基于成本管理的高校数字化档案管理项目研究

王玮

摘 要：针对高校数字化档案管理项目建设的要求，要从成本管理的角度对项目成本进行控制。通过对成本管理的定义和基本的方法进行阐述，结合某高校数字化档案建设项目，对其成本进行预算；针对成本预算表，就影响成本预算的因素进行分析和阐述；提出数字化档案项目建设成本控制的对策，从而为高校数字化档案管理建设提供参考。

关键词：成本管理；WBS方法；檔案管理

中图分类号：F47 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2017）29-0177-02

当前，我国已进入信息化时代，学籍档案涉及范围也越来越广泛，如出国、就业、教育、评职称等各个方面。因此，加强对学生学籍档案的数字化管理成为目前信息化背景下思考的重点。但是部分高校依旧使用落后的学籍档案管理方式，这种方式已经不能适应现如今学校的工作状态。为此，为改善学籍档案管理方式，结合成本管理理论，提出一种数字化档案管理项目，目的是充分发挥数字化档案管理的优势，以提高学籍管理工作的效率。

一、成本管理理论

1.定义

对成本管理来讲，就是保证项目在计划范围以内完成。其主要包括确定所需资源的种类及其具体的需求量、估计成本并具体分配、制定成本的预算表等。目前，成本管理理论主要包含两个内容，分别是作业成本管理和全面成本管理。

2.方法——WBS成本管理法

目前，针对项目建设的预算有很多种成本预算的方法。本文选择 WBS 工作分解法进行详细介绍。WBS 法的应用有一定的前提要求，包括保证需求完全划分、拟定完整的步骤、绘制WBS 表。在满足前提条件后，方可进行成本预算。WBS 法要求先将工作结构合理分解到可以操作的程度，比如具体的某一环节需要哪些物料等，然后再进行具体到每个 WBS 要素的成本预算。

3.数字化档案管理项目成本预算

采用上述的WBS 法进行成本预算，绘制成本预算表。其主要内容包括项目阶段、时间、成本构成以及成本预算。而结合数字化档案管理项目的实际，将其成本预算表设计为表1所示。

二、影响学籍档案数字化项目成本控制的因素

1.项目时间因素

学籍档案管理系统项目开展过程中，时间难以控制，时间的延长与过度减少都会增加项目的成本，因此学校为能尽量保证在合理范围内控制时间，这就需要了解项目成本与其开展的时间之间的关系，具体关系如下图所示：

由图1可知，T点（合理）所对应的是 C点（合理）。通俗来说，当达到合理时间的最低点，此时成本最低。这个点也就是项目成本管理最合理的点。同时，观察可得，项目时间 T延长时，项目成本也会因为人工费等各种费用的增加而增加；相反，项目时间压缩，导致工期紧张而不得不抢工，必然会产生更多不必要的抢工费等其他费用，这样当然会导致成本的增加。因此，应合理控制时间，这样才可以保证项目成本最低。

2.项目质量因素

学籍档案管理系统的时间因素会或多或少影响项目成本，但质量因素才是真正直接影响项目成本的因素。如果一味追求过高的质量，成本投入必然会增加；相反，如果质量不合格，无法达到要求，就需重新返工或者其他弥补的措施，这样也会导致成本增加。因此，质量过高或过低都会增加项目成本。具体情况见图2。

图2中通过鉴定成本、预防成本以及故障成本来综合反映成本与质量的变化。鉴定成本是指验收项目质量的费用，预防成本是指前期为了预防发生项目不合格或故障的情况产生的费用，而故障成本则是为解决项目不合格的费用，比如因项目质量不合格而导致返工的返工费，维修项目的维护费等等。从图2发现，当项目质量差或不合格时，即项目质量处于改进区时，为使项目质量合格，达到适应区或至善区，往往会选择对项目进行维护甚至是返工，这样故障成本就会大大增加，综合的成本也会增加；然而，如果一味过度追求项目质量，想达到至善区，在项目技术设计上就会投入更多的人力物力，也就是前期的预防成本会大幅度提高，这样也会导致项目综合成本的增加。因此，其实只需将项目质量控制在适应区即可，不必追求过高的质量要求，也不可降低质量，这样就可避免不必要的鉴定成本、预防成本或故障成本增加，从而更好地达到控制成本的效果。

