信息时代档案管理工作的展望

刘冠良

摘 要：当今时代是信息化的时代，伴随着信息技术的快速发展，计算机信息技术被广泛应用在社会各行各业中，档案管理工作也是其中之一。传统的档案管理工作已经不能满足时代发展的需求，档案管理工作必须要跟随时代潮流，进行信息化建设。本文对档案管理的现状进行分析，阐述了信息时代下档案管理的概念及特点，进而提出档案管理工作的发展前景。

关键词：信息时代；档案管理工作；发展前景

信息化时代下的档案管理工作的含义是运用信息技术对档案中的信息资源进行接收、采集、保存等，并利用档案信息资源提供服务。在这种情况下，档案管理工作的效率大大提高，由原来的实体档案管理变为电子档案，改变了其原有的记录方式，变为利用现代化的技术对档案工作进行管理。而这也对档案管理工作提出了新的要求。

1 信息时代档案管理工作的现状

1.1 档案管理工作的观念较为落后

传统的档案管理工作以实体保管为主，实用性不高，而信息时代的档案管理工作拥有之前近百倍的数据量，十分注重信息的实用性，要求档案管理人员有强烈的服务意识。在这种情况下，对于档案管理工作的转变观念显得并不强烈，对其的重视程度也不够，导致对这方面的人力、物力和财力的投资也不够，完善的保障机制还有待强化。

1.2 档案管理工作的模式较为滞后

传统的档案管理工作一般以手写为主，而这种方式导致档案数据缺乏及时性，使资料检索过程变得缓慢，数据使用的效率也变得极低。而信息化时代的档案管理工作主要采用电子输入的方式，运用电子系统对数据进行检索与使用，大大提高了档案数据的使用效率。但现今从事档案管理工作的人员主要以中老年人为主，他们对于计算机的使用并不熟练，导致档案管理工作仍以传统的模式为主，浪费了信息技术对档案管理工作的有力优势。

1.3 档案管理工作的规划难以统一

档案管理工作的信息资源受地域和环境的限制，在许多方面存在着制约因素。在这种情况下，国家很难出台统一的指导规划，导致档案管理工作无法按照统一的标准实施。而且由于档案管理工作的自身因素，使其存在着较多的不确定因素，难以进行有效的规划。

2 信息化时代档案管理工作的推进措施

2.1 创新理念

时代的发展推动档案管理工作的发展，带来工作理念的创新。这种创新，不仅仅是对档案管理方式的创新，而且要加强对档案使用价值的创造。信息发展时代下，所有的工作理念都应该紧随时代的变化而变化，档案管理工作也应如此。档案管理部门应该与时俱进，不断创新档案的管理工作理念和管理方式，提高工作中的服务意识，为大众提供高质量的档案服务。

2.2 优化服务

传统的档案管理工作主要依靠手工进行管理，对于档案的查找十分麻烦，进行检索和查询时也有诸多不便，导致档案管理工作的工作效率不高。在信息时代下，建立统一的档案服务网络平台，可以随时随地地进行档案的检索和查询。另外，要加强档案管理的自动化建设，也就是在网络上将档案进行整理，使档案的使用更加方便。在这种情况下，对于档案管理工作人员的计算机能力就提出了极高的要求。因此，可以选择招聘一批优秀的计算机人才，搭配原有的职工进行工作，推进档案管理工作服务额提高。

2.3 建设数据库

伴随着信息时代的发展，大部分实体档案管理工作向信息化过渡，这就要求提高信息管理的效率，建设档案信息数据库。然而，档案信息数据库的建立是一项复杂而漫长的工程，不可操之过急，应当循序渐进。在建设过程中，不仅要加强信息技术及网络技术与档案管理工作的融合，还应当注重档案的分类管理和分档案数据库建设，形成可供阅读和下载的数据库，从而有效地促进档案管理工作。

3 信息化时代档案管理工作的发展前景

信息技术与档案管理工作的融合，使档案不仅仅可以随时随地地为民众提供服务，还可以在网络上为更多的人提供更优质的服务。如今，许多单位已经应用电子技术，如建立网站，在网络上发布信息，使信息更加具有及时性和有效性。档案管理工作作为伴随着信息技术的融合，拥有十分广阔的发展前景。如今档案管理工作已经不再是单一的手写工作，而是向着多元化、深入化的方向发展。信息化时代下的档案形式已经不仅仅是传统的纸质文件，拥有更多的格式，如音频、视频等。对于无法直接进行网络保存的事物，也有多种方法进行保管，如一些实体物质，可以通过拍照上传的形式上传至电脑，进行存储；对于较为珍贵的纸质文档，可以通过扫描仪扫描的方式，传入网络，供需要者下载使用。在网络上进行档案管理工作的优点也是十分令人惊异的，网络管理可以节省大量的人力、物力和財力，减少管理所需的步骤，节约管理者和使用者时间，节省档案管理工作的成本。随着新技术的不断涌现，档案管理工作已经向着足不出户、自行取得的模式转变：档案管理工作者将档案上传至网络，使用者可登录网站等自行进行下载，不必向管理者进行咨询，省去了繁琐的询问过程。此外，信息时代的档案管理工作拥有多方面的用途，对于许多宣传部门和教育部门而言，制定宣传和教育方针政策时，都需要借助档案作为参考，以免与已有的政策相悖。另外，国家相关部分对于档案管理工作也十分重视，积极推动档案工作的信息化建设。综上所述，信息化时代的档案管理工作的发展前景十分可观。

4 结语

档案作为信息资源的集合，历来受到国家和人们的重视。随着科技的发展、信息化时代的到来，档案管理工作也在发生着日新月异的变化：从实体保管向着信息化保管转变。运用信息技术进行档案管理工作，将档案的保存变得更加简单和方便，档案资料保存的完整性也得到了有效的保证，增大了档案信息的存储度，提高了档案管理工作的效率。信息化时代的档案管理工作也拥有技术、制度和政策等多方面的优势，发展前景十分可观。

参考文献

[1]唐雄；刘焕宝浅析信息时代下档案管理工作的发展[J].华东科技：学术版2015（9）：52-53.

[2]严卉.浅谈信息时代如何加强档案管理工作[J].信息通信，2015（9）：196-197.endprint