信息化建设在企业档案管理中的重要性分析

谭俏梅

摘 要：随着信息时代各个产业技术的不断更新，企业在档案信息数据的管理上也有了很大程度的改善，尤其是信息技术的有效融合极大提升了企业档案管理工作的质效。同时，档案管理的重要性也逐步被管理层所重视，传统纸质档案的管理工作中不足急待改善，这也促成了档案管理信息化的基础。据此，本文针对档案管理的信息化重要性进行了阐述，并就具体工作的开展提出了相应的看法。

关键词：档案；信息；资源；数据；价值

企业管理工作需要不断认识到阶段性工作的不足，不断改进不断完善，提高企业运营的整体效益。而过去对档案管理工作的重视不足，也导致档案管理工作的信息化进程拖了企业现代化的后腿，这需要不断加强档案管理的信息化建设。尤其是当下正处于我国互联网+建设的重要时期，数据资源往往是以数字化的形式呈现出的，没有较高程度的信息化水平，是无法运用信息时代的技术红利。据此，不断强化档案管理的信息化建设，不断加强对档案管理的重视，对于企业管理具有非常重要的意义。

1 企业档案管理信息化建设分析

档案管理的主要工作是针对档案的收纳、整理、保管以及统计分析等，而档案管理工作的目标在于挖掘档案信息的价值。但随着信息时代的到来，信息进入大爆炸时期，信息数据的规模不断扩大，传统档案管理工作模式难以发挥应有的作用。复杂而庞大的工作量催生档案管理信息化建设的需求，同时也促进了档案管理对信息价值的挖掘。

信息化的企业档案管理工作，通过信息系统对原有档案信息进行加工和存储，并对新信息进行采集和存储，并利用网络技术进行传输和贡献。在企业的不同需求下，还可以调集特定的信息进行分析和总结，供企业进行管理决策。信息化的企业档案管理工作，有效的突破时空对信息和数据的限制，对企业经济活动的效益具有极大的推进作用。因此，企业的档案管理信息化建设不仅仅是档案部门的需求，更是企业经济管理活动及各部门的内在需求，是促进企业管理决策水平提升的重要方式。

2 企业档案信息化管理的重要性

（一）提高档案的管理效率

纸质化档案管理在信息录入、调阅以及传输等方面的不足在新时代被进一步放大，除了信息录入人员水平层次不齐所形成的字迹模糊、信息不全以及录入不及时等原因外，更造成了大量的档案管理人员的劳动力消耗，是企业一项极大的支出。而信息技术的应用则可以有效的避免这些问题，同时也极大的提升档案信息的传输、录入和分析等方面的能力，统一化和规范化的处理模式可以让相关人员的资料调用和查阅更加顺畅。而档案管理人员的编制也极大的缩小，档案需求人员只需要根据自身的权限和需求查阅档案即可，信息化的计算机系统则可以自动为人们提供档案信息资源。

（二）提高档案价值的利用率

信息化档案价值的体现主要是档案参考价值和利用效率提升两个方面。前者通过规范化的书写来让查阅者更加清晰的了解档案信息，后者则是通过信息化的管理模式让操作流程和调阅效率得到极大的优化。这使得档案价值产出效率有极大的提升，同时让档案管理员的工作重点不再是繁琐的“搬运”，而是对信息价值进行提升，例如：辨别档案数据的真伪、整理档案信息的遗漏和缺失、精简档案文书的内容等等，帮助档案阅读者能够更大限度的获取档案信息的价值。而档案的调阅传输等工作，还需要规范相应的权限，防止违规流出。具体的操作流程，需要在计算机系统内具备相应的管理权限，调阅则需要相应的调阅权限，部分保密内容则需要专用权限才可以被调阅，提高价值的保障性。

（三）能够更好地保存档案

纸质化档案往往难以完全复制，同时也会随着时间的推移而变得模糊，甚至无法保存。因此，纸质化的档案管理工作往往需要通过物质做承载，信息承载物的替换也极大的加重了工作人员的劳动负担。而信息化档案管理模式除了提高物质承载物的使用年限外，还有效的提升了信息转移效率。一方面可以让档案信息存储在计算机专用，然后还能通过电子档案信息云端存储功能在进行保存，确保不会因为系统故障而丢失信息。同时，光盘和U盘的出现，也可以让未加密资源更加高效的被借阅者调用，提高了使用效率。这样一来，传统纸质化档案无限次地调阅损坏得以解决，还配备了专用的二次保障。

（四）时代发展的必要性

时代在不断发展的过程中，知识的载体也不仅仅局限于纸质等物理模式，同时纸质化档案的常规缺陷也在信息大爆炸的时代被充分暴露。因此，现阶段的企业档案管理往往是通过信息化手段来进行记录、存储以及保障。同时，信息时代的移动网络终端极其发达，通过移动终端来进行档案信息的查阅也更符合高效便捷的需求。尤其是在海量的数据规模限制下，运用信息化的企业档案管理工作，能够更好的发挥作用，挖掘档案信息的内在价值。因为传统企业档案管理在面对巨量的档案存储和管理空间时，不仅人员受到了极大的工作压力，同时也消耗了企业极大的资源。

（五）档案管理信息化建设促进了档案创新工作，有利于文化建设

档案管理工作与企业发展历史缺乏一致性的问题不在少数，同时也是企业文化建设成效较低的主要原因。通过信息化建设，提高档案管理人员的工作活性，通过计算机系统进行有效的树立，提炼档案信息中的文化价值，创新企业的文化活动形式。运用系统整合图片和文字，推送到每个员工的智能化移动设备，开展“企业发展史”、“先进人物工作记”等形式的宣傳活动，培养员工企业归属感和集体荣誉感，提高企业的整体凝聚力。这样一来，员工也会在具体的工作中发挥更强的积极性，能够投入更多的力量去具体工作。

除此之外，企业人员本身的流动也因为高效的信息化管理体制得到了保障，员工档案转移也因此更加清晰，确保了员工福利的及时性。同时，也强化了企业的人员管理水平，能够更加高效的去鞭策各个团地工作的开展，提高整体运营效率。

3 结束语

企业档案管理信息化有效的提升资料便捷性，同时也让信息的调阅、传输和使用效率有了很大的提升。尤其是当下正处于信息时代，大多数信息本身便是依托信息技术存在的，企业运用信息化档案管理也符合当下市场的内在要求。随着信息规模的不断增加，企业运用大数据和云计算等信息技术来开展档案管理工作，不仅可以提高自身工作的便捷性，更能够有效的对档案信息进行价值挖掘，投入到今后的市场活动中去，强化企业的竞争实力。

参考文献

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