物联网技术视角下的新型档案管理模式探究

马晓莺

摘 要：传统的档案管理模式已经不能适用当前人们对信息快速获取的需求，在物联网技术和应用场景不断发展的形势下，档案管理新的发展模式和动向，提出了基于“微信息”、“富信息”以及移动互联网手机客户端档案利用和管理的新模式。

关键词：物联网；档案管理；模式

物联网（Internet of Things，IoT）是指利用无线传感器网络技术，实现物 -物（Machine-to-Machine）互联、物 - 人（Machine-to-Man）互联的技术，被美国麻省理工学院技术评论誉为未来改变人们生活的十大技术之首。物联网对传统管理领域的影响是颠覆性的，它是对传统管理模式与思维领域的一种大的突破，它的成熟与发展也为其他行业带来了质的变化与提升。

档案管理，作为大数据时代下信息资源管理系统中重要的一环，传统档案管理方式与理念也同样受到物联网技术发展的影响与冲击。如何更好的适应新形势，将其引入到传统档案管理模式中，使档案与信息得到更好的管理与利用，是本文研究与关注的主要内容。

1 基于物联网技术下几种档案管理新模式的构想

1、“微信息”管理模式

“微信息”指的是和每个档案文件关联的、仅包含基本档案信息的电子标签，我们称之为档案定位信息。“微信息”管理模式主要从“物”的层面考慮，采用通信距离稍长的 RFID （Radio Frequency I-dentification）标签技术，侧重于解决档案定位管理问题。

RFID 标签技术，又称无线电识别技术，是物联网中的一种较为成熟的数据感知和传输技术。这种管理模式之下的系统，主要可以由两个部分组成：第一个部分是和每个档案盒相关联的 RFID 标签。

在实际使用中，从成本和通信距离的角度考虑，一般采用无源的高频 RFID 标签。

该标签可以粘贴在档案盒上，标签内部主要存储了关于档案的标识信息；第二个部分是分布在档案馆墙壁或者天花板上的RFID 读写器。读写器由天线、电磁耦合元件以及芯片组成。在工作时，读写器利用天线能够产生射频场，在射频场覆盖范围内的 RFID 标签利用内置的天线可以和读写器进行通信。

至此我们可以通过 RFID 标签与读写器获取所存档案的位置信息，实现馆藏档案的定位管理。

2、“富信息”管理模式

在信息化社会，对于档案查询利用来说，人们往往期望快速的获取到有帮助的知识信息。“微信息”管理模式虽然能够较好的解决“物”的管理问题，但不能便捷提供“档案内容”方面的信息。为此，我们提出“富信息”的知识管理模式。也就是说给所管理的馆藏档案加一个“身份证”，除了定位以外，还可以嵌入电子文件的元数据信息，以及对文件信息内容或标题进行描述。此时“富信息”可以大量收集并管理存储在大容量电子标签中丰富的档案语义信息，还可以将这些丰富的档案语义信息关联到互联网大数据中。

此模式中一个关键的问题是电子标签内“富信息”的生成问题。标签内容除了档案文件的电子编目外，内置的存储空间还能够存储档案文件的摘要信息。传统档案摘要往往于依赖于人工生成，所摘要的信息常常存在不全面、不客观和不准确等问题。为此我们可以将自动摘要技术用于档案“富信息”模式中，对档案文件内容进行自动压缩，并保证压缩后形成的自动摘要能够覆盖原档案的所有主题且不重复。

自动摘要技术可以快速地自动生成大量档案文件的摘要信息，大大提高了人工档案摘要的效能，有效地解决“富信息”的生成问题。自此包含了档案文件编目信息、电子格式信息以及自动摘要信息的“富信息”成为了档案文件的新的定位系统，此定位系统不仅包括了“物”的位置定位信息，更为重要的是实现了“档案内容”的定位，为档案利用提供了广阔的新途径。

