新疆新源县农村信用社会计电子档案管理的对策与建议

文/新疆新源县农村信用合作联社财务会计部 丛晓红

新疆新源县农村信用社会计电子档案管理的对策与建议

文/新疆新源县农村信用合作联社财务会计部 丛晓红

笔者自2008年开始就在新疆新源县农村信用社担任会计，而新疆新源县农村信用社的会计档案管理仍然以纸质为主，而纸质报表的劣势渐渐凸显，需要加强会计档案的电子化与管理的精进，所以，本文分析了有关农村信用社会计档案管理的加强措施与会计档案电子化的一些建议与对策。

会计档案；档案管理；档案信息化

一、新疆新源县农村信用社会计档案存在的问题

（一）纸质会计档案存在的问题。纸质管理的问题是在档案管理中造成工程量非常大，导致工作效率降低的问题，这非常不符合现代的竞争社会的要求，一是会计档案使用纸质的经济效应很差。每年每月都要进行众多纸质文档的打印，而纸质的文档却又无法储存太长的时间，造成打印的成本很大。二是其储存需要的空间十分庞大。对于空间的浪费也是经济的浪费。三是在填写过后，想要改动其实非常麻烦。修改的过程又是一大工程量，并且最重要的一点是在调用档案的过程中非常麻烦，需要查阅时要从众多的分卷、分档中寻找需要的文件，会导致工作效率的低下。

（二）工作人员对会计档案管理工作重要性认识不足。新疆新源县农村信用社管理人员、会计人员往往会在会计档案管理工作中缺乏对会计档案的重视，使会计档案的真实性大打折扣。第一，有些管理人员在进行制作财务项目的时候，只是机械地完成并上报财务报告，让财务部门审阅并提出财务意见，最后根据这些结束对财务项目的工作，这种认识是非常肤浅的。第二，在会计方案管理的过程中，有些工作人员嫌麻烦，对信用社会计方案相关资料的整理与记录因为麻烦所以漏记，甚至逃避工作，这样不重视会计档案的整理工作，日后一定会导致问题的产生。第三，虽然农村信用社的档案管理人员对会计学知识有一定程度的了解，也经过培训与实践的锻炼，但是由于对电子档案管理工作的认识不够深，缺乏电子档案管理的实践知识，所以导致对农村信用社电子档案转变与电子档案管理的重视程度不足。第四，农村信用社因为对会计实务的重视，而轻视了档案管理的工作，这样的做法会导致会计实务与档案管理的分离，导致进度不一致，从而产生某些难以预料的错误。

（三）电算化会计档案管理制度与技术不到位。随着计算机技术的不断发展和应用范围的扩大，会计电算化因为其独特的优势也成为会计审核工作的一个重要手段，然而对于信用社来说，电算化会计档案的管理无论是在制度方面，还是在技术方面都存在很多不足。主要的问题是对于电算化会计档案的立卷、归档、保管以及利用等流程环节缺乏相应的规范的制度。在进行电子会计数据的保存时，经常会忘了打印出相应的纸质档案并保存起来。电算化数据格式不统一，兼容性也差，往往会使本来就缺乏计算机经验的会计人员措手不及。电算化档案存储在计算机中，它的安全性会受到计算机网络和系统安全环境的影响，我社对于计算机系统和网络环境维护方面缺乏足够的重视，常常会发生人为操作失误，网络受到病毒攻击等问题，导致管理效率低下。

（四）会计档案管理人员的信息化素质需要提高。在农村信用社中，信息化的会计档案管理人员屈指可数，对于目前的会计档案管理人员来讲，提高管理工作人员的素质是当务之急，在管理会计档案时，有些工作人员由于素质不高，无法进行信息化管理，并且可能会违反管理规范的行为，甚至出现乱开发票，乱作凭证，假账等违法行为，这严重损害了会计档案的资料真实性，更破坏了国家的税收结构。并且，要普及电子化的会计管理，管理人员的素质与信息化能力的提高，是不可缺少的。

