探讨信息化技术在城市建设档案管理中的应用

陈国富

摘 要：随着城市化进程的不断加快，城市中各种建筑在不断的增多，对于相关文件管理的要求也日益提高。随着信息化程度的提高，在城市建设档案管理工作中使用信息化技术，有效的提高档案管理的速度与利用率。本文分析了城市建设档案信息化管理的问题，并提出了相关的措施，希望对城市建设档案信息化管理有所帮助。

关键词：信息化技术；城市建设；档案管理；应用

随着科技的发展，城市建设档案管理工作中使用信息化技术是必然的，信息化技术的应用可以有效的提高档案管理工作的速度。相较于传统的档案管理，信息化档案管理工作有着很多的优点，不仅是在管理速度更快方面，也给档案信息的利用提供了方便，充分的发挥了档案管理工作的意义，因此应该在城市建设档案管理工作中使用信息化技术。

1 在档案管理中应用信息化技术的重要意义

1.1 保证档案是真实完整的

档案必须是真实的，假如档案是不真实的也就没有利用价值了。在档案管理工作中利用信息化技术可以真实的反应出纸质档案的实际情况。纸质档案在管理工作中常常会出现纸质变黄、字迹模糊等的情况，会耗费大量的人力与财力；纸质档案还会出现涂改、破损或者是丢失等的情况，而电子档案则不会出现这些情况，因此电子档案可以保证档案至真实、完整的。

1.2 提高档案处理的速度

在档案管理工作中应用信息化技术可以及时的将资料归档，并提高档案的利用速度。比如：在档案托管中心，代管的事业职工、自由职业者的档案有很多，这些人员的档案转移、保险的续费、档案信息的查找等工作是很多的，并且这些人员的流动性比较强，因此在查找一个人的信息的时候，使用传统的管理方式就必须在“归档”之后才可以进行查询，但是使用计算机技术来管理档案的时候，在接受档案之后就可以直接把这个人的信息录入到系统当中，方便了对档案的查询，提高了工作的速度。利用信息化系统，可以快速的查询数万人的个人信息与社保缴费等的信息，而使用传统的档案管理方法则需要很长的时间才可以完成这一工作。因而，信息化技术在档案管理工作中的应用可以降低工作人员的工作量，提高员工工作的效率。

1.3 节约了办公的成本

传统的档案管理方法当中，档案管理的数量是与管理人员的工作量相关的，随着档案数量不断的增加，就应该增加档案管理人员了，因此就会增加办公的成本，在档案管理工作中使用信息化技术，需要在档案接收的时候将纸质与影响材料转换为数字，并在扫描、拍照、整理工作之后，录入到系统当中，在查找档案的时候，只需要登录系统就可以查找到相关的资料，这种方法不仅降低了管理的成本，还降低了管理人员的工作量，并且提高了查询的速度，节约了办公的成本。

2 城市建设档案信息化管理工作存在的问题

2.1 管理软件并不统一

现阶段，我国城市建设档案管理工作中还存在着几个问题：第一，发展还不稳定；第二，发展并不均衡；第三，发展方向并不统一。在城市建设档案管理工作中使用信息化技术，改变了档案生产的方法，档案生产的主要方法就是自动化与机读两种，有效的提高了档案的保密性与真实性，并且对于档案系统性的要求也日益提高。

2.2 基础工作还不规范

在城建档案管理工作中使用信息化技术，应该在规范常见档案管理的基础上。不同的城市对于城建档案管理的制度是不同的，没有统一的标准，这与地域之间的差异是有关系的。另外，城建档案信息化管理没有建立统一的技术标准，信息化技术的应用水平比较低，在处理信息资料方面还存在着一些问题，还应该不断的提高信息化技术水平。

2.3 工作人员的专业技术水平较低

城市建设档案应该具有机密性的特点，因此对于档案管理人员的要求也就更高，对于管理人员的操作能力与技术水平的要求也比较高。管理人员应该掌握信息化技术，确保城建档案管理工作可以顺利进行。现阶段，城市建设档案管理人员的专业技术水平与专业素质都比较低，专业信息化技术人才也比较少，并不能熟练的操作信息设备，这对于城建建设档案信息化管理的发展是不利的。

3 加强城建档案信息化建设的对策

3.1 提升信息化管理的意识

随着城市化进程的不断加快，城市建设档案管理工作也受到了人们的重视。城市建设档案管理工作的目的就是要记录城市发展的变化。把这些信息记录下来，可以有针对性的建设城市，提高城市建设的合理性，促进城市建设的发展。然而，现阶段城市建设档案管理工作中还存在着一些问题，这对于城市建设档案管理工作的发展是不利的。传统的档案管理方法是不能满足现代社会发展的要求的，这就不能保证城市建设档案管理工作顺利进行。因而，我们应该提高信息化管理意识，要重视城市建设档案管理工作中的问题，建立相关的管理制度，在城市建设档案管理工作中应用信息化技术，从而促进城市建设档案管理工作向着信息化的方向发展。

3.2 吸引专业人才加入

城市建设档案管理部门应该制定一系列可以吸引人才并留住人才的措施，提高专业化人才的待遇，建立相关的奖励与鼓励机制，建造良好的工作氛围，以提高城市建设档案管理部门对于专业人才的吸引力，并留下这些人才。在城市建设档案管理工作中重视专业人才的参与，可以避免由于认知错误而导致的决策方面的失误。

3.3 提高管理人员的素质

在城市建设档案管理工作中应用信息化技术，提高了对管理人员的专业素质水平的要求，因此不仅要求管理人员有相关的工作经验，还应该充分的了解档案管理工作。单位应该通过开展学习交流会或者是一些专业培训课程等，来提高管理人员的专业管理能力与专业素质水平。单位可以定期的对管理人员进行一些专业培训，比如保密培训、消防演练、新设备的培训等，将理论知识与实践有效的结合起来，提高管理人员的实践能力。而这些管理人员应该积极地参与这些培训与交流活动，要了解并认识自己的不足之处，并利用这些培训与交流活动来不断的提高自己的能力与专业素质。

3.4 制定相关的管理制度

城市建设档案管理信息化建设不仅需要投入一定的资金与人才，还需要经历相关的管理制度与流程，依据工作流程来不断的规范与管理城市建设档案管理工作。比如：每一个部门的工作流程在涉及信息、档案方面有着很大的区别，在事业单位会要求各个部门依据部门工作的需要来建设信息库，方便了部门当中档案与信息的共享，而工作人员可以依据自己的需要来查找自己需要的档案，有效的提高了档案管理工作的实用性。采用科学的管理制度与操作方法可以有效的避免操作失误，以免丢失档案。

4 结语

总而言之，随着城市化进程的加快，在城市建设档案管理工作中使用信息化技术是必然的，应用信息化技术可以有效的提高档案管理工作的效率、降低管理的成本。由城市长远发展目标来看，采取有效的措施来加强城市建设档案信息和管理，可以提高档案管理的效率，科学的促进城市建設工作的发展。

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