高职院校品牌专业档案管理问题诊断及策略研究

田姝

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2017.30.222

摘 要：以高职院校品牌专业的档案管理为研究对象，对品牌专业档案管理的重要性和必要性进行了论述，深入分析了当前档案管理工作出现的诸多问题，如档案管理意识的薄弱、档案管理设施的滞后、档案管理机制的不健全等，明确指出档案管理不到位对专业发展的不良影响，还分析了以上问题产生的主要原因，并就解决问题提出了专业的建议。

关键词：高职院校 品牌专业 档案管理

中图分类号：G647；G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）10（c）-0222-02

随着就业竞争力的持续性增长以及我国对高职院校专业的特色化要求逐渐增强，品牌专业的建设成为了当今我国高等职业教育院校发展的重中之重。品牌专业的建设有助于专业人才的培养，在很大程度提高了高职院校的就业率和竞争力。因此，高等职业教育院校越来越认识到品牌专业建设的重要性。

而档案管理工作就是高职院校品牌专业建设的基础和重要保障。档案管理工作是否到位直接关系到品牌专业的建设与发展。品牌专业的档案管理主要是指将品牌专业从创办到发展积累下来的一系列有关教学、科研、各种培训等文字资料、音频资料、图片资料、视频资料进行归纳与整理。品牌专业的发展水平、个性特点、科研成果等均可以在档案管理过程中详实地体现出来。近年来，高职院校普遍认识到品牌专业的档案管理工作是不容忽视的，一些档案管理具体的工作得到了进步与发展，但是在有些方面仍然存在着诸多问题和不足。

1 高职院校品牌专业档案管理的重要性

高职院校品牌专业档案是使外界充分认识本校品牌专业特色和发展的窗口，可以有效提升品牌专业的社会影响力。同时品牌专业档案是品牌专业发展的力量源泉。高质量和高水平的档案管理能够将品牌专业从建立到发展的点点滴滴逐渐积累下来，帮助专业建设人员总结经验教训，在关键时刻决定专业发展的方向，从而打造出自己的办学特色。专业档案中的部分资料也可以运用到教学运行之中，为品牌专业教学管理提供良好的支撑，因此，高职院校品牌的档案管理工作应当受到高度重视。

2 高职院校品牌专业档案管理的问题诊断

2.1 品牌专业档案管理意识相对滞后

通过对部分高职院校的走访调查，我们发现，大多数的高职院校尽管相当重视品牌专业的建设，但是在考量品牌专业建设时，往往将眼光驻足于该专业的就业率，以就业率的高低来评判品牌专业的优劣，而专业档案管理的工作往往被忽视。有些专业负责人认为，品牌专业的档案管理工作主要是分类保存，并不需要太高的技术含量。正因如此目前大多数的品牌专业的档案管理者并不具备档案管理的相关知识和技能，甚至许多品牌专业的档案也并没有安排专人管理，而是由普通的教务人员代为管理。由于没有独立、完整的品牌专业档案管理部门和具有专业知识技能的档案管理者，从而导致品牌专业的相关资料堆砌、乱放、遗落等现象频发，不能得到及时梳理、归档和储藏，进而导致相关工作不能顺利进行和开展。

2.2 品牌专业档案管理的设施落后

随着科技的进步以及信息技术的普及，与传统档案管理工作相比，现代的档案管理工作已逐步发展为信息化管理方式。纸质档案转化为照片扫描件等数字化档案。再将图片、资料、记录、音频、视频等信息存入电脑，以数字化的形式将档案的相关内容进行呈现，档案管理人员通过在电脑上操作对相关电子文件进行整理和归档，便于统计、检索和应用。利用品牌专业的网站平台按照不同级别的权限向用户开放，实现不同教师不同学校资源共享。但是，很多高职院校的品牌专业并没有针对档案管理配备专用电脑、扫描仪、移动硬盘等必备设施，也没有设立专门的品牌专业档案室或者档案室规模较小，档案储藏柜和消毒器等保护设施也有所缺失，使得品牌专业的相关档案不能得到有效的归纳、消毒与保护。除此之外，相关档案管理人员对于数据库和云平台等相关先进数据存储方法和专业知识掌握并不熟练，而是依然延续了传统的档案管理方式方法，直接导致工作效率低下。

