基于RFID物联网档案管理系统

张文雅

基于RFID物联网档案管理系统

张文雅

本文研究了传统档案管理的缺陷问题及RFID物联网档案管理系统的功能效应，并在此基础上进一步挖掘RFID物联网档案管理的优势，加紧对RFID标签技术的开发应用，克服物联网档案管理的技术困难，更加广泛的应用RFID技术对档案进行科学管理，避免现代信息技术造成的档案信息泄露等问题。RFID物联网档案管理以先进技术的为核心，逐步的优化了档案管理的性能，体现RFID物联网档案管理的优势，突出RFID物联网档案管理的安全性、便捷性等特征。RFID物联网档案管理系统，引领信息时代档案管理的技术发展应用，为档案管理全面提升管理水平、管理质量奠定了技术基础。

RFID 物联网 档案管理 系统

随着信息化的来临，档案管理工作也面临着新的挑战，对档案管理的科学化、规范化、信息化提出更高的要求，但是由于人们档案管理的意识薄弱，制度规章的不规范，使得档案保管地条件受限，档案保管的时间、载体等诸多不确定性往往会导致档案管理疏漏，收集过程中难以保证档案完整性。导致档案管理成了当前诸多的弊端之一，档案管理的时间不确定、规律不明确，具有不可预见性。都很可能导致档案管理部门对档案收集、管理的困难，进而对于档案的利用工作开展比较狭窄。物联网是指通过射频识别、红外线感应等多种传感设备集合，结合互联网技术相融合，通过信息交换，以实现智能化识别，跟踪定位等。物联网环境下没有生命的物体植入各种微型感应芯片后，借助网络能够实现物体与物体的通信、人与物体的对话，物体与物体之间的交流构成比互联网更加智能的物联网。物联网很有可能得到大量的使用，随着信息技术更新，物联网的档案管理弥补现有的档案管理的不足。

一、基于RFID物联网档案管理的功能

RFID标签可以根据保管环境自动感知、智能调节，在库存实物档案保管环境中通过布置RFID感知芯片，并在芯片中设定信息，其通过网络可以实现档案之间的交流，自我调控等多种因素的感知，保管环境信息自动识别。实现了档案管理的科学智能化发展，档案管理不仅能识别现有的档案内容之间相关的背景信息，实现通信、定位、跟踪等，而且档案存储人员可以根据内容摘要信息与知识档案管理的质量和完整程度保证接收档案的完整性，开展档案管理工作。物联网可以实现档案通信功能区域库房管理，应对RFID标签识别相关联的档案信息，对信息进行甄别选择，对档案信息进行远程操作，利用RFID标签功能定位的作用。RFID标签与传统档案管理相比具有绝对的优势，这使档案在管理效率和管理水平上得到极大的提高。运用RFID技术、开发档案管理系统将改变传统档案收集、整理、保管和利用全过程，共同实现档案管理的自动化、智能化管理。

二、传统档案管理存在的问题

（一）时间长、效率低

传统档案管理具有时间长、效率低的突出问题。针对当前档案管理规范化发展的需求以及档案管理多样化，信息量逐渐膨胀，寻求档案管理的转型升级迫在眉睫。传统档案管理存在整理时间较长，档案管理采用原始手工录入登记的方法效率低，而且对于档案进行杀毒后，员工将档案手工分类录入的方法浪费了时间和精力，其不利于档案管理流程的优化。传统档案管理，采取人工操作不可避免的存在档案错误存放的情况，难免被打乱造成无序查找的困难。而且由于管理者对于信息的编辑的方式不同，增加了查找的难度，加之档案管理手段无法有效保证档案的安全性和防止档案被恶意盗用，但管理的价值得不到体现。依靠传统的档案管理方式，信息统计量的安全性难以保证。但管理作为一项复杂的工作，传统的管理方式和技术暴露出来的问题日益明显，在档案资料编目上基本上靠大量的人力去编写，档案管理工作量过大，工作效率低，对于档案管理没有科学合理的分工，档案管理缺乏重视程度。

（二）档案管理的错误率高

传统档案管理受到手工录入的影响，难免存在较高的信息录入错误，直接影响档案分类的准确性，无法保证档案管理的信息被准确的查阅保密，这造成了档案管理的直接性管理错误，不仅造成了工作人员传统的重复工作的不便，且使得档案信息混乱难以辨认，极大降低了档案管理的潜在价值。尤其涉及档案信息核实的情况时，由于错误的档案信息必然造成档案查阅使用者的应用障碍，亦或是造成严重的后果。因此，提高档案管理的效率和准确率，是当前档案管理工作亟待解决的关键问题之一。对档案管理提出了更高的要求，希望档案管理朝着更加科学便捷的方向发展，为档案使用者节省时间，提高办事效率等。

