关于不动产登记档案管理现代化的思考

李景辉

摘 要：我国的法律条例不断完善，国务院对不动产档案管理作出新的条例规定，对不动产登记机构、登记程序、登记信息共享等都进行了详细规定。新的规定为不动产登记档案管理带来了新的动力，促使我国不动产档案管理进行改革创新。在不动产统一登记的工作过程中，不动产统一登记档案的管理是非常重要的工作环节，不动产档案的管理直接影响到不动产统一登记后的后续工作是否能够顺利开展。

关键词：不动产；现代化；管理；数字

一、引言

随着经济的发展和社会的进步，档案管理的作用越来越凸显。作为不动产登记中心有机组成的档案工作，如何发挥自身独特的优势和功能，如何实现档案管理的现代化，为政府排忧解难、完善服务，是每一个档案工作者应当深思的问题。现代化的档案管理是伴随计算机技术、数字化技术、多媒体技术以及网络技术的发展衍生出的新档案管理模式，是一种全新的档案管理方式，将传统的纸质档案通过扫描、录入等方式转变为数字化、信息化的数据，然后通过计算机网络技术将其储存到网络中，同时任何可以连接到该网络的用户都可以快捷地下载和使用这些数字化档案，从而实现档案的高效实用目的。

一、不动产的特点

（一）在固定机构进行统一登记

不动产，顾名思义，就是指自然性质上或者法律规定上不可移动的财产。因为不动产的位置不可随意改变，不动产的登记体现出唯一性的原则，所以在一个区域内的不动产统一登记只由固定的机构进行登记。不动产的统一固定登记更有利于不动产登记档案的统一管理。

（二）具备法律效力

我国对于不动产的登记都有明文规定，不动产登记档案的管理一般由行政主管部门负责，不动产登记一般都是在政府机构进行注册、改正等。由行政机构认证的登记、登记信息作为原始凭证被登记部门保存，形成的不动产登记档案受到法律保护，具备法律公信力。

（三）档案格式要求严格规范

不动产登记档案是可变的。随着不动产政策的调整，不动产登记流程會改变，不动产登记档案也会随着改变。不动产登记主要采取文本形式，对不动产登记格式有着严格的要求，档案的记录必须严谨、规范、准确、详细。不动产登记档案可以在法庭上作为法律文件，具有法律效力，所以登记档案的格式必须严谨规范，避免因为内容模糊造成纠纷。

（四）档案保存时效长

随着不动产所属人的变动，不动产登记档案也会随之改变，但是登记档案的法律效力是不会改变的。不动产登记档案的时效期非常长，有效地保证了不动产的物权保护，使不动产的权属问题得到稳妥的保障。

二、不动产登记的职能与目标

不动产登记具有3种职能：确权职能、公示职能、管理职能。不动产登记的确权职能，是指不动产登记具有的确认不动产的权属状态，赋予不动产权以法律权利，建立不动产与权利人的法律支配关系的职能，是不动产制度得以运作的基础。不动产登记的公示职能，是不动产登记具有的将不动产权利变动的事实向社会公开，用以标示不动产变动的职能，是维护不动产交易安全的需要。不动产登记的管理职能，是指不动产登记具有的实施国家管理意图的职能，主要表现为产籍管理职能和审查监督职能。

登记制度不仅有平等主体的私权关系，还有纵向的行政关系，其中贯穿着个人目标与国家目标的双重价值。二者的关系在不同历史时期反映为不同的立法，但根本点应该是个人目标，而不是国家目标。而我国目前的不动产登记制度，过于强调国家目标，在转轨型社会中，部门利益又使登记目标加上部门利益目标，在这种情况下，登记制度保护交易安全的功能，往往无法取得预期的效果。所以，不动产登记立法应该建立私法观念，其立法目标应向个人目标倾斜，只有这样才能维护交易安全，才能确立以维护交易安全为基础的登记制度。

三、不动产登记档案的管理方式

不动产登记档案管理应实现以计算机技术为核心、现代信息处理技术为基础的数字化管理，实现不动产档案信息收集、整理、查询、利用管理的现代化。档案信息管理系统中采用目录进行管理，把全文信息、图像信息集成于目录数据中进行管理，以目录数据为检索入口，从而实现档案图文信息的全文检索。

四、不动产档案管理网络化

网络化（包括局域网和互联网）应用是不动产登记档案利用的重要形式，只有实现档案管理网络化，才能真正体现档案数字化的真正优势。同时，及时为公安、民政、财政、税务、工商、金融、审计以及统计等各项工作提供服务，要加强不动产登记有关信息互通共享。

