工程设计单位档案管理的信息化建设分析

2017-11-26四川省建筑设计研究院杨蓉文

办公室业务 2017年15期

文/四川省建筑设计研究院杨蓉文

工程设计单位档案管理的信息化建设分析

文/四川省建筑设计研究院杨蓉文

随着社会经济的发展和城市化建设进程的推进，工程建设项目的重要性逐渐凸显出来，在项目数量不断增加的情况下，档案管理工作的难度也提高了，所以，针对工程设计单位的档案管理工作也要逐渐走向信息化的建设道路。本文对传统档案管理中存在的问题、工程设计单位档案管理的信息化建设进程及相关的建设意义进行了分析，希望对以后的工作有所帮助。

工程设计单位；档案管理；信息化建设

目前，工程设计档案已经成为科技档案的一个重要组成部分，其中档案表现的形式是项目，在设计图纸和文字影像资料上，具有很重要的参考、借鉴价值，所以需要通过档案管理信息化建设的方式，将这些宝贵的资料完整保存，计算机技术的发展使得工程设计单位的档案管理工作找到了未来发展的出路，下面进行几点具体的分析。

一、传统档案管理中存在的不足

对于工程设计单位的档案管理工作来说，传统的档案管理方法显然已经不能适用，传统的档案管理工作往往在实际的行动中无法进行有效的跟进，存在这一问题的主要原因就是领导层对档案管理工作的不重视，将工作中所有的重心都放在设计上，但是，对档案管理的不到位就会严重的导致一些项目资料丢失。

在长期的档案管理中，由于纸质的档案资料需要占据实际的库存面积，所以在很多工程设计单位的档案室中，都存在库存满，一些新的档案资料没有库存放，成了工作中的一个难点。还有就是在工程设计单位的档案管理工作质量上，也存在一定的不足，管理人员工作繁琐，加上庞大的工作量，所以工作很难得心应手，只能做一些比较简单的入库操作，不能仔细地做好档案的归类，导致在设计人员查询档案资料的时候存在困难。

二、工程设计单位档案管理信息化建设的进程

在上述的分析中，我们不难发现，工程设计单位的档案管理工作必须要进入新的发展阶段，也就是说，信息化管理模式是未来发展的必经之路，所以，相关的单位应该充分重视工程设计单位档案管理工作，计算机技术已经成为各行各业未来进步的一个重要的载体，工程设计的相关资料通过信息化的建设同样能够促进企业未来的发展。另外，在工程设计资料、图纸不断增多的情况下，即便想要采用纸质的保存方式显然也不现实，信息化的档案管理能够让档案的录入和查询更加方便，通过信息化的形式表现出来，有效地提高了工作的效率，从而能够服务到整个项目的建设。

在明确了档案管理信息化建设的重要性之后，我们要做的就是正视单位的实际档案管理情况，对相关的工作部门制定严格的工作制度和条例，让档案管理信息化建设的每项工作都有所依据。在工程项目的设计图纸中，信息化建设需要通过图纸在打印的环节提供图纸的信息，并且生成一个唯一的条形码，再打印到图纸上，这样能够方便工作，只需要扫描就能够实现档案归档，也能够方便进行实物和电子文件的同步储存管理。

另外，还需要做一项十分繁重的工作，就是要将之前的纸质档案也进行信息化档案的转化，这样能够在统一规范整理的情况下，减少档案库存的压力，解决目前档案库房饱和的现状，另外工程设计过程中的资料有很多种类，例如：变更核定、图审、勘察、合同等，所以，一定要对这些文件资料都进行电子文件的归档，其中较为重要的文件也可通过纸质的方式再次归档。信息化档案的建设对技术有较高要求，对相关的工作人员也提出了更高的要求，需要不断地熟练相关操作，提高自己的业务水平。

三、工程设计单位的档案信息化建设意义

（一）对经营的意义。工程设计单位在档案信息化管理中，经营活动的质量能够通过档案管理直接地反映出来，所以对档案管理信息化的建设能够推动设计单位在经营活动中获得更大的优势，从而进行更好的发展。

（二）对档案管理人员的意义。对档案管理人员来说，信息化建设虽然对其自身的工作能力提出了新的要求，但是，信息化建设降低了工作的繁重程度，自动化、网络化的建设去除了工作中的纸质档案编整过程，提高了工作的效率，是非常有利的进步。

（三）对建设行业的意义。信息化建设对于整个工程设计行业来说，有效地避免了档案资料损坏的现象，在档案的存储时间上会长期的延伸下去，对档案资料来说也是一个长期的保障，互联网是一个强大的资源储备和共享的平台，所以，我们进行工程设计档案管理的信息化建设能够促进其更好地进行行业间的交流，甚至走向国际，同先进的工程设计单位之间进行交流借鉴，是非常有大的进步。