互联网时代企业档案外包业务存在的问题与对策

文/天津桂发祥十八街麻花食品股份有限公司 张磊

互联网时代企业档案外包业务存在的问题与对策

文/天津桂发祥十八街麻花食品股份有限公司 张磊

互联网时代的到来加快了档案事业发展的进程，使得企业对档案管理的认知也逐渐提高，档案外包业务应运而生。但挑战与机遇同在，目前企业档案外包行业中存在着如业务类型陈旧、从业人员素质不高、管理标准不明确、缺乏有效监管等问题，制约了外包行业的健康发展。本文从提升外包服务水平、提高从业人员的综合素质、建立健全相关法规制度、加强行业监管和引导四个方面提出了相应的对策。

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互联网信息时代的到来，也使档案的发展向数字化、信息化、多媒体化转变，随着人们的档案意识逐渐提高，档案管理工作也逐渐受到个人、企事业单位、社会团体的重视。部分企业的档案管理部门由于自身规模的限制、人力物力资源的有限，在技术和设备方面都无法为数字化档案发展提供保障。因此，往往通过将企业档案业务外包给中介机构的方式以期得到更好的服务。

现阶段，档案外包公司能够随着行业的发展和互联网的优势为企业不断提供更多的服务，但是大多数档案外包公司受制于资金限制和人员的不足，只能小规模运营，目前在全国范围内很少拥有统一的规模、专业的人员、高端先进的技术设备、具有自主软件开发能力的外包公司。这就使得企业在享受外包服务的同时，也面临着相应的风险。

一、企业档案外包的定义及类型

企业档案外包是指企业将其在内部活动中产生的档案内容实体及其从事档案管理的相关活动委托给特定的档案管理中介，从而优化运营过程，降低企业管理档案的成本，使企业将优势资源集中在核心竞争力的生产活动中。

企业档案外包业务类型包括档案的整理与维护，企业档案的规范化管理，档案人员的知识，培训档案的数字化建设，档案管理软件的定制与开发等。在实际工作中，外包公司会根据企业的实际情况和具体需求，提供更确切更优质的服务。

二、企业档案外包业务存在的问题

（一）业务类型陈旧。在我国企业档案外包的实例中，大多数还是以纸质档案整理和数字化扫描加工为主，对于档案寄存、电子文件管理、信息系统应用、档案软件开发、档案数据库建设等利用高新技术方面涉及较少。

（二）从业人员素质不高。从事档案外包的从业人员学历普遍较低，尽管部分是档案专业出身或有档案行业工作经验，但工作主体仍是以手工操作为主的非专业人员，一些操作者往往只是经过短期内部培训就直接上岗，业务量大时候，可能从社会上直接招聘临时或兼职的学生人员。这都无法保障从业人员的专业素质和职业道德，也无法保证档案管理工作的效率和质量。

（三）管理标准不明确。企业档案外包行业是一个充满机遇和挑战的行业，而我国档案外包公司兴起的时间不长，行业发展不成熟，各地的发展水平不一致，管理基本处于分散的状态，且尚不存在统一的行业管理标准，对于外包公司的资质验证和科学合理的验收也缺乏有效的管理和约束。

（四）缺乏有效监管。由于现阶段我国档案外包行业发展比较混乱，尤其是中西部不发达的城市，大多数外包公司存在资金短缺、设备不齐全、技术水平落后、员工专业素质不高等各种问题，导致在实际工作中出现企业重要信息泄露、员工人事档案被篡改、档案原件由于操作不当造成档案资料破损或丢失等损害企业利益的事情频频发生。

三、相应的对策

（一）提升外包服务水平。档案外包公司在现阶段提供劳动密集型服务的基础上，应顺应时代潮流的发展，按照《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》和《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的文件精神，不断拓展服务领域，争取提供更多数字化、信息化、多媒体化等高质量、高水平的技术服务。

（二）提高从业人员的综合素质。一是引进高学历、高素质人员，提高整个档案外包公司的业务水平和服务能力，带动公司的整体发展。二是定期对员工进行档案知识培训和考核，增加员工知识储备量。三是加强从业人员的思想道德教育，增强法制观念、保密意识和敬业精神。

（三）建立健全相关法规制度。一是着重加强关于档案外包服务的权利与义务、管理体制、成立条件、注册资金、业务范围、收费标准、安全保密、保管环境、人员素质、操作要求、监管机制、法律责任等内容的法律规定，为规范市场运行机制，提供应有的制度保障。二是制定有利于行业健康有序发展的行业规范和守则，引导外包公司公平竞争，增强自律性，维护行业的持续健康发展。

（四）加强行业监管和引导。发挥行政部门的职能作用。成立专项检查小组，对外包公司的资质认证、人员构成、资金运转、公司运作、库房设施、电子设备等情况进行监管，对于不符合国家要求的公司给予一定的制裁，净化外包市场环境。发挥档案学会的引导作用。档案学会在我国档案学界有较大的影响力，对促进我国档案水平的发展起着重要的桥梁和纽带作用。对档案外包公司可以给予指导和引导，一是开展定期培训和考核机制，提高外包人员的业务水平和服务质量。二是每年对外包公司进行一次大检查，对各个环节的工作质量进行审查，并给以指导意见，共同促进档案事业的发展。三是实施奖惩措施，对表现优秀、工作质量优良的公司给予表彰和奖励，对违反行业规范、扰乱行业秩序的公司予以惩罚。