论内蒙古高校科研档案资源的开发与利用

姜丽文

摘 要：高等院校科研档案是高校档案的重要组成部分。在科技成果转化为现实生产力的过程中，高校科研档案资源的开发和利用是一个重要环节。要开发和利用好高校的科研档案资源，必须更新高校科研档案管理观念，重组高校科研档案管理流程，建立和完善高校科研档案信息服务平台，优化高校科研档案资源开发利用的环境。

关键词：高等院校；科研档案；开发利用

1 我区高校科研档案资源开发利用方面存在的主要问题

高等院校是国家科学技术研究的重要方面军。据统计，我国高校科研成果的数量占国家全部科研成果数量的二分之一以上。仅以内蒙古农大为例，“十一五”以来，农大共承担国家和省部级科研项目数1180余项，项目总经费4.6亿元，这些项目包括国家863计划、国家973计划、国家重大科技专项、国家科技支撑项目、国家农业成果转化资金项目、国家自然科学基金项目等。其中，国家自然科学基金项目458项，总经费1.39亿元，列全国农林院校的第6位。获得省部级三等奖以上奖74项，其中一等奖8项；作为主要完成单位获得国家科技进步二等奖4项。目前，学校在研的科研项目总数776项，总经费3.84亿元。改革开放以来，内蒙古高校科技成果转化率不断提高，为国民经济和社会发展作出了重要贡献。但和现代化建设的要求相比，我区高校在科研成果向现实生产力的转化方面，还存在着诸多问题。尤其是和东部地区高等院校相比，还存在较大差距。我区高校科研成果的转化率不高，原因是多方面的，科研档案的开发利用不充分，是其中一个重要的原因。

在我区高校科研档案开发利用方面，目前存在的主要問题是：

1.1 科研档案收集工作亟待加强

收集工作是档案管理业务诸环节中的基础性环节，是档案管理的实际起点。其完成质量的高低直接影响整个档案管理业务是否能有效开展。只有有效完成该业务环节的工作，才能为整理、编目、鉴定、统计、编研、开发利用等环节提供必要的工作对象。这项基础工作开展得如何，将直接影响高校科研档案的库藏资源建设和高校科研档案信息资源的开发利用。

《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令）指出，高校科研类档案的管理按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987] 6号）执行。该暂行规定以及其他相关法律法规都制定了相应的科研档案收集办法，明确了科研档案归档范围和要求。但作为高校科研档案管理基础的收集工作仍然存在不少问题。在实际工作中，存在着坐等接收、你交我收、交多少收多少、交与没交、交齐交不齐不去较真等现象。造成这种现象的主要原因，一是高校科研项目通常分散在各教学单位和研究机构，无专门的档案管理人员负责科研活动过程中材料的日常收集和整理，同时，从事科研工作的人员归档意识差，通常认为科研过程中形成的材料及科研成果属个人资产，缺乏移交归档的意识。二是档案管理人员专业素养不够，在实际工作中不能灵活掌握相关归档范围的要求，加之对科研活动的全过程不了解，对哪些材料应该归档，什么时候归档等要求不能准确把握；三是档案管理人员主动开展业务工作的积极性不高，很少主动深入相关科研项目团队，跟踪了解科研活动的全过程，及时掌握科研材料日常收集情况，因此造成科研档案归档不全面，不及时。

1.2 缺乏严格统一的科研档案管理规范

科研成果具有很强的时效性，对作为科研成果载体的科研档案，必须有一套完备严密的管理规范，才能确保科研成果在转化的前置环节中，信息流足够通畅，而不至于因为科研档案管理的缺失，导致科研成果的后续转化迟滞。在高等院校中，因为科研档案管理规范性不够，使科研成果在转化前置环节中的信息流不畅，从而导致很多成果由于同领域科学技术的进步而失去了原有的先进性，这样的例子比比皆是。

