档案管理信息平台应用与创新

王颖

摘 要：随着我国经济社会的快速发展，档案管理工作有了很大的进步。但要实现档案工作的持续发展就必须不断创新，与时俱进。实现档案管理创新的途径包括思想意识的创新、管理方式的创新、服务方式的创新和提高档案工作人员素质等方面。

关键词：档案管理；创新；信息平台

随着信息技术高速发展，传统档案管理正面临着前所未有的变革——从纸质和电子混合档案向全数字化档案转变、从人工档案管理为主向自动档案管理为主转变、从单一部门档案管理向跨部门、跨专业、跨地域档案管理转变。

1 档案管理信息平台深化应用的目标

档案管理信息平台主要应用模块包括应知应会、企业知识、部门知识、个人知识、你问我答。其中数字化档案存放在企业知识模块中，按照档案属性分类为：文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含：题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标，确定了十大功能：确定需要捕获的档案，确定档案的保存时间，档案捕获，登记，分类，存储和保管，利用，跟踪，处置计划的实施，对档案管理过程的记录。

用户可根据工作考查、学术研究、经济建设、落实政策、个人取证等不同目的进行档案检索。档案管理信息平台内嵌智能操作平台（IDOL），在检索的同时对信息进行智能理解，主要完成档案内容资源的各项分析服务，以及智能化的文本处理，包括文本挖掘、分类聚类、内容提炼等，从无序的海量数据中，找到数据之间的关系和规律，进一步提高档案资源的利用价值。此外，还有一些特殊应用，例如，档案分类并不完全采用业务职能分类方法，而是在按业务活动划分类别的基础上，综合运用了机构级别、机构性质、所属区域、文件格式等分类标准。

档案管理信息平台是一个覆盖有关单位的一体化综合平台，使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后，将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，融合思想理念创新与技术方法创新，最终实现电子数据的共享利用和综合应用，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。

2 档案管理信息平台深化应用的实施步骤

第一步：引入文件连续体模型。文件连续体（Records Continuum）模型注重文件运动过程与文件管理过程的整体性、连续性与集成性，提倡档案人员提前参与文件管理，直到文件被销毁或永久保存，要求将文件管理与业务流程相结合。为此，必须做到以下几点：第一，新开发的各种业务系统必须满足文件归档与档案管理的功能需求；第二，对于已有的各种业务系统，建立其与档案管理信息平台的接口，使系统能自动获取归档电子文件并捕获元数据，尽可能地将档案管理监控职责向前延伸；第三，对于文件档案，明确各业务部门归档范围和责任，提供档案收集、整编及业务系统接口，实现对归档文件的前端控制和全程管理；第四，对于基建、设备档案，在工程项目立项之初就同步确定项目归档范围、整理规则、归档责任，最小化人为因素，使归档工作与工程建设同步、有序进行。

第二步：引入知识管理理论。知识管理（Knowledge Management）是企业管理的新范式，也是指导档案管理创新的新理念，即将文件档案视为企业重要的知识资源，将档案管理的关注点从文件档案实体转向文件、档案所蕴涵的知识，应用先进的知識管理技术方法，创新、拓展文件档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动。因此系统应突出以下功能：

第一，数据资源全覆盖，对于没有纳入传统文件档案收集范围，但具有知识价值的资料、数据、信息进行管理，以实现企业内所有显性知识资源的整合与共享。

第二，服务手段多元化，如信息推送、信息订阅、收藏夹、嵌入式服务等。信息推送即在其他应用系统中主动提供需要的档案信息，使用户在需要的时候即可享有档案资源；信息订阅即用户在系统中可以订阅自己感兴趣的专题，以便档案管理信息平台中一旦出现相关信息可以主动发送邮件通知用户；收藏夹类似于专题，即把相关的主题内容统一地聚集在子文件夹中；嵌入式服务即将平台的查询窗口嵌入到各应用系统中，用户可以在多种应用系统中便利、快速地查询档案信息。

第三，服务技术智能化，在基本的数据采集后，档案管理信息平台对各类档案资源进行整合、挖掘、分析，构建资源内容平台，为搜索引擎系统提供应用基础。

第三步：实施纸质档案数字化。即通过各种扫描设备采集影像信息，通过数字化加工系统的数据录入、图象处理、文件排序归档、质量审查、质量二次检查、数据挂接等一系列流水化作业，对扫描的文件进行了纠偏、去污处理和格式转换工作，把纸制文档转化为可供用户浏览的全文信息影像。

3 档案管理信息平台深化应用后的效果和问题

档案管理信息平台建设应用后，用户只需在个人电脑上轻点鼠标，输入检索字段，各种所需档案文件就能以电子形式清晰呈现。用户或查阅数据，或打印复印，或资料收集，均可自行快捷完成。档案管理实现了图、文、声、像信息融合及网络一体化管理，档案从收集、整理、编目到存储、借阅、销毁等一系列管理工作都在网络上完成。数字化档案占用空间小、储存信息量大、检索方便快捷、应用能力强、传输速度快，大大提高了办公效率，降低了档案管理的人力、物力、财力成本，减少了人工检索失误率，提高了办公效率，增强了档案服务的实时性、实用性、安全性和保密性，实现了管理科技化、检索便捷化、服务人性化，满足用户对档案信息快速传递和高度共享的实际需求。档案管理信息平台是档案工作标准化的重要手段，它将传统管理手段和先进技术手段有机结合，注重电子文件管理、档案管理的先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，实现了档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化。通过建立统一的档案管理信息平台，树立了发展、创新的理念，充分发挥了档案管理部门的信息服务功能，推进了档案管理高素质人才队伍建设，真正实现了档案管理从“保管范式”向“后保管范式”的变革，真正实现了思想理念创新与技术方法创新。

4 信息平台服务方式的创新

档案服务是档案工作的中心，档案工作通过服务才能发挥其应有的作用，才能使档案事业与社会经济协调发展，使档案事业充满生机与活力，走上可持续发展的道路。档案服务创新，应当着重把握二个方面：一是档案服务内容和范围的创新。随着经济社会的发展，档案服务的内容和范围是不断扩大的，这是适应更好地做好档案服务工作和为需求者提供更优质档案服务的必然要求。二是档案服务方式的创新。随着高新技术的广泛应用，档案的保管条件逐步改善，同时档案服务形式也较过去有了极大的改善。如何更好地创新服务方式，需要我们在实践中不断发现新的档案需求和更好满足需求的服务方式。在工作中，要加强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性；要重视和加强对档案利用者的研究，不仅研究当前的利用者，还要研究潜在的利用者，不仅研究利用者当前的需要，还要研究利用者潜在的需求，以便最大限度消除利用者利用档案的障碍，以利用者的需求和潜在需求来加强档案服务的创新。endprint