浅谈规范档案管理存在的问题及对策

韩玉昌

[摘要]如今社会经济高速发展，作为一种知识管理，档案管理在社会发展中表现出来的重要性越来越明显。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，档案管理工作做得如何，是衡量单位工作业绩与管理水平的重要尺度，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件。

[关键词]档案管理 问题及对策

一、档案管理工作中存在的问题

1、随着电子档案的快速发展，档案管理工作对档案管理人员的业务水平要求较高，需要档案管理人员具备基础的理论知识，这样管理人员才能在工作中完全发挥出自己的作用。然而在实际工作中，档案管理工作人员虽然建立了一支稳定发展的队伍，但这支队伍的专业水平与文化知识并没有达到新时期档案管理工作的要求，与档案管理工作的具体目标差距还很远。因此，就在客观上导致档案管理工作长期处于停滞不前的状况，在某种程度上十分不利于档案管理工作的开展。

2、档案管理工作缺乏规范性。在进行档案管理工作的过程中，许多地方存在着管理不够规范的情况。这类情况分别体现在几个方面：档案编号编排不合理，档案标题书写不规范，档案开头没有目录等，导致档案管理严重混乱。再加上管理人员在开展档案管理工作时，由于大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

3、档案内容的质量低下。在我国现阶段的档案管理中，很多档案内容质量都不高，档案的内容缺乏利用价值，档案的资料趋于形式化，并不能落实从实际出发的原则。呈现出来的档案的内容，大多反映了个人的学历状况、人生经历、政治面貌和工资水平待遇等，档案中并不能有效地反映个人能力状况、道德品质、专业技术水平。此外，大部分档案内容都很空泛，很多都是生活中的套话，并不能真实反映出个人的具体情况，或是档案的内容只是说明了优点，并没有对缺点加以说明。

4、档案室硬件环境设施不齐全。对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

二、档案管理工作的对策

1、全面提高档案管理者的素质。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。在档案管理工作开展的时候，档案管理工作人员作为有效联系档案和其他人员之间的纽带，提高档案管理人员的素质具有重要作用。因此，首先要注意提高档案管理人员的素质，这样不僅可以促进档案管理工作的顺利开展，还能使档案管理人员通过熟悉档案管理工作的流程，加强开展档案管理工作。因此，对企业内部的档案管理一定要严格把好人才关，加强对应聘人员专业知识水平的考核力度，这样才能为档案管理工作的开展打下坚实的基础。此外，作为档案工作人员，还要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。

2、健全档案管理制度。档案管理制度是档案管理工作的有效保障，档案管理工作的开展和运行要有完善的管理制度要求作为保证。在制定档案管理制度时，要保证其合理性和科学性，满足自身情况和档案管理要求。提高管理制度的可操作性，制定详细的档案管理流程，规范档案管理中信息收集、存档、借阅和保密等每一个环节。

3、升级改进和完善档案功能。在新常态背景下，需要加强对档案管理工作的管理意识，科学、系统地完成档案资源的管理工作，完成档案管理工作的开发利用。同时要加大对医院档案管理的实际投入，不断改善档案工作的环境，利用先进的科学技术，实现大数据的档案管理，使其记录内容更全面、更客观、更动态。应从以下两方面对档案的功能进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。

4、采用信息化管理手段。新时期，信息化是推动档案管理工作发展的有效武器，提高档案管理信息化管理水平，加大档案管理信息化投入，提高计算机管理在档案管理中的比重，建立档案管理系统，借助互联网和计算机管理，将档案管理全面推向信息化，对完善高校信息管理系统具有重要作用。新的发展形势对档案工作提出了新的要求，就必须尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多，实现档案计算机辅助管理势在必行。

5、充分调动档案管理人员的工作积极性。首先，要对档案管理工作及时进行改革，工作人员更要在原有的基础之上，加快进行档案资料的收集，提高档案管理的工作效率。档案管理部门为了提高工作人员的积极性，一定要全面推广企业员工聘任制度，根据优胜劣汰的原则淘汰工作不合格的员工，全面调动起档案管理人员的工作积极性，激发员工们的工作热情。因此，作为档案管理部门的领导，一定要全面加强档案的宣传工作，不定期在档案管理部门开展教育工作，使每一位员工都能从根本上认识到档案工作的重要意义，从而不断提高档案工作的水平，进一步提高管理人员的工作效率。其次，做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是很有必要的。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是档案工作者义不容辞的责任。

总之，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设，共筑中国梦。endprint