现代信息技术对企业档案管理的影响及其应用研究

寇晓卫

摘 要：现代化技术的发展和普及给人们的生活与工作带来了巨大的转变，同时也产生了巨大的生产推动作用，极大的强化各项工作的质效水平。尤其是当今时代信息大爆炸，企业档案管理所需要应对的工作量极具膨胀，传统档案管理模式不再适合当下的实际情况，这也促使了企业档案管理对信息技术的融合。据此，本文针对企业档案管理信息技术的影响进行了阐述，并就信息技术在企业档案管理中的具体应用进行了分析，希望可以有所助益。

关键词：档案；信息；资源；效率；管理

企业档案管理的主要对象是人事信息、项目资料以及财务数据等，涉及内容复杂多样，总量规模也十分惊人。尤其是规模较大的企业，其庞大的档案管理工作量往往会消耗大量的资源，因此，促进现代信息技术的融入具有相当的必要性。一旦缺乏信息技术的应用，在调阅、查询、检索以及管理等方面的工作都会变得更加困难，这是说明了现代信息技术在企业档案管理中应用的最大作用。

1 现代信息技术对企業档案管理工作产生的影响

（一）有利于推动档案管理方式的改革

现代化的信息技术进步和应用极大改变了传统行业的运行模式，尤其是企业的档案管理工作思维，为企业档案管理模式带来了全新的运行效率。这样的促进和改善最先体现在对思维模式的冲击之上，让具体工作的实施人员拥有了更多的主动权，对工作效率和质量有巨大的提升。企业档案管理工作在信息化技术引导下，改善了传统技术条件下的思维模式，鼓励人员将创新与发展的理念融入到实际工作中，有效改善了传统工作模式中的不足，让档案管理的价值得到了最大的发挥。

（二）有利于实现对企业档案管理的智能化

企业档案管理工作量在信息时代得到了爆发式的发展，复杂多样的信息数据需要通过信息化手段来进行搜集和处理，帮助企业管理人员更好的去挖掘其中的价值，促进企业成长。同时，现代信息技术本身也在不断的成长，其中比较明显的便是智能化水平的不断强化。智能化的档案管理工作具有非常明显的优势，可以通过设置进行快速的信息提取、采集与整合，甚至可以对使用者的意图进行模糊逻辑的分析，更好的满足用户需求。让信息和数据得到智能化的处理，对价值进行更深的挖掘，帮助企业开展更具活力的管理决策。

（三）提高档案管理者的水平

传统档案管理模式相对于现代化信息技术的档案管理，在质效水平上的差距毋庸置疑，更主要是让从业人员的思维受到了限制。在市场不断变化的背景下，思维僵化往往是对综合素质最大的限制。因此，信息化档案管理对档案管理者的思维也带来了一定的影响，促进管理者对先进生产和管理模式进行适应，帮助其在发展的市场中站稳脚跟，去为企业带来更大的产出和效益。

2 现代企业档案管理工作中的信息技术应用

（一）电子信息技术在档案管理内容中的应用

企业档案管理工作的内容往往具有复杂性和规模巨大的特点，传统模式的工作主体是人力，因此，工作人员的压力巨大，日常的档案分类排列和定期清点就会消耗大量的精力。而信息技术的应用则有效缓解了档案管理工作中的人员压力，同时极大的提升了工作质效。尤其是在以下三个方面有巨大的改善：

第一是档案文件目录编纂、信息存储、内容检索等。文档目录是为了相关人员能够更好进行查阅和管理而产生的，是对文档内容的简要介绍。信息技术的应用很大程度的提高了目录整合的质效，而电子版的目录编撰和展示也更加鲜明，能便捷的进行调整和改写。

第二是档案内容的存储与检索。信息技术的应用使得档案根据随后的电子版模式进行存储，同时又根据存储空间的大小进行保存。相关人员的调阅需求往往只需要运用系统检索功能就可以产生作用，有效提高了资源调用的效率。

上述两点属于信息技术对传统模式的功能优化，而档案文件关键词标引则是信息技术对职能的拓展。根据档案文件录入时的需求，对关键词进行标注。查阅人员在搜索栏键入关键词既可以准确进行查阅，提高了对资源的调用速率和针对性，具有非常强的适用性。

除此之外，信息技术在档案内容管理上的应用还表现在许多方面，例如：汇总、打印以及数据分析等等，给企业档案信息价值的最大化带来了极大的促进，有效实现档案管理的价值。

（二）电子信息技术在档案信息管理系统构建中的应用

信息技术的应用也很好的促进了企业档案信息管理系统的构建工作。企业除了可以利用信息技术的存储功能来让信息和数据得到保存，同时也可以通过计算机来进行系统架构，通过系统来进行信息和数据的管理。更可以利用大数据和云计算技术来对信息价值进行深度挖掘，总结以往经济活动中的得失经验，为今后的企业发展提供指导。

企业在实际档案管理系统的应用中，还需要配以相应的数据库软件，专业的数据调用和浏览工具，方便相关人员进行数据查阅和分析。而档案信息系统的建立也可以进行拓展，根据自身的需求进行功能建设，自动化目录生产、自动分类以及数据分析等等，为档案管理工作提供更多的可能，也为企业带来了巨大的效益。然而，再具体的工作当中还需要秉持严谨而科学的工作态度，需要做好资源的备份和保护工作，防止因为任何的失误造成不可逆的损失。

（三）电子信息技术在档案备份与恢复中的应用

信息技术融入档案管理工作之后，为档案管理工作带来了巨大的提升，同时产生许多的功能。其中，不可忽视的便是档案保存和恢复的功能。因为档案信息管理工作将信息和数据录入计算机，以计算机硬盘作为载体。因此，档案数据为了便于保存和恢复，往往会上传云盘进行备份，或是留存相应的备用硬盘作为储备，防止因为操作不当、系统故障以及存储空间不足等问题所造成的档案信息的丢失。同时，还需要防止档案信息泄漏所带的影响，尤其是做好系统权限的划分，提高管理体制的执行力度。日常查阅的资源仅需要基础权限，而秘密档案和档案修改则需要更高的权限，确保档案信息处于全面的保护之下。除此之外，还需要定期对计算机系统进行更新、数据库维护和检查等工作，定期对云端数据进行更新。

3 结束语

信息时代高速发展的技术为企业带来巨大的生产力发展，同时也让不少缺乏技术应用的企业逐渐掉队。现代化的企业生产力强化不仅需要在业务上做好信息技术融入，同样也需要将技术引入到包括档案管理在内的各项工作，提高企业现代化的整体水平，强化企业的市场竞争实力。

参考文献

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[2]黄晓琴.电子信息技术在电力企业档案管理中的应用[J].现代国企研究，2015，（24）：101.

[3]张江华.人工智能技术在企业档案管理中的应用[J].档案时空，2014，（06）：32-33.endprint