单位档案管理的新思考

文/湖南水利水电勘测设计研究总院 刘立坚 徐佳拥

单位档案管理的新思考

文/湖南水利水电勘测设计研究总院 刘立坚 徐佳拥

随着时代的发展与改革的深化，单位的档案管理也显得十分重要，因为档案是企业信息的重要载体，它记载着企业在过去期间运行留下的痕迹，可以为单位在今天的人力、物力、财力的管理上助上一臂之力，在激烈的竞争中求得生存与发展。近年来档案管理也不断更新进步，陈旧的管理模式有待创新。下面一点点拙见希望同行们给予指正。

档案；档案柜；新编号

一、档案管理的必要性

我们保存的档案，大部分是科技档案，它们是很多高端人才和大量工作人员长期实践和科研活动的结晶，记录了他们专业学习、工作经历、业务技能、学术水平、科研成果等信息；还保存着各种有价值的历史数据和许多国家的机密档案，为我们留下了非常丰富的知识和财富，我们有责任对档案进行妥善保管。

二、单位档案管理的现状和存在的问题

根据我们单位档案管理的现状，发现了一些问题：首先是档案入库麻烦，为了存放一份档案，工作人员要查找好几个档案柜，因为档案要集中有规律地放到分门别类的位置；借阅档案也是一样；移架，因为要将相同类型的档案放到一起，便于管理和查找，往往由于预留位置不够，又因为库房有限，档案柜的增加，会产生大量的档案需要移架。这些问题产生的原因，一是以前档案少，只要放到预留的位置就很容易找到，随着档案的不断增加，问题就越来越明显，陈旧的管理模式已经不实用，我们要不断创新，提高档案的管理水平。

三、档案管理工作存在问题的应对措施

（一）强化档案管理意识。首先单位负责人应该对本单位的档案管理工作给予高度重视，这是做好企业档案管理工作的前提条件，让他们从本质上认识到档案管理工作可以为企业的重大决策与措施提供科学有效的依据。

（二）档案管理应与企业的信息化管理相结合。传统的档案管理工作业务量大、差错率高、效率低、保密性差，并使一些不法分子有可乘之机。随着社会的发展，档案管理工作也应该适应现代化管理的要求，进行信息化管理，充分实现档案的输入、检索、利用等工作的现代化手段，它可以使繁琐的工作瞬间完成并能达到信息共享，同时为企业提供迅速、准确、全方位的档案信息奠定基础，也为企业的正常良性循环起到一定的作用。

（三）创新档案管理方法。以本单位为例，采用档案柜编号的方法，笔者通过了工作实践，效果不错。具体说明如下：我们如果将档案柜编号，给档案一个“存架位置”结合电脑管理，就很方便了。档案柜编号规律如下：一个完整的“存架位置”由“库房编号—档案柜编号—格数（X）—层数（Y）”组成。X是水平方向的格数；Y是垂直方向的层数。以存放地形图的多层一格档案柜为例，具体以2122库房的998号档案柜为例，我们为它编号如下：

2122—998—1—15 2122—998—1—10 2122—998—1—5

2122—998—1—14 2122—998—1—9 2122—998—1—4

2122—998—1—13 2122—998—1—8 2122—998—1—3

2122—998—1—12 2122—998—1—7 2122—998—1—2

2122—998—1—11 2122—998—1—6 2122—998—1—1

这是2122库房998档案柜的所有存架位置。例如：2122—998—1—1，表示2122库房，998号档案柜，第一格，第一层的位置；2122—998—1—2表示这份档案放在2122库房，988号档案柜的第一格，第2层的位置；2122—998—1—15表示2122库房，998号档案柜，第一格，第十五层的位置。每个位置，都存放了规定的地形图，8—49—127—42—64，这些地形图都存放在2122—998—1—1位置；8—49—127—21—42则存放在2122—998—1—2位置；8—49—126—21—42放在了2122—998—1—5位置上。当有人借用地形图，只要把地形图的名称或者图号输入电脑一查，就可以找到地形图的“存架位置”，而且，如果需要调整工作岗位，新人也很容易上手。地形图的借阅比较简单，就传统的管理模式来说，档案的借阅就复杂多了，但是如果给每份档案一个“存架位置”，档案找起来也会很简单，那些很久都不借阅的档案也马上可以找到。档案柜编号后，解决了库房紧张的难题，没必要预留3—5年的位置，只要预留每个项目的档案位置了，这样可以充分利用库房和档案柜了，虽然感觉上有点乱，但是，形散而神不散，不但可以使工作简单化，而且可以减少大规模的移架，有时间了，只要轻松的调整档案，也不用担心找不到档案了。有了档案柜编号，不但查找档案、档案入库、借阅档案方便多了，也能减少很多不必要的移架，而且，可以最大限度地利用库房和档案柜。新档案入库，可以，先在电脑上查找档案所在的项目的档案柜，就可以直接把档案放到指定的位置上；当有人借阅档案时，在电脑上也可以很快找到档案的“存放位置”，直接找到档案。本单位通过六月份的岗位培训，收获不小，老师讲到了档案柜的编号，讲了蛇形编号，现在我们单位就面临着大规模的移架，因为，库房少，档案不断增加，新买来的档案柜只有加叠在现有的档案柜上方，所以，又只得重新编号，重新编号就面临着移架。如果用了新的编号，就避免了大量移架。

四、结语

总之，企业实行现代化管理不是局部的，应该是全方位、全领域的，档案管理工作是现代化管理的重要标准，所以企业应该加大对档案管理基础设施的建设与投入，逐步使档案管理工作电子信息化，同时也注重专业技术人员的技术培养，最终使档案管理工作有助于企业经济的发展。关于档案柜新的编号方法，笔者通过了工作实践，效果不错，希望得到同行们的认同。