科研档案管理不规范，体现在管理的方方面面。仅从档案数字化来说，各高校在这方面的工作就很不平衡。档案数字化是档案信息资源开发和利用的基础。但据笔者了解，目前我区有的高校连档案数字化所必备的基础设施都很缺乏。究其原因，和档案管理的规范化不够直接相关。由于缺乏可操作，可检查，可落实的管理规范，使得科研档案的管理在一些高校还停留在“人治”的水平上。领导重视，这方面的投入就大些，领导不重视，这方面的工作就很难落实。

1.3 科技档案资源整合度低，同经济和社会发展的需求脱节

笔者对互联网上我区本科高等院校门户网站发布科研成果的情况进行了统计分析（见附录一），统计分析的结果发人深思。在十三所本科高校中，尽管有十一所高校设立了科研成果的信息窗口，但只有内蒙古工大的窗口下，有比较详实的内容，有四所高校窗口下内容不详细，还有8所高校居然打开窗口，看不见任何具体内容。这些高校对外公布科研成果的信息窗口形同虚设。加上连科研成果信息窗口都未设的两所高校，我区13所本科高校中，有百分之七十七的高校，在学校的门户网站上基本上未公布科研成果信息。形成鲜明对照的是，我国东部高校门户网站，则是社会了解高校科研成果的非常重要的窗口。仅以南京航空航天大学为例，在南航门户网站的科研成果窗口下，我们可以看到十分详实的科研成果信息（见附录二）。

我国东部地区高校不仅在院校一级设有科研成果的整合平台，在省一级也对各高校的科研成果资源进行了很好的整合。以江苏为例，江苏省教育厅专门设立了发布高校科研成果信息和企业需求信息的网站，信息内容十分详细（见附录三）。这就在高等院校和社会之间搭起了一座金色的桥梁，为高校科研成果的转化提供了一个重要平台，同时为高校及时了解社会需求，根据经济和社会发展的实际需要确定科研方向和科研课题，提供了重要的信息资源。反观我区，不仅在院校层面上对科研成果的整合度低，在自治区一级的平台建设上，与东部地区也有不小的差距，需要我们花大力气迎头赶上。

2 开发利用我区高等院校科研档案资源的对策思考

高校每年要新立项和完成大量的科研课题，这些科研项目立项时要有开题报告、任务书、协议书、论证材料、工作方案，研究过程中要有原始记录、实验报告、图纸、照片等，在科研成果申报鉴定、奖励时，要有鉴定报告、推广应用情况报告、转让合同书等，以上这些材料构成了科研档案的主体内容。由此可见，科研档案是科研成果最完善的储存工具。它不仅包括科研工作的最终成果，还包括原始材料和科研过程材料，具有原始性、权威性、连续性、科学性和成套性等特点。在保证国家科学技术信息安全的前提下，通过各种方式方法，对高校科研档案中储存的信息进行发掘，整理、加工，主动提供给需求者使用，是高等院校的一项重要的职能。

开发利用高等院校的科研档案资源，是一项意义重大的系统工程。从内蒙古自治区的实际情况看，笔者认为应当采取如下对策。

更新高校科研档案管理观念。现代信息技术发展和科研档案数字化的趋势使高校科研档案管理职能发生了变化。科研档案在高校知识生产和知识创新中的基础性地位日益突出。高校科研档案资源开发要求重新规划和完善科研档案管理。高校档案管理者要从科研档案实体的保管者转变为知识的管理者、提供者和决策咨询者。因此，高校科研档案管理人员不仅需要掌握系统的档案专业知识，还必须具备一定的现代科技知识和相关学科知识，具备较强的信息捕捉能力，能从纷繁复杂的科研档案资料中提炼出有价值的信息，并能及时传递到高校的知识生产和创新活动中，传递到经济和社会发展的实践活动中。

参考文献

[1]张丽莲 《浅谈科技档案信息资源的开发利用》 《南方论刊》2009年增刊第一期

[2]阎杰《论科技档案信息资源开发利用的原则与模式》 《魅力中国》2007年第02期

[3]黄世喆《科技档案形成规律初探》 《广西民族大学学报（哲学社会科学版）》2003年第05期endprint