论如何以档案管理推动当地人才建设

2017-11-25济宁市人力资源市场配置服务中心黄保华

办公室业务 2017年17期

文/济宁市人力资源市场配置服务中心黄保华

论如何以档案管理推动当地人才建设

文/济宁市人力资源市场配置服务中心黄保华

我国的人事档案管理制度中较为鲜明的特色之一就是人事档案管理，其作为个人身份、学历、经历的重要证据，不仅对个人、用人单位及国家具有重要参考作用，还是政府提供人才家底信息，推动人才建设的有力抓手。本文通过对档案管理过程中存在的问题进行梳理，结合济宁市人才发展需求，提出具有针对性的管理措施，以促进济宁市人才建设发展。

人事档案；管理；人才建设

自古以来，我国就有较为完整的人事档案管理办法，唐朝的甲库是我国档案史上最早的人事档案库，在古代的人事档案管理中，主要记载管理的职务、履历及考评，以作为官员选拔的依据。随着时代的发展，人事档案管理逐步完善，目前我国的人事档案管理是根据人员身份不同，分别按《干部档案工作条例》及《流动人员人事档案管理暂行规定》进行管理。加强人事档案管理，不仅可以提升档案管理服务水平，还可推进当地人才发展建设，是一项具有深远影响的建设性工作。

一、济宁市人才发展规划概述

济宁市按照中央《关于深化人才发展体制机制改革的意见》、省委《关于深化人才发展体制机制改革的实施意见》，结合《山东省“十三五”人才发展规划》《济宁市中长期人才发展规划纲要（2010—2020年）》目标任务和济宁市人才工作实际，制定出台《济宁市“十三五”人才发展规划》。

规划中强调人才是强市之基、竞争之本、转型之要。到2020年，要将济宁市打造成为鲁西科学发展高地，并将济宁市建设成为淮海经济区中心城市。为了适应建设指挥城市和美丽城市的需要，在人才建设及引入方面，对引进及培养高层次的科技创新领军人才、城市经济发展当中重点领域急需的技术型人才及统筹建设城区发展中需要的其他人才尤为重视。将全面实施创新创业领军人才集聚计划、孔孟之乡儒学研究和传播人才专项工程、企业经营管理人才素质提升计划、重点产业紧缺人才引进计划、高技能人才开发计划等十余项重点人才工程，建立健全济宁人才培训、人才代理、人才中介组织准入及执业、人才使用、人才保障、外籍人才管理与服务等制度，为人才建设工作开展提供强有力的制度保障。

二、人事档案管理对人才建设重要意义

（一）人事档案是摸清人才家底的重要手段。人事档案中的材料大致分为十一类：第一类为履历材料。第二类为自转材料。第三类为考察、考核、鉴定材料。第四类为学历学位材料，职称资格材料、专业技术职务材料、科研水平学术材料、培训材料、转正定级表。第五类为政审材料，更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。第六类为党、团组织建设工作中形成的材料。第七类为表彰奖励材料。第八类为违法违纪材料。第九类为招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业（复原）安置、退（离）休材料；辞职、辞退，罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。第十类为健康检查和处理工伤事故处理材料、治丧材料、干部人事档案报送、审核工作材料。第十一类为其他材料。通过对人事档案中信息的整合，可以客观反映出当地人才家底情况，这些情况的掌握不仅是国家一份宝贵的数据资料，更是对当地的人才建设、对国家的人才发展起到重要参考作用。

（二）人事档案是人才建设服务的重要抓手。人事档案的内容分为两个阶段，第一阶段是在读书期间形成的档案，称之为学生档案，待工作后这份档案就变成了第二阶段的人事档案。人事档案是对个人今后办理调档、政审等手续的重要依据，会影响一个人的升学、升职、调动、参军、入党、出国、社会保险的享受等等一系列问题。因此在引进人才、为人才建设服务方面是一个重要的切入点，档案是人才引入的第一步，为提高对人才的吸引力，各地政府都给予了不同的政策扶持及奖励办法，不过这些措施都要基于人才需求之上，才能更好地为吸引人才服务。

（三）人事档案是人才建设体系的重要依据。人才建设工作主要是根据当地实际情况及未来发展目标，构成具有系统性的人才建设架构。人事档案是个人经历、业务专长、工作业绩等方面的客观记录，在人才队伍建设当中，要求的是德才兼备，因此在一个人长期的档案形成过程中，这份可以客观反映个人诸多方面的档案就对用人单位显得尤为重要，可以作为人才体系建立的重要依据。

三、加强档案管理推动我市人才建设

（一）进行数字化管理及时更新数据。人事档案的信息化是今后档案管理发展趋势，现如今的档案管理一般还停留在纸质管理模式，一方面对管理人员及档案存放有着较高的要求，存放成本、管理费用较高，另一方面纸质管理面对现在日益发展的信息发展也略显不足，因此要逐步进行人事档案的数字化管理。在逐步推进数字化档案管理模式过程中，还要不断更新数据，保证档案信息的真实、可靠，形成具有权威性的“人才信息数据库”，通过逐步建立起的“人才信息数据库”，可对当地人才信息进行充分了解，根据行业种类、人员技能特点、市场行情需要等，构建一个纵横相连的、具有实效性的人才供求信息网，为人才建设提供信息保障。

（二）扭转服务理念协同企事业服务。档案管理本质上是为企事业提供服务，因此人力资源配置服务中心档案管理人员应当牢固树立“为人民服务”的意识，切实转变工作作风，在熟悉相关法律法规及政策条件下，加强对现代化档案管理知识的学习，提升信息化管理技能，深入学习档案管理。在业务学习方面，不仅要掌握档案管理知识，还要在文字表述、沟通协调及信息开发等方面强化学习，以促进提升档案服务质量。在此基础上，才能筑牢档案管理的基石，为企事业单位提供更为优质的服务，并带动人才建设的发展。

（三）建立规范的档案委托保管制度。在档案管理的制度规范问题上，要认真执行现有的人才市场档案管理法规，还要强化人才市场的监督职能，才能确保档案委托保管的有序进行。从目前来看，人力资源配置服务中心的档案管理存在责任不清的问题，在档案的收集、鉴别、整理、归档、移交及保管等程序要建立起流程规定，明确各方责任，才能促进档案代管工作能够持续、健康、规范发展。另外对于档案管理分散的问题，要与用人单位加强沟通协调机制，理顺办事流程，才能更好地解决该问题。

（四）开展档案知识普及落实其功能。对于现在存在的“弃档”现象，档案利用率不高的问题，要加强档案知识普及工作，人力资源配置服务中心要联合政府、社会力量，对档案知识进行宣传，加强公众对档案的使用、价值及保管的认识，在不断提升档案知识普及度后，完善档案收档工作，推动落实档案功能，为政府、社会提供人才信息，为构建人才建设体系奠定坚实基础。