3、档案文件“掌”中开放式管理利用新模式

“掌”指的是各种移动设备，即通过开发智能客户端扩大档案主动利用及管理途径。“掌”中管理新模式针对的是档案馆工作人员。随着物联网中读写器的小型化，目前市面上部分智能手机已经将读写器集成到手机内部，也即智能手机拥有了读写器的功能，能够读写档案文件的“微信息”或“富信息”。打通了物联网和移动互联网的通道后，档案管理人员利用开发的档案管理手机客户端软件便可以进行“掌”中的便捷档案管理。

针对不同的档案馆档案管理需求，可以开发相应的功能模块，一般通用的模块主要包括：1）档案文件定位模块。将要查询的档案名称写入手机客户端软件，当要查询的档案在手机读写器发送的射频场范围内时，手机客户端可以通过声音或者振动的方式提醒档案管理人员；2）电子标签更新模块。当档案文件的“微信息”或“富信息”发生修改时，档案管理人员只需将修改内容输入手机客户端软件，客户端软件通过手机上的读写器将修改内容在对应的电子标签上进行更新操作。

此外，“掌”中档案开放管理利用模式由于公开了编程接口平台，能够吸引大量第三方开发人员开发有特色的档案利用软件，从而最大化档案文件的利用价值。

2 新技术下几种档案管理新模式的特点与优势

1、在档案整理鉴定方面极大地提高了档案管理效能。

无论是基于 RFID 标签技术下的“微信息”管理模式，还是基于自动摘要技术下的“富信息”管理模式，都对传统档案管理有了很大的改进，相对于过去档案编目环节中人工录入、修改；档案整理鉴定环节中人工鉴定、摘要等复杂繁琐的程序来说，这几种新的管理模式的引入则完全改变了档案管理的节奏。读写器可以快速的对 RFID 标签进行扫描，并且可以一次性地写入、读取或修改大量的档案编目数据，有效地解决了常规档案管理中存在的诸如人工档案编目流程繁琐低效和档案定位耗时费力等问题。自动摘要技术的引入更是对档案内容信息处理的智能化的有益尝试，它们都极大地提高了档案管理的工作效能。

2、在档案保管方面为档案实体安全提供了一种新途径。

在档案保管方面几种新模式中所运用的 RFID 标签安全性能较高，所存储的数据信息采用加密保护，不易被非法获取及篡改，配合一定的门禁系统还可以实现自动警报功能，防止档案“非法”走失，因此为档案实体安全保管提供了一种新途径。此外由于新模式中很好的实现了档案的“定位”信息，因此它也极大的方便了档案的出入库管理与清点工作，是档案实体便捷保管的一种新尝试。

3、在档案提供利用方面开创了一种全新的开放式的模式。

在档案提供利用上我们通过“掌”中开放式平台提供所有馆藏档案的“富信息”，使得利用者可以通过各种移动设备随时随地搜索定位档案，便捷地获取档案摘要信息，方便利用者从海量的档案文件中找到自己所需要的信息，为进一步档案实体利用提供指导性线索。这种开放式模式为档案开拓公共服务功能提供了一种很好的范本。

3 物联网技术的缺点及有待改进的方向

虽然这几种新模式有很多的优点，对传统档案管理有很大的改进与优势。但现实中这几种模式要真正的实施会碰到RFID 读写器空间部署成本和优化难题。

此问题类似于移动通信中基站分布不合理导致的信号盲区问题。从成本和通信所允许的合法频率范围考虑，目前的 RFID标签一般选择的是无线通信距离在 1 米左右的高频非接触 RFID 标签。假设一间档案房间的面积为 100 平方米，那么需要部署的 RFID 读写器数目不能少于 100个。如此密集的部署，一方面购买读写器和综合布线的成本太高，另外一方面读写器的位置放置本质上是一个组合优化的难题，加上读写器之间无线干扰的存在，使得很难避免读写盲区的出现。endprint