二、新疆新源县农村信用社会计档案管理对策与建议

对于上述讨论的农村信用社会计档案管理的问题，笔者根据实践经验提出以下建议与对策：

（一）农村信用社会计档案管理电子化的优势。会计档案信息化的实现是对传统的会计档案理念的一种突破，其目标是为了科学地使用会计的档案资源，从而为农村信用合作社整体提供服务，而无论在哪里，作为档案管理的人员，只有跟上时代的步伐，探索档案管理的新方法，使用诸如电子档案管理等先进模式，才能发挥档案管理的潜在能力与价值，为更高的工作效率做出努力。对于电子化的会计档案，首先，其解决了上文纸质文档经济性差的问题，不需要过多的纸张、油墨打印，更不需要每15年进行一次文档纸张的更换，存储的空间也只有在磁盘之中，不需要专门的文档分卷、分档的储存空间，更为方便的是，电子文档在浏览的过程中，只需要轻轻敲打键盘，就可以寻找到自己想要找的文件内容，并且其很容易进行修改，而不像纸质文档，在寻找想要浏览的文件时耗时较多，并且修改起来异常麻烦，可以说，电子文档的会计管理比纸质文档的会计管理要更经济、更有效率、更加简洁，是新时代的首选。

（二）加强信息化思想与领导，提高对会计档案管理认识。对于会计档案管理工作的重视，是农村信用社的管理者现在最应当加强的一点，科学的领导会计人员、档案管理人员和其他工作人员进行会计档案的管理工作，不仅仅是会计档案管理的有关人员，其他部门的工作人员也要加强对财会、经济等报表的真实性与准确性，不能只顾着本身的工作，而降低了会计档案的真实性。另外，出纳人员不可以兼职管理会计档案，这是《会计档案管理办法》所规定的，所以，农村信用社需要加强会计档案的管理工作，有关领导需要对其重视，从而达到有制度地管理农村信用社的会计档案，使会计档案的管理更加系统、专业、科学。

（三）规范对于电算化会计档案的重视和制度建设。想要提高电子会计档案的管理水平，首先要建立起完善的电算化会计档案管理制度。对于档案的立卷、归档、保管等环节，应当严格地进行规范，制定出标准化的流程制度，并且监督会计人员严格按照制度的要求进行操作和执行。严格保证电子档案的保管期限，对于电子数据的备份工作，应当定期进行检查，对于没有打印出来进行纸质存档的要及时打印，积极追求会计档案的完整性。积极开发和寻找更适合信用社相关数据要求的电算化软件。加强对于电子会计档案管理的重视程度，应当安排相关的技术人员定期对于计算机系统和网络环境进行维护，设置专门的专业技术较强的电算化档案管理人员。尽量避免人为失误或病毒入侵给电子数据造成损失。

（四）加强工作管理人员培训，提高会计档案管理人员综合素质。对于农村信用社中可以上岗的会计从业人员，需要进行专业的培训，并且合格后才能上岗工作，这是最基本的要求，而会计档案管理人员不仅仅是是专业素质需要提高，思想道德素质、职业道德也需要提高，由于管理会计档案的人员手中握有一定的权力，为了保证其权力可以合理、正当地实行，管理会计档案的人员必须做到严于律己。在管理会计档案的工作时，无论是电子档案还是纸质档案，都需要进行一定的保密措施，具有专业性。另外，会计的档案管理工作所需要的信息化正是适应这个时代的重点，所以，会计从业人员需要使用新型的技术，掌握一些电子化手段、知识来管理会计档案，比如，熟练地使用各种管理软件等。

三、总结

由于会计档案工作在这个时代随着经济与社会的发展不断前进，农村信用社中会计档案管理工作必须加强重视与管理水平，其中不仅需要管理人员的管理思想的提高，更需要专业知识的进步，必须掌握档案工作的电子化、信息化知识，还有职业道德等，需要具备这些要求，才能保证新疆新源县农村信用社的会计档案管理业务不断创新，并且面对一些难以解决的问题，或者避免管理过程中的一些问题，使新疆新源县农村信用社能够更加适应这个时代的要求。

[1]李萍.会计档案管理工作中存在的问题与对策分析[J].广东科技,2013(6).

[2]常翠青.财务会计档案管理中存在的问题与对策[J].经济,2013(9).

[3]王艳.财务会计档案管理中存在的问题与措施[J].办公室业务,2015(12).