谈企业电子档案的归档管理

赵容

摘 要：随着我国信息化社会建设水平的不断提高，在社会生产经营活动中建立起一个科学合理的档案管理工作体系越来越重要。在企业开展各项生产经营活动的过程中往往会产生大量的具备一定价值的数据以及资料，而对于这些数据及资料的归档工作十分重要，能够有效帮助企业进行工作总结，同时为决策提供必要的信息支持。同时，随着信息时代的带来，电子档案逐渐成为企业档案管理工作中的重要对象。但是，目前由于我国企业在档案管理工作方面建设不够完善，导致电子档案的归档管理工作还存在一定的问题，因此需要企业管理人员做好电子档案归档的方法讨论以及创新工作。

关键词：归档；电子档案；保管；利用

1 电子档案应用主要特点

1.1 电子档案易保存、易查找

与传统档案相比较电子档案的特点是：检索快、易储存、易携带、同时满足多人翻阅等特点。相比传统档案，可以通过计算机直接对电子文件进行修改，大大地提高了文秘人员的办公效率，也大大提升了电子档案的收发速度。

1.2 电子档案对设备的依赖性高

脱离了网络、计算机等电子设备，就不能传递电子档案，不能查阅电子档案。所以传递、查阅电子档案必须借助于特殊的设备和相关的硬件设备才能查阅和利用。没有相关设备和软件支持，电子档案就会丧失其利用价值。

1.3 电子档案易修改、存在危险因素

电子档案技术的快速变化和依赖特殊储存设备等特点，也导致了电子档案的危险因素增加，比如，存储设备容易坏，电子档案易修改。虽然电子档案的出现使档案储存载体发生了很大变革，传播材料走向无形化，但在网络环境中储存和传递易受到病毒感染、木马盗取，造成信息无法查阅或被篡改等不良后果。

2 电子档案归档的方法

2.1 促使档案管理者与计算机的联合归档

随着办公自动化、信息化、数字化进程的不断加快，计算机系统朝着集中、统一的管理模式发展，摒弃了以往的档案管理模式，将重心放在了工作效率的提升上。而这些目标的实现需要档案管理工作者和信息管理工作者彼此加强交流与协作，创建统一的网络平台，实现电子档案管理的统一化，使信息管理系统成为电子档案的汇集点，然后将档案归档工作交由熟练计算机技术的档案管理者负责，以此来保证档案管理的有效性。这里需要说明一点，任何的归档都必须严格根据档案馆的基本要求来明确具体的文件，从而产生统一的标准，为档案管理者的归档、分类、整理等工作提供便捷。档案管理者在获取相关文件后，应及时将该文件输入到硬盘中并保存，不可在网上进行下载，以免降低档案数据的真实性。

2.2 构建完善的电子档案归档制度

电子档案归档部门实际工作中应做到以下几点。首先，培养档案管理工作者的互联网意识。由于大部分档案管理工作者从事档案管理工作的时间较长，延用着过去的档案管理理念，而随着档案信息资源的丰富化，使其劳动强度增加，这不但影响了整体的工作效率，还降低了其工作的积极性。所以，电子档案归档部门有必要培养工作人员的互联网意识，充分认识电子归档的重要性，从而掌握更多先进的技术，保证工作的时效性。其次，建立健全详细的制度。一套完善的、切实可行的电子档案归档制度为档案管理工作的有序开展提供了坚实的保证，也有助于增强档案管理工作者的工作效率，降低错误率。最后，将档案归档制度落到实处。只有制度得到贯彻和落实，电子档案归档工作才能循序渐进地进行，所以要求有关部门要采用监管机制等手段，促使档案归档工作者将制度落到实处，这也是提高工作效率的前提条件，不容忽视。

3 电子档案管理创新途径

3.1 管理设备统一调配

为了让档案变得方便查阅且具有流动性，并将纸质档案信息逐步转化为数字化信息，这就要依靠网络化设施的配备来实现计算机网络部门的全覆盖。档案管理系统要得到充分运用：因为其功能有档案的自动编目以及检索、档案自动全文存储与检索等相关的信息化工作流程。因此，档案管理信息化的硬件保障要求必须使用型号和规格统一的计算机。计算机内存要满足数字信息化所需的大容量載体。在各单位档案数量逐步增加的过程中，档案部门库房压力也增大，同时面临纸质档案老化以及人员管理不科学造成的损坏，所以大容量的载体运用能够有效地解决这一问题。

3.2 管理机制规范化

档案信息化建设中，应明确相关的责任，确保网络以及数据的安全运行，需要从实际情况出发，制定相关管理制度。档案管理部门关键是要严格根据国家的相关政策进行制度建立，以期建立适应信息化建设的档案管理制度。一是对档案管理的流程以及技术进行管理和规范，建立有关档案保管、分类、利用、归档、保密等一系列工作制度，将工作环节和工作流程细化，确保了档案管理的规范化和制度化。二是制定相关安全管理措施和档案管理标准，尤其在电子文件以及电子档案这部分，确保档案的安全完整性。三是规范档案管理职责，制定相应的档案人员岗位责任制度，要求档案管理人员认真做好档案的日常收集、整理、管理工作，工作人员要有高度责任感和服务意识。

3.3 建设复合型的管理队伍

档案信息化建设的基础是档案管理人员队伍，档案管理人员应当是复合型人才，具备档案管理专业知识和相应的计算机能力。所以，档案部门一方面要加强对现有人员的职业技能培训，通过对外学习交流、档案专业知识和信息技术培训等方式拓宽知识面、掌握新技术。同时，严格考察新增人员的业务素质和信息技术能力，尽量把有专业理论知识，掌握计算机信息技术、技能和综合素质的人才充实到档案队伍。档案部门也要举行相关的业务培训交流，让工作人员说出自己工作中面临的困惑以及平时的工作感悟，有好的经验大家可以一起分享，并创造条件聘请专家进行上门业务指导以及座谈交流会，在工作交流和经验分享中，取长补短，提升自身的工作能力和工作效率。

4 总结

企业的电子档案是企业经营过程中的重要资产，通过对电子档案进行科学合理的开发利用能够有效提高企业的经营管理水平，从而促进企业的健康持续发展。但是目前，在企业的电子档案归档管理工作中，还存在一定的问题，导致企业无法完全发挥电子档案的作用。因此，就需要企业建立科学合理的电子档案归档管理体系，提高电子档案的管理水平，实现电子档案归档工作的创新。

参考文献

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