加强高职院校立卷工作的探析

摘 要：档案立卷工作是档案工作的开端，是其他档案管理工作的重要基础。因此档案立卷工作的质量对整个档案业务工作具有重要的奠基作用，同时对学校的教学科研工作产生重要影响。但是，目前高职院校中档案管理工作处于边缘弱化状态，立卷工作在实际过程中遇到一系列问题。本文结合作者的工作实践中遇到的问题进行了探讨论述，希望能够对今后的工作具有借鉴意义。

关键词：高职院校；立卷；档案管理

1 高职院校立卷工作现状

文书部门按照文件材料在形成过程中的依存关系，将已经办理完毕的具有查考利用价值的文件材料组成具有内在联系的案卷单位的过程叫立卷。立卷工作是档案整理过程中最为基础性的工作，是档案部门展开后续服务工作的前提。根据教育部令第27号文件《高等学校档案管理办法》规定，高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

我国高校中的档案按照《高等学校档案实体分类法》的要求分为党群、行政、科研、教学等十大类门类，立卷工作在此前提下进行。学校各部门设立兼职档案员，兼职档案管理员按照归档要求并结合本部门的工作实际情况从源头上保障各类档案的收集、整理与控制，从而保证档案资源的齐全、完整、准确、系统，做到“应归尽归、应收尽收”。但是，在实际的档案立卷工作中，大多数高职院校受自身条件的限制，加之对档案建设的重视不足，多数高职院校仅在本单位设立综合档案室开展档案管理服务工作。

不可否认的是毕竟档案工作不是学校工作的主要部分，因此档案管理工作越来越处于边缘化的地位，档案的立卷工作遇到了诸多难题，主要体现在以下几个方面：

1.档案工作缺乏统筹安排

部门立卷制度的实施需要单位主要领导、分管档案领导、部门负责人的协调与沟通。在教育部令第27号文件中，对高校档案材料归档时间都有明确的规定。高校档案管理部门一般都会在每年的三四月份下发档案归档的文件，但在文件下发之后，学校各部门分管领导、部门主要负责人并未对档案立卷工作进行沟通部署，缺乏对档案形成单位立卷制度的深刻认识，立卷工作在各部门之间相互推诿，相关领导对立卷检查督导工作没有落实到位，导致档案立卷工作不能按时保质保量的完成。

2.兼职档案员业务能力不成熟

兼职档案员业务能力不成熟首先表现在缺乏平时立档的意识。学校各部门都设有兼职档案管理人员，他们除了要完成部门分配的工作任务，还要承担档案的管理、保存、立卷工作。因此，兼职档案员日常工作繁忙，缺乏平时立卷的意识，往往将档案工作安排在提交档案的最后期限前完成。长此以往，一年的档案材料积压下来要重新分门别类的进行筛选整理导致工作量大增，工作效率不高。其次表现在对文件材料的归档范围不熟悉。多数兼职档案员对本部门档案资料没有做到 “应归尽归、应收尽收”，并没有仔细斟酌哪些资料需要存入档案，哪些是不需要存入檔案，往往是胡子眉毛一把抓，产生所有文件全部立卷的问题；另一方面对档案按照主题分类的原则把握不准确，同一主题的资料没有放置在同一卷宗中，导致查阅检索时出现查阅不到的情况。

3.专职档案员指导监督工作不到位

专职档案员对学校的档案工作没有进行全程管理。每学年学校都会举行几项重大活动，例如我校在申请特色名校建设单位时，多个部门共同查找撰写相关资料，这些资料的价值大，对以后的工作具有重要意义，因此在整理档案时需要重点存入档案室，并且要保障资料的齐全、准确、系统。但是专职档案员缺乏对他们的前提干预、全程指导，这样在该项目结束后，项目小组解散，该项目的资料立卷工作就会出现问题。

4.档案信息化建设落后

随着计算机网络应用的普及，各个高校档案的信息化建设虽然取得了一定的成绩，但是档案的信息化水平相对较低。首先，信息化建设缺乏全方位的规划设计。由于档案工作日益边缘化，对档案建设投入较少，因此导致在档案信息化建设方面硬件投入不足，网络基础设施落后、系统硬件不达标，没有配备相应的安全保障系统。其次，数字资源采集量少。各业务部门对形成的数字资源没有按照纸质文件的归档范围进行采集，大量电子文档没有嵌入档案管理系统软件中，此外对传统载体的档案数字化处理量占整个档案存量的比例低。再次，受机构、编制等影响或限制，档案部门缺乏专业的人才队伍。

2 加强高职院校档案立卷工作的几点建议

1. 科学统筹，加强领导，健全档案管理制度

立卷工作是一项科学而又专业性强的工作，但在高职院校档案建设过程中，大多数的高职院校仅仅成立了档案室这样一个简单的部门。因此，档案工作如果得不到领导的重视，同时又缺乏高效运转的档案管理网络工作机制，档案立卷工作难以规范而又科学的开展。作为档案工作的主管领导，首先要重视本单位的档案建设工作，要像重视教学工作一样对待档案管理工作，将档案工作纳入学院整体发展规划，除了要对档案工作投入必要的建设经费之外，还应健全档案管理网络，完善档案工作考核机制，加强对档案工作的监管力度。

2.规范档案立卷工作机制，强化档案资源的前端控制

档案立卷工作一定要把握“应归尽归、应收尽收”的原则，因此对于本单位的立卷工作设立统一的管理要求，明确相应的工作规范。每位档案管理人员要明确自身的立卷整理责任，实施岗位负责制，严格按照部门立卷的要求落实相应的工作责任。细化档案资料归档范围，不同门类的档案以及不同载体形式的档案设立相应的归档办法及要求，严格规范本单位档案材料分类的依据、原则、类目以及相关的装订要求、档号编制及标识要求，确保避免发生档案出现交叉或者无类可归的现象。细化本单位档案立卷工作流程，完善工作细节，力求从源头上保证各种门类、各种载体的档案资料的齐全、真实、完整。

3. 建设高素质档案管理人才队伍

根据大多数学校的实际情况来看，高职院校中的档案工作人员专职的少，大多以兼职档案员为主。但是现代档案管理工作对档案工作队伍提出了更高的要求，因此必须重视加强对档案人员的培训工作。首先在思想方面，加强档案重要性的宣传，使每一位档案人员具有高度的责任意识，培养良好的工作作风。其次有计划有组织地实施培训。对档案业务进行系统指导，包括如何正确区分文件材料的归档范围；保管期限的正确界定；档案材料价值大小的辨别鉴定，通过各种形式专业技能培训工作，提高档案工作人员业务素质，具备精湛的业务能力。

3 结束语

在一定程度上，档案立卷工作的水平能够从侧面反映学校档案管理工作的水平。严谨而又有序的档案立卷工作是档案管理工作的重要基础，只有具备良好的基础，才能更好地服务学校于学校的教学、科研等各个方面的工作。

参考文献

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[2]梁晓玲.高校档案工作推行部门立卷归档制度面临的问题及对策[J].兰台世界，2010（7）：60-61

[3]韩秋黎.学校方案管理理论与实务[M].上海：上海交通大学出版社，2010

作者简介

张海婷（1988-），女，回族，山东省青州市，潍坊工程职业学院，工商管理硕士，研究方向：档案管理。endprint