五、不动产档案管理的数字化

不动产数字化档案管理是伴随计算机技术、数字化技术、多媒体技术以及网络技术的发展衍生出来的一种新档案管理模式，是一种全新的档案管理方式，将传统的纸质档案通过扫描、录入等方式转变为数字化、信息化的数据，然后通过计算机网络技术将其储存到网络中，同时任何可以连接到该网络的用户都可以快捷地下载和使用这些数字化档案，从而实现档案高效、实用的目的。

六、现代化不动产档案管理可行性

现代化不动产档案管理主要是将传统的纸质、录音等档案介质的原始材料，借助扫描、压缩、转换以及录入等方式制作成图片或声音等数字化文件，并将图片的文件借助文字识别技术来体现，在应用网络储存的技术基础上，促使图片能够储存在大容量的网络当中，同时也可以随时随地在网络当中进行查询和下载，使档案的使用效率得到显著提高。现代化不动产档案管理是通过采用储存的新技术实现数据库的虚拟化管理，并提升档案管理的使用效率，储存不动产信息的完整性和准确性，促使不动产档案信息可以在不同的部门、不同的地区实现快捷传递，最大程度提升不动产档案的使用价值。

七、现代化不动产登记档案管理的建立原则

现代化不动产档案管理本身就具备较高的可行性，但在网络的不安全和不稳定因素影响下，其可行性需要建立在3个原则的基础上，分别为技术支撑、客观需求以及可操作性强。endprint

首先，技术支撑。随着网络技术的不断发展，各个行业在互联网的帮助下都有了明显的成长和发展，所以现代化数据库是各个行业获取信息和发布信息的主要平台。当前，我国许多地区的不动产大多数都是以建立信息网络平台为现代化平台的实施方式，这一平台可以促使每一个部门的信息资源获得整合，同时各个职能部门也可以借助这一信息共享网络，实现不动产信息的有效交互，从而促使不动产相关工作更加有效实施。其次，客观需求。不动产档案实行现代化管理能够实现最大化的资源利用率，减少人力资源和物力资源的投入。相关部门可以在建立不动产平台时，按照不同地区、不同类型的不动产进行分类，这一种分类方式可以让记录不动产信息、修改不动产信息和使用不动产信息的效率得到显著提升，让传统繁琐的档案管理工作变得非常简单，实现最优化管理。最后，可操作性强。就目前而言，计算机的发展仍然非常迅速，软件、硬件以及数字化管理设备的更新速度非常快，这也为档案数字化管理提供了网络凭条与现代化办公设备。借助计算机的储存特点，现代化不动产档案管理系统可以具备资源内部共享、查询登录服务、信息录入服务等功能，促使使用者和信息提供者的工作效率显著提升。除此之外，因为现代化档案管理是以数字化的形式储存不动产信息，信息本身并不会存在缺损和老化的问题，所以无论是存放多久的档案，其信息内容都会非常完整。

八、加快不动产登记档案管理工作现代化进程

在不动产登记档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多，著录工作不仅量大且复杂。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便可以取得著录工作“多”“快”“好”兼而有效的效果。

（一）分清轻重缓急，循序渐进

不动产登记档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。而实现现代化不动产登记档案管理的目的是提高档案的利用率。这样就可以加快不动产登记档案管理现代化的进程，提高社会利用的效率。

（二）加强不动产登记档案信息素质教育

加快不动产建立档案信息网络。注意加强不动产登记档案主体意识和获取意识教育，利用不动产登记档案信息守法意识，加强不动产登记档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取不动产档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高不动产登记档案信息的效益功能。

（三）科学地制定、贯彻和修订各项标注，使档案工作逐步实现标准化

计算机技术的应用是不动产登记档案管理工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以不动产登记档案管理业务标准化为基础的。因为对于杂乱无章没有系统整理的不动产登记档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化，使其效率大大降低。因此，要适应知识经济发展的要求，加快不动产登记档案现代化管理，实现档案工作标准化。

九、结语

现代化社会的不断发展给不动产档案界提供了一个挑战与机遇并存的契机，赶上这次浪潮，我们就会缩短与先进国家的差距，在现代化的发展中大显身手。现代化管理是未來不动产档案管理必然的发展方向。目前，不动产在档案管理的过程中仍然存在一些制度、内容以及设施方面的问题，这些问题仍然会制约现代化不动产档案管理的发展。对此，相关部门仍需在建设现代化不动产档案工作中投入相应的经历和经费，加强设施的完整性，培养相应人才，从而提高不动产档案管理的实效性。

参考文献：

[1]晓枫.对加强档案文化建设的认识与思考[J].四川档案，2012（1）：6-7.

[2]王明.浅谈房产档案管理的数字化趋势[J].办公室业务，2014（13）：147-148.endprint