试分析价格认证中心文书资料归档管理问题和对策

赵耀栋

摘 要：价格认证中心文书资料归档及管理是价格认证工作的一项基础工作，是价格认证中心为司法机构或其他仲裁机构所出具的具有法律效力的确定涉案物品价值的书面证明材料的归档及管理工作，通过对价格认证中心文书资料归档及管理现状的分析，寻求相应解决对策，从而建立科学规范的价格认证中心文书资料归档及管理工作，以确保价格认证中心文书资料档案的完整性、真实性和有效性，充分发挥出价格认定出具的文书资料作为法律裁定的法律依据。

关键词：价格认证中心；文书资料归档管理；问题及相应对策

价格认证中心是隶属于物价管理部门的一个具有“特殊价格鉴定资格”的部门，其主要工作内容是在收到司法机构或者其他仲裁机构委托认证申请期间内，对涉案需要进行价值鉴定的各类资产及物品的价值进行专业认证，并出具相关价格认证的书面证明材料。由于价格认证中心文书资料存在种类多、数量多、鉴定层面广、 责任大、法律效力久等特性，表明价格中心文书资料归档及管理工作在价格认证工作中尤为的重要意义。如果价格中心文书资料归档及管理方面出现疏忽， 导致损坏、丢失等现象的出现，不但对社会价值和当事人的人身财产产生影响，价格认证中心及其文书资料管理员会受到法律的追究与处罚。故此，为确保价格认证工作能够科学真实有效的进行， 我们必须对认证中心文书资料归档及管理工作做到足够的重视，规范价格认证文书资料的归档管理工作，充分完成法律所赋予其的责任， 逐步提升价格认证中心资质。

1 价格认证中心文书资料归档、管理存在的问题

1.1 价格认证中心文书资料归档、管理机制不健全

现阶段价格认证中心存在文书资料归档、管理无岗位职责或职责不明确等现象。责任领导及相关工作人员对价格认证中心文书资料归档、管理工作执行不到位，档案管理存在分散保管情况，缺乏有效的统一管理手段。此外，管理思想及模式也相对落后，无法及时有效的查找到所需要的某一项文书资料。

1.2 价格认证中心文书资料归档、管理标准不统一

各区、县价格认证中心文书资料归档、管理标准参差不齐、不统一、不标准，跨地区标准更无法保证统一性，缺少执行国家统一标准的落地措施，造成了各区、县及各地区在文书资料归档保管上，出现了人为意义上的“丢失”，例如涉嫌刑事案件的价格认定档案保管期限一般为30 年，重大认定事项为永久。而档案管理人员在文书资料归档管理时对以上价格认定档案保管期限统一定性为30年，造成了重大认定事项取阅时资料的丢失或缺少。

1.3 价格认证中心文书资料归档、管理设施落后

传统的资料归档管理模式需要大量人力及物力来完成，并且由于档案管理人员素质高低不齐，自身工作多，压力大无法严格履行监管指导工作，此外，部分地区还存在设备设施陈旧及管理技术手段落后，出现了相关部门查阅不到，丢失或缺少的现象，更无法实现文书资料的数字化和信息化。

2 价格认证中心文书资料归档、管理规范化建设的对策

2.1 建立健全文书资料归档、管理工作机制

建立健全文书资料归档、管理工作机制，其机制体系由价格认证中心主任兼任档案室主任，同时配备一名或两名具有文书资料管理经验的专职档案员，各部门、科室推荐任命综合素质较高的人员作为兼职档案员，这样在保证各部门文书资料汇总收集工作顺利进行的同时，也减少了档案室专职档案管理员的工作压力及各部门协调的困难。

在建立健全工作机制后，我们还需要根据管理工作要求制定文书资料归档、管理的工作职责及其相关工作标准，同时明确各部门科室关于文书资料归档管理工作的职责和要求，杜绝工作上漏洞的发生。其主要工作制度可以从复核价格认证制度、培训监管制度、档案管理制度、信息交流制度四个层次来制定：

在日常文书资料归档、管理工作中，要制定切合实际的落实措施，如举办培训班，讲授档案工作的基本业务知识等，来引导价格认证人员及认证文书资料归档、管理人员应时刻牢记建立及保管文字资料的规范程序，从根本上杜绝文书资料管理问题的发生。

2.2 汰换陈旧设施，提高档案管理质量

为保证文本资料归档管理工作的进行以及近几年来价格认证中心业务量的大幅上升，我们需要加大对档案硬件设施的投入，根据自身实际情况扩建或新建档案备用室，增加档案储存柜等，此外档案室还需配备电脑、复印打印机、一体油印机、扫描仪、移动硬盘、数码摄像机等一系列专用自动化设备及专业的档案管理软件系统等。

2.3 优化日常管理工作，提高档案利用率

价格认证中心文书资料归档管理日常工作的优化可以从档案工作人员的职业素质、规范档案收录与借阅手续、细化档案汇编以及借助现代化管理手段提供便利借阅等方面着手，全面提高档案管理工作的简便性、借阅的方便性。

2.3.1 档案工作人员职业素质的提高

根据价格认证中心文书资料归档、管理工作的特性，要求我们文书资料档案管理员应具备对档案室收录资料流程熟悉，寻找、调档迅速等基本素质。能够在别人借阅时，提供热情主动， 随叫随到， 耐心细致地服务等，此外，随着科技水平的不断发展还要求我们的档案管理员需要具备一定的电脑及相关电子设备的使用知识和技巧等

2.3.2 建立档案登记录，规范档案收录与借阅手续

文书资料档案室应有完善的档案收进、移除及收发、借阅登记表等，保证所有文书资料去向有据可查，这对我们后期档案室资料归档管理向数字化、信息化转变提供基础保证。

2.3.3 细化档案汇编

档案汇编的编写除按“ 标准” 要求编写各项内容外， 档案管理员还需要主动收集有关该类文书资料的内容，并将其编写入相关档案的文件汇编中，从而完善档案汇编，完善的档案汇编对以后价格鉴证人员借阅及借鉴具有很大实用性。

2.3.4 利用现代化手段提供便利阅读

充分利用现代化手段及档案管理系统软件，由档案管理员将文书资料按照规范要求录入电脑，借助档案管理软件实现收取、存储、借阅的数字化档案管理工作，借阅者通过电脑或手机等电子设备登录档案管理系统，查看自己所需要的文本资料，实现随时、随地的对价格认证中心文本资料的查看与利用，满足价格认证员对于完成日常工作的借鉴需求。

3 总结

价格认证中心文本资料归档、管理的规范化和科学化要求档案管理要不断进步、不断完善，建立具有科学性的档案管理体系，制定科学有效的标准统一的落地措施，借助于专业设备及文本资料管理系统实现价格认证中心文本资料的数字化、信息化的转变，实现价格认证中心文本资料信息的全面共享化。

在充分满足相关机构的查阅与借鉴的同时，实现价格认证中心文书资料接收、存档、共享和提供借鉴意义的一体化，实现高效适用的档案管理模式和工作机制。真正做到档案管理规范与价格认证中心文本资料日常管理工作的良好结合，从而落实好价格认证中心文本资料归档及管理的各项工作。

参考文献

[1]价格认证中心工作管理办法，[2003]415号

[2]對价格认证中心文书资料归档管理的建议，张丽英，北京物价2003（5）endprint