试论血站业务档案管理中存在的弊端及其优化策略

2017-11-26内江市中心血站钟利平

办公室业务 2017年21期

文/内江市中心血站钟利平

文/内江市中心血站钟利平

血站业务档案的建立是血站工作的重心，既能保证血液管理的有效性，同时也可以为血站的医疗保障工作提供重要支撑。但是从实践情况来看，在当前的血站业务档案管理中仍然存在一些问题，在一定程度上制约了血站各项工作的有序开展，甚至还可能引发医疗纠纷。由此，本文主要从这些弊端现状入手，并结合业务档案的作用提出可行的优化策略，以期为相关工作者提供参考。

血站业务；档案管理；弊端；优化策略

在血站采血的过程中会按照规定要求形成需归档管理的文史记录，这些记录资料经过汇集整理、分类归纳后便成了血站的业务档案。血站机构的业务档案在采供血过程中有着基础的保障性作用。据此，笔者对业务档案管理中存在的弊端所做出的策略优化分析，也便具有了较为深刻的现实意义。

一、血站业务档案管理中存在的弊端

血站建立起规范标准的业务档案系统所带来的优势意义是多方面的。一方面，其不仅为确保采血的质量符合要求提供了监督、评判的依据，进而为献血计划的制定与执行创造条件，有利于保证献血、采血的规范性。另一方面，业务档案的建立也为打造长期化、可持续化的献血队伍，为丰富血源与采、供血双方的权益维护铺平了道路，继而为我国献血事业的发展起到了重要的推动作用。总的来说，我国关于血站结构的业务档案建设已经在近年中获得了跨越式发展，但是这其中仍旧存在着一些问题急需解决，简要概括来说主要有以下方面的内容：

（一）对档案管理的重要性认识不足，从事业务档案管理的工作人员综合素质能力还未能适应岗位需要。首先，对于业务档案不受重视的问题，容易直接造成档案管理形同虚设，欠缺档案管理考核制度等问题。这样既无法保障业务档案功能的发挥，还会造成资源的严重浪费。其次，管理人员的素质能力有待提高，部分人员并不具备专业的血站业务档案管理技能，其在工作中出错的概率较高，使得档案管理效果与利用效率大打折扣。

（二）档案的利用率不高，业务档案在管理过程中难以实现“物尽其用”。在血站业务档案的管理机构中，常常会将档案用于信息查询，而关于自然属性之外的功能开发则未能达到高效率的运用要求。在较为封闭、被动的资料查询环节中，业务档案所发挥的效用也是极为有限的，并且在如此众多的档案信息中，能够被查阅的档案也是相对较少的，这便使得绝大多数的档案被“闲置”在某一角落，若是不能对这些档案展开研究与利用，那么这些耗费人力、物力建立起来的档案系统也只能维持在“沉睡”状态。

（三）血站的建设未能与业务档案的管理建设工作保持一致。对于有的血站机构来说，无论从技术水平、规模设备或人才层次来说都是较为优异的，但是在业务档案的管理中存在明显的投入不足，缺乏专业设备与专业技术的支持，这就使得血站业务档案管理信息化程度较低，从而难以让业务管理适应血站的工作要求。

二、规范血站业务档案管理的具体策略

（一）建立健全的业务档案管理机制。要加深血站机构人员关于业务档案的认识，不仅需要加大关于档案建立的宣传重视力度，更为重要的是，要建设好业务档案管理的运行机制。这不仅会对档案利用、血站发展起到直接性的推动作用，同时也关系到血站采工序的流程是否流畅、有序，以及血液质量能否合乎标准等。所以，为了落实好血站的业务档案管理，可以考核筛选出1至2位专职员工负责管理工作。其次，要制定标准的管理制度，其中对应档案的接收、保管、整理、统计、鉴定以及利用等流程都应在管理制度中有着明确的规定，从而为管理行为的按章办事创造基础条件。再者，管理岗位的考核并不是一劳永逸的，为了确保档案管理的工作效率与管理质量，定期的人员培训与业务技能考核也是十分必要的。这也迫使在岗人员结合自身情况做出相关计划，从而为落实岗位负责制度奠定良好基础。

（二）加强业务档案建设的现代化探索。血站业务档案的建设需要不断完善更新，才能适应当下日益复杂的使用需要。所以加强档案的数字信息化建设，在血站业务档案管理中也有着不容忽视的意义。譬如，在建成了数字智能化的业务档案信息系统后，通过医疗机构的内部办公系统与业务档案系统的相互连接，便可以实现高效率的信息查询，不仅节省了人力资源，而且避免了不同部门在借阅档案过程中所造成的档案遗失、保管不善等问题。因而建设可供长期化使用的数字化业务档案也是极为重要的。