做好档案资料的收集与有效管理的研究

李晓峰

摘 要：档案资料的收集与管理属于一项基础性的工作，随着时代的不断发展，档案管理和收集工作也应与时俱进，不断创新和改革，从而更好的适应当今社会的发展要求。文章主要对档案资料的收集与有效管理进行了分析，结论认为应该从工作人员、工作制度、工作流程、管理方式方面多管齐下，提升档案工作效率。

关键词：档案资料；收集与管理；计算机技术；工作流程

档案资料可记录某件事情发生和经过的全过程，其重要性毋庸置疑，在社会各行各业的发展过程中，均会涉及到档案资料。随着行业工作模式的不断转变，相应的也要求档案资料收集与管理工作不断改进和创新，并积极引进科学化、多样化的手段来提升工作质量和效率，从而最大限度的发挥其应用优势和价值。本文主要从档案资料收集与管理工作的重要性、现状、改进方法三个方面进行论述。

1 档案资料收集与管理工作的重要性

该工作是各机关单位开展管理工作的重要前提和基础，不仅如此，其还可有效促进管理工作效率的提升。档案资料完整的记录了办公室的发展和变迁，是一项重要的内容，另外，它也见证了办公室的发展历程，如相关机制的变革、人事的调动等等。通过对这些资料数据进行有效的收集和管理，并以档案的形式加以呈现，可为后续的改革和制度制定工作提供价值参考和依据，从而保证决策的科学性与合理性。另外，决策人员通过翻阅和查看资料，还能了解各项工作的完成和的进展情况，如市政管理部门的档案资料，对于整个城市的发展都有着的较为直接的影响，决策人员便可以档案资料为基础，制定接下来的发展目标和方向，从而为城市设施的完善提供良好保障[1]。

2 当前的档案资料的收集与管理现状分析

首先，随着相关部门的不断发展，档案资料的收集与管理工作也在不断的深入，但在实际工作中，仍不可避免的存在较多问题，由于工作人员对于该工作的认识和重视程度不高，进而直接导致了资料数据收集不全面的问题，而其他很多因素也同样可以引发该问题。由于资料来源渠道较为广泛，且应用价值较高，故这些资料一旦被其他部门收入，便很难会被重新收回，进而也导致了资料丢失的问题。与此同时，个别部门对于档案管理工作的重视程度不高，因此在实践工作中，常无法端正自己的态度，全身心的投入到工作中，加之专业人员较为缺乏，故严重影响了档案资料收集和管理工作质量和效率。

其次，工作力度不高也是当前的档案资料收集与管理工作中一个较为普遍的问题，具体表现在以下几个方面：第一，部分人员在工作中常将资料随意摆放，未能进行分类管理，进而导致个别资料被损坏或丢失，甚至出现缺少公章、断页、断码等问题，而这一类问题的出现，使得档案的应用价值大打折扣，常需进行重新整理和收集，故浪费了大量的时间。第二，为应对上级管理部门检查，情急之下工作人员最常见的做法，便是结合以往的工作情况，胡乱编写数据，因此严重降低了档案资料的真实性和可靠性。

最后，由于部门对于档案收集与管理工作的重视程度不高，进而在分配工作人员时也无过多要求，降低了人员选拔门槛，进而直接导致了人才分配的不合理性。其中很多都是非专业人员，甚至之前从未接触过该工作，且由于工作人员的年龄较大，故十分缺乏计算机操作方面的常识，难以胜任当前工作。在处理文件的过程中，由于缺乏对数据真实性的审核，使得很多虚假数据流入其中，使档案的真实性和权威性得不到保障[2]。