2.3 品牌专业档案管理的机制不健全

由于部分高职院校的相关负责人对档案管理重视程度欠佳，品牌专业的档案管理机制往往不够健全。因为没有相应的规章制度和问责机制，相关材料的整理与保存没有专门的负责人。而无人负责、无人监管的现象甚至会导致部分资料的老化、破损、丢失等各种紊亂的现象。这样的档案管理不但不能够为品牌专业的建设和发展提供服务和支持，反而给专业建设发展带来了诸多的困扰。

3 高职品牌专业档案管理的策略探究

3.1 提高品牌专业档案管理的意识

高职院校应该从根本上提高品牌专业档案管理的意识。众所周知，档案管理工作较为纷繁而复杂，涉及到方方面面细微琐碎的事项。作为学校乃至二级学院的负责人应当在重视品牌专业建设的同时，加强对品牌专业档案管理的重视程度，把档案管理纳入到专业建设的计划中，将其作为品牌专业发展的重要事项去抓。在教师队伍中，大力宣传品牌专业档案管理工作的重要性，使广大教师提高品牌专业档案管理的意识，调动他们积极主动地参与学校品牌专业资料的收集工作。此外，对于每个品牌专业都应当设置专门的档案管理人员，通过组织培训、学习等多种方式方法加强档案管理人员对品牌专业档案管理的认识，充分了解品牌专业档案管理的价值所在，不断学习并总结经验，提高数据收集和档案管理能力，从而提高档案管理质量和水平。

3.2 加强品牌专业档案管理的设施建设

目前，在传统纸质档案管理的基础上，档案管理更多地采用了资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化的管理形式，因此，高职院校对品牌专业档案管理过程中应该加强管理基础设施的建设。建立专门的品牌专业档案室，配备专用电脑等必备硬件设施，将有关教学、科研、培训、会议等文字资料、音频资料、图片资料、视频资料进行甄别与筛选，存储到电脑，从而促进存储和查阅工作的进行。除此之外，高职院校还应该为辅助档案管理的信息化添加相应的其他硬件设施和软件设施，如扫描仪、打印机以及档案管理软件等，有效实现高职院校品牌专业档案管理的信息化，从而方便资源的共享以及日后的数据提取和使用。

3.3 健全品牌专业档案管理机制细化考核方式

学校应该构建一套完善的档案管理制度，构筑一套科学、系统、完整的管理体系和评估方法，对品牌专业档案管理工作进行及时监督、监管。并且相关负责人应当适时督促品牌专业的档案管理者积极的参加培训活动，从根本上增强档案管理者的知识储备和专业技能，使档案管理者的各个事项都做到有章可循，从而缓解目前档案管理工作紊乱的情况。另外，档案管理工作是一项纷繁而复杂的工作，高职院校在部署档案管理工作时应该将工作落实到实处，建立健全各人员之间的职责协调机制，避免出现品牌专业资料和数据的丢失、破损以及遗漏现象。

4 结语

高职院校品牌专业的建设离不开档案管理，档案材料是高职院校品牌专业建设的重要载体，是外界充分认识品牌专业的窗口和工具，是一项任重而道远的工作。品牌专业档案管理是高校“数字化校园”建设的重要组成部分。高职院校只有在日常工作中加强对档案管理工作的重视，才能使品牌专业的档案管理工作落实到实处，步入规范化、系统化、智能化以及科学化的轨道，从而更好地为品牌专业乃至高职院校的建设和发展提供优质、快捷的服务和支持。

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