三、基于RFID物联网档案管理的优势

（一）扫描速度快、数据量大

基于RFID档案管理扫描速度快、数据量大，极大地增强了管理者对库存档案的信息收集，交换以及跟踪定位的能力，增强了RFID档案标签与管理者之间的粘性，显示RFID档案通过网络信息技术与互联网技术的融合，实现对RFID档案的名目、数量等多种信息的监管，提高了档案管理的效率，有助于存档的动态监控管理。RFID读写器同时可以实现多个位置信息的锁定、档案内容占有信息的搜索读取速度、扫描速度快。RFID档案管理效率高，且错误率低。且随着互联网技术的应用，导致不同区域档案信息管理联合，构建档案信息平台成为可能，为跨区域、跨时间查阅档案信息成为可能，突破了传统档案管理的局限性，成为当前RFID物联网档案管理的发展的趋势之一，在加紧构建物联网档案管理信息平台建设的基础上，实现档案管理RFID读写器的升级优化，对RFID读写器进行创新研发，是优化档案管理的重要保障。尤其是针对RFID物联网档案管理的保密技术、防盗功能以及信息定位跟踪等投入力度必须重视，以此来提高基于RFID物联网档案管理系统的管理效率。

（二）RFID标签容量大、抗污染性强

RFID标签容量大、抗污染性强，RFID标签原件可以重复的使用，与传统的档案数据存储介质相比，其存储数据量大大的增加，RFID标签可以重复的使用、删除等，反复应用功能，方便档案信息的更新替换。RFID标签读取器具有体型小，形状多元化的发展特征，不受尺寸和形状的限制，RFID标签读取器可以有不同的档案管理。RFID标签容量大、抗污染性强，可重复利用的效率高，通常不容易受到外界环境的侵蚀造成损坏，加之长期使用RFID档案管理提高了档案管理工作人员工作效率的同时，满足人们对于阅读的需求，构成了档案管理的双重便利的效应。

（三）安全性高

RFID标签数据有密码保护识别功能，RFID标签具有较高的安全性，同时RFID标签具有防盗定位功能，及时报警，可以有效的防止档案的丢失。RFID标签对档案进行科学管理，应用现代传感技术等将档案信息进行加密处理，并具有自动报警、防盗功能，这对于档案管理具有十分重要的保护作用。

四、基于RFID物联网档案管理的操作流程

对新的档案入库前进行杀毒消后，根据档案的类别等相关信息，对档案进行编目并最终写入RFID标签中生成电子标签，传送到信息数据库中心，并最终将档案进行保管，接着对档案进行盘点管理，管理查阅相关档案内容系统编号，提取中心数据库里的数据信息核对无误后发出指令，自动识别模块档案存放的物理位置。如果反馈信息与查询信息不一致，监控模块将自动发出异常报警。当信息与出库指令信息进行核对，对于异常情况进行警报防止档案被毁、被盗等。销毁档案，档案的价值具有时间效应，对于失去存档价值的档案进行提示销毁以避免其占用过多的档案管理资源，同时管理人员也可以根据档案销毁系统发出的指令反馈保管期限，实现对档案的有效管理。

五、结语

物联网相关技术将实物档案管理推向了新的高度，在实现人与档案，档案与档案之间直接对话的基础上，让档案开口说话，赋予档案高级智能化的管理模式，改变传统档案收集管理的比较难的现状，优化了档案管理的整个过程。物联网作为现代信息技术产物，在提高实物档案管理的效率的基础上，同时也为档案信息机密泄露带来了更多的风险。虽然当前RFID标签的价格成本、技术操作等，限制了其实际应用的广泛程度，但是在档案管理的问题中，随着互联网时代的到来，档案保管必将朝着更加安全方便的方向发展，作为为未来数字档案管理的重要工具。

[1]王丽．浅谈档案管理工作的重要性[J]．科技信息,2010(23)．

[2]李英杰．城建档案管理工作浅析[J]．辽宁医学院学报(社会科学版),2009(03)．

[3]刘思洋,赵鹏．论医学院校档案管理的重要性[J]．人力资源管理,2010(04)．

[4]汪晓春．浅议档案管理的科学发展[J]．安徽警官职业学院学报,2009(02)．

[5]夏燕英．浅谈档案管理工作[J]．河北省社会主义学院学报,2009(02)．

（作者单位：周口师范学院校长办公室）

本文系周口师范学院青年基金项目：基于RFID物联网的档案管理系统研究与设计（编号：ZKNUB3201713）。

张文雅（1985-），女，汉族，河南周口人，学士，周口师范学院校长办公室，助理馆员。