3 提升档案资料收集与管理工作效率的有效途径

3.1 提升工作人员的专业素质和责任意识

工作人员的责任意识和专业素质，将直接影响档案资料收集与管理工成效，面对当前工作中存在的实际问题，首要工作便是提升工作人员的综合素质。若想实现该目标，可适当提升人员入职的考核标准，同时，对于新入职人员进行专业培训，使其掌握基本的工作流程和专业知识，并提升其责任意识。而作为一名优秀的档案人员，除需具备专业的知识外，同时也应具有较强的责任意识和管理能力，为此，可通过不断的自我学习，弥补自身在工作中的不足和缺陷，提高工作能力。在培训新员工的过程中，既要让其掌握相关的专业常识，同时，也应要求其掌握当前各种先进的工作手法，如计算机操作常识等必备技能。而强化思想教育的目的，主要是为了提升工作人员的综合素质，并使其意识到该工作的重要性，从而在今后更加尽职尽责的完成好自己的本职工作，为档案资料收集与管理工作质量的提升提供保障。

3.2 完善工作制度

为进一步落实好档案资料收集与管理工作，相关部门有必要结合当前实际的工作情况，制定出相对健全和完善的工作管理体系和制度，用来约束人员在工作不规范、不全面、不系统的行为。在制定这一制度的过程中，要求工作人员对档案资料收集与管理的基本的流程的开展方法了如指掌，并能精准掌握工作中的注意事项。在此过程中，管理人员也需结合目前的实际发展状况，科学、合理的安排工作人员，明确其工作范围和职责，避免出现资料档案遗漏的问题。另外，工作制度中还应对档案的归档期限进行明确规定，以此激发人员的工作热情和积极性，从而最大限度的提升档案的应用价值和效率。

3.3 强化部门交流与协作

档案资料的质量和结构，在很大程度上会影响其实际的应用价值，为此，工作人员在开展档案收集与管理工作的过程中，不应单纯局限于特定的工作范围内，而是应该时常到其他的部门了解当前的项目开发情况，如最近开展的工作、支出的成本花销等等。同时，也应加强与其他部门工作人员之间的交流和沟通，及时了解信息动态，并将获取的信息进行集中整合，调整接下来的工作方向。另外，通过与其他部门的交流和沟通，也确保了信息渠道的畅通无阻，对于其中能够影响部门当前和未来发展的信息进行重点收集。

3.4 规范工作流程

在开展档案资料收集与管理工作的过程中，还应对相应的工作秩序进行规范，并尽可能的细节化，既不可太过于笼统，又要保证其具有较强的操作性。工作流程制定完毕后，需要求工作人员严格执行，禁止麻痹大意。如在正式印制公文之前，相关工作人员应认真审核签发手续的完善性、附件是否齐全、格式是否规范，在印制完成但未发出之前，需进行二次复审，若需要对实质内容进行修改，则需严格按照特定工作程序来进行。在公文用纸、装订、排版、字号字体、尺寸等细节问题方面，均需安全按照标准来执行，在控制文件数量的同时保证其质量[3]。

3.5 更新管理方式

当今时代各种新技术不断涌现，在此也对档案资料收集与管理工作方式提出了更高要求，要不断与时俱进，更新管理方式，并在其中融入新技术，以此提升工作效率，变被动工作方式为主动，如应严格监督和管理资料的上交过程，防止出现资料信息遗漏、不全面等问题。在全新的管理模式下，各部门人员应加强沟通、密切配合。收到的资料要及时分类处理，以免出现工作混乱的问题。另外，还要善于运用现代化先进技术解决实际工作中遇到的难题，弥补人工操作的不足和缺陷，从而不断提升档案资料收集與管理工作效率和质量。

4 结束语

综上所述，本文主要对档案资料收集与管理工作的重要性及其工作现状进行了分析，并结合当前实际情况，提出几点有利于工作开展的建议和措施。档案资料是部门发展和变迁的见证，其重要性不言而喻，以此不管是上级领导人员，还是基层工作人员均应提升对该工作的重视程度，完善工作机制、规范流程，并通过教育培训的方式提升人员的综合素质，从而为档案资料收集与管理工作的顺利开展提供保障。

参考文献

[1]王艳青.浅谈当前农村公路档案管理——加强管理质量，提升农村公路养护水平[J].建筑知识，2015，45：154.

[2]孙苑冰.规范建筑工程资料管理促进工程质量管理[J].建筑知识，2016，03：123.

[3]陈晶.企业档案的分类与利用——以石油销售企业为例[J].现代商贸工业，2015，（25）：167.endprint