查询到档案的具体信息。

二、加强档案管理的对策

1.提高投入，建设平台

有关部门应该重视档案的价值，加强对档案管理事业的投入，引入先进的软件，帮助各个单位构建档案管理平台，让检索查询的功能更加完备，让档案信息服务的范围逐渐扩展。这样在实现管理標准化的同时，也促进了信息资源利用的一体化，将各个单位的档案整合起来，为日后的档案编研工作打好基础，也为社会发展提供了信息资源。

2.加强领导，培养意识

有关部门领导应注意档案管理的重要性，将重要性传达到基层部门，对广大从事档案管理的基层工作者做好思想建设工作，帮助其树立踏实肯干、服务大众、求真务实、爱岗敬业的职业精神，使其以更加饱满的精神投入到档案管理工作中。同时，档案管理单位要对档案管理工作提出优化创新策略，提高本单位的档案管理及利用水平。

3.加强培训，提高素质

提高档案管理工作者的水平对推动档案管理工作的开展具有重要意义。在招聘档案管理工作人员时，相关部门应把好素质关，尽量选取相关专业毕业的学生。对于已经在工作岗位上服务的档案管理工作者，也不能疏于培训，要定期为其提供培训的机会，将最新、最快捷的档案管理方案和理念传递下去，全面提高每一位档案管理工作者的素质。

三、结语

要提高档案管理查询的便捷程度，相关部门需要从两个方面入手。首先是通过配备相关设备，提升人员素质，提高档案管理的水平；其次是构建档案资源共享平台，利用互联网及大数据的优势，将所有的档案整合到统一的平台中，以促进档案管理查询的便捷化。

参考文献：

[1]陈志婷.提高基层档案管理工作效率对策探讨[J].办公室业务，2017（13）.

[2]梅杰.关于加强企业科技档案管理工作的对策与措施[J].新疆有色金属，2016（5）：94-95.endprint