事业单位档案管理信息化建设的探讨

2017-12-05庞洪波

长江丛刊 2017年19期

关键词：事业单位意义档案管理

庞洪波

事业单位档案管理信息化建设的探讨

庞洪波

档案管理工作应当受到事业单位的高度重视，由于传统的档案管理存在比较多的问题，不但容易损坏，而且数据容易丢失，事业单位应当加强对档案信息化建设的研究，从而提升档案管理的水平，本文主要是关于事业单位档案管理信息化建设的探讨。

事业单位档案管理信息化建设

事业单位档案管理工作十分重要，在存储环境以及档案查询方面都相对传统的档案管理有巨大的优势，事业档案管理工作中应当逐步实现信息化管理，通过信息化技术的应用从而提升档案管理的质量以及水平。

一、事业单位档案信息化建设的重要性

在事业单位很多档案是依靠人力的作用完成，人工处理档案对于小型的单位还比较合适，但是对于较大的单位而言，人工处理的速度以及工作质量都比较低，这样就难以满足事业单位对于档案管理工作的要求。随着信息技术以及网络技术的发展，各行各业都融入了信息化的技术，通过应用信息化技术，不但可以促使事业单位得到比较快的发展，而且一定程度上节约事业单位的工作时间以及提升事业单位的工作效率，相关工作人员可以在比较短的时间之内完成事业单位的档案管理工作，不但提升了工作的效率、节约了时间，而且工作质量还比人工管理的好，采取计算机技术对事业单位的档案进行管理，并且对档案进行必要的收集，这样的方式可以避免档案管理工作受到空间以及时间的限制，这样也不需要像传统的档案管理那样，每一份档案都需要向上级汇报，这样容易耽误时间。

二、事业单位的档案信息化主要的特点分析

（一）存储环境方面具有一定的优势

以往进行档案管理是通过纸张作为载体的，但是纸张并不可靠，容易受到损坏以及字迹模糊不清，如果纸张出现变质，信息也容易丢失，尤其是一些容易氧化的纸张，较为容易损坏。这样就导致一部分重要的资料损失，但是，档案信息化就不存在这一个问题，目前都是电子档案，打印之后会封存在档案袋之中，不容易丢失数据。此外，一些档案也不需要打印，直接可以存在网络硬盘、光盘或者U盘之中，这样就让档案存储变得十分方便以及安全。

（二）档案查询方面存在一定的优势

传统的档案如果想要查询，相关的查询手续以及借阅手续比较多，比较复杂，需要经过申请以及审批等多个环节才能查询好档案资料。尤其是以前的纸质档案，如果频繁被查询以及借阅就容易损坏，但是，档案管理信息化建设之后，就可以自己登录网站自己查询想要找的资料，查询到资料之后也可以从网站下载下来打印。这样就不会对档案造成负面的影响或者破坏，这相对于传统的档案管理方式具有很大的意义以及作用。

三、促进事业单位档案信息化的主要策略

（一）提升档案管理人员的素质

在事业单位应当进一步加强以及提升档案管理人员的素质，档案管理人员的素质包括工作技能水平以及计算机技术水平，对此，应当针对员工进行素质培训工作，从而培养出符合档案管理工作实际的高素质人才。此外，应当加强对档案管理人员的高度重视，在思想层面上，应当认识到档案工作应当注意的事项并且深刻认识到档案管理工作的重要性，此外，应当高度重视对档案管理人员专业能力以及专业技术的考察，需要建立健全考核制度，这对于人才的培养意义重大。

（二）对档案管理的硬件建设需要进一步加强

在档案管理工作中，应当加强硬件管理的工作，硬件设施是事业单位档案管理不能缺少的一个部分，在事业单位应当加大资金以及加紧硬件建设，这样不但有助于实现对档案的合理、科学管理，而且可以顺利保管好档案资料，将最新的科学技术积极应用在档案中，这样的方式对于档案资料的存储以及管理都具有十分重要的意义。

（三）制定档案管理工作的总体规划

为了促进档案管理工作不断发展，相关事业单位应当在信息系统方面进行必要的研究，高度重视信息系统是否具有灵活性以及扩展性等特点，之后需要制定符合本单位实际情况的总体规划，在制定档案管理总体规划的过程中应当建立网络管理模式，网络管理的模式需要具备可扩展以及灵活的特点。

（四）建立档案管理的网站

在事业单位应当加强对档案信息网站的建设，其中，事业单位在网络上建立相关的信息站点，通常是建立实用以及良好的档案信息网站，这样的信息网站对于促进事业单位档案管理工作水平的提升意义重大。对于事业单位而言，建立信息网站也是促使事业单位信息化实现的重要方式。在事业单位之中通过网页就可以给相关人员提供信息服务以及可以在信息网站上实现电子归档、咨询以及下载等功能，这也是档案信息化管理重要方式以及重要标志。此外，建立档案信息网站，对于实现资源的共享也具有很大的意义，对于事业单位建立信息管理管理系统以及实现网络管理的更新需要都具有十分重要的意义。为了保障事业单位逐渐实现信息化，应当选择使用市场上主流以及高性价比的设备，这样更有利对档案信息的管理以及操作。