3.项目技术方案因素

除了上述介绍的时间因素和质量因素，技术方案因素在控制成本时也是至关重要的。项目的技术方案不同，会导致项目质量不同，也会影响项目实施时间及进展。确定合适的技术方案，可以控制时间在合理范围内，同时保证项目质量达到适应区，以保证不会增加不必要的成本。若项目技术方案选择不当，则会产生各种问题，如时间增加或质量问题，这样都会导致项目成本的增加。需要注意的是，项目技术方案可以根据实际情况进行改变，以追求最好实施效果。

三、学籍档案数字化管理项目成本控制措施

在学籍档案管理系统中，结合高校实际情况，具体使用以下措施来保证成本的合理控制。

1.从技术方面采取措施

采取技术措施就是通过调动技术人员积极性，选择合理先进的技术方案、技术方式等达到节约成本的目的。首先，在对技术人员的管理上，要使用合适的管理制度及方式，充分发挥技术人员的主观能动性，以求达到更高的工作效率。其次，选择技术方案时，在满足质量要求的前提下，将时间控制在合理范围内，尽可能选择经济合理的技术方案，从而进一步降低成本；与此同时，因为在项目的具体实施中，物料费会占有很大比例，从这个角度来分析，可以广泛使用节能高效减耗的新技术方式，这样不仅可以提高效率，还可以有效控制成本。最后，为了降低故障成本、预防成本等，应在项目质量上严格把关，从而节约成本。

2.从经济措施上控制成本

采用经济措施包括人工费控制和物料成本控制两方面。首先分析人工费。应严格控制人工成本，因为人工费在项目成本中占很大的比重。其次，需要控制项目分包单价，参照地区的市场价格，进行分析来制定单价。再来谈物料成本的控制。对物料的控制主要分为两个方面，一是用量，二是价格。在物料的用量上，使用先进改良技术，杜绝浪费，坚持贯彻节约物料的技术手段；在采集购置、运输等过程中减少物料损耗；在满足项目质量要求的前提下，使用创新型环保材料，从而降低成本。在价格的控制上，在采购过程中充分调查物料市场，在不影响质量的情况下选择合理价格的物料。可以将物料进行分类，在主要物料的采购上可适当性地减少；同时在采购物料时需充分考虑运输费用，综合选择最经济合理的方式购买，从而降低运输成本，有效控制物料成本，对整个项目的成本和经济效益产生直接性的积极的作用。

3.完善项目成本管理体系

要建立完整规范的项目成本管理体系，分级管理，不同级别负责不同职责。具体实施应根据实际情况，划分所有的部门及其成员的工作职责，使其清楚自己的工作任务及权利。这样可以更好地管理部门成员，调动其工作积极性，从而提高工作效率，降低人工成本。同时，也要设立合理的奖惩制度，以促进员工更好完成工作。

结语

总之，对于高校数字化档案管理项目的开发中，要充分把握时间、质量等这些对成本管理有直接影响的要素，并从技术方案、经济措施和质量体系等角度，才能更好完善档案管理系统的开发，减少开发的成本。

参考文献：

[1] 杨婷.高校档案管理数字化建设研究[J].内蒙古财经大学学报，2016，（2）：148-151.

[2] 俞志华，王军宁.数字化时代高校档案管理信息化建设[J].合肥工业大学学报：社会科学版，2007，（2）：78-81.

[3] 王孙如.接收数字档案 节约社会成本[J].城建档案，2010，（10）：42-44.

[责任编辑 兴 华]endprint