浅谈医院科技档案管理工作的改进措施

2017-11-25广州医科大学附属第二医院符穗湘

办公室业务 2017年14期

文/广州医科大学附属第二医院符穗湘

浅谈医院科技档案管理工作的改进措施

文/广州医科大学附属第二医院符穗湘

由于医院的科技档案管理工作涉及科技等信息，因而相较于一般的档案管理工作，医院的科技档案管理对管理人员的专业性以及科技性方面有着更高的要求。此外，由于该档案以科技为主体，因而可能直接对人民群众的生命安全产生影响。医院科技档案的管理，与医院的建设与发展有着极为密切的关联。

医院；科技档案；管理

医院的科技档案详细记录着科研过程中产生的有价值的文字、声像、图表等材料，具有一定的真实性以及完整性特点。作为医院重要的信息来源，做好科技医院档案的管理工作并善用医院科技档案资源，方能进一步推动科技成果的转化，一方面可为人民群众提供更加优质的服务，另一方面则能可对医院的建设与发展起到有效的促进作用。

一、医院科技档案的特点

（一）专业性。由于医院的科技档案是由医院所从事的科研活动以及建设活动逐渐累计而成，加之医学专业有着许多的分支，而这些分支各自又有着极为鲜明的特点，因而要想充分反映出这些分支的特点，相应的管理亦需注重专业性，如此方能实现科学管理科技档案。

（二）多样性。众所周知，医学有着极为广泛的涵盖范围，包括医学、卫生、药学等，而这些众多的分支使得医院科技档案来源呈现了出分散性的特征。与此同时，随着社会的不断发展，面对日益增多的科技档案载体以及多样化的载体形式，更是让医院的科技档案管理呈现出了多专业性以及多形式等特征，增添了医院科技档案管理工作的工作难度。

（三）成套性。由于科技档案所记录对象通常为某一独立的项目或特有的现象，因而针对医院科技档案的管理工作，应务必注重该档案特有的成套性特点。与此同时，由于科技档案中详细记录着各种研究对象或项目的全过程，因而针对科技档案管理，还应务必注重档案的完整性，如此方能有效利用，进而为医院的发展奠定基础。

（四）现实性。医院的科技档案不仅能为医院工作人员的日常工作行为提供借鉴，更是医院赖以发展的重要资源，如归入档案部门的病例，不仅能对医生的日常工作行为提供极大的帮助，又能作为检索临床研究与临床流行病研究的索引，与此同时，还能作为关键时刻的法律凭证。这些都是医院科技档案现实性最为显著的体现。

（五）保密性。由于医院科技档案中所记载事项，均为该医院所从事，因而具有一定的有价性。对此，作为医院方面，务必要根据国家规定对有特殊价值的科技档案进行保密等级的明确，并正确处理好其中的关系。

二、医院科技档案管理工作中存在的问题

（一）管理制度有待健全，立卷机制较为死板生硬。目前，国内许多医院，由于其本身对科技档案管理工作不够重视，因而普遍存在科技档案管理工作不够规范等问题。此外便是文件档案检索的效率问题。目前，国家虽大力提倡采用电子检索的方式，但有一部分医院依旧沿用传统人工检索的方法，其中更有部分自认为经验老道的科技档案管理人员，盲目相信自己所研究出来的检索工具，他们错误地认为只要运用更多的检索工具便能进一步提升文书档案管理工作的质量与效率，这种求多而不求精的思想反而降低了这些管理人员的管理水平。对此，为改变这样的管理现状，医院有必要制定出符合医院发展规律的管理制度，以确保科技档案的完整性，

（二）缺乏专职管理人员，服务质量有待提高。要想切实提升医院科技档案管理工作水平，首先便应从提升管理人员的综合素质方面做起，并根据医院科技档案管理的岗位职业与能力方面来不断完善医院的科技档案管理人员队伍建设。若出现人员变动等情况，应在保证档案管理人员整体管理水平不降低的前提下进行。此外，针对科技档案管理人员的技能提升，作为医院方面，应务必加强对科技档案管理人员的培训与指导工作，借此提升管理人员的综合素养。

（三）医院科技档案利用反馈率不理想，档案管理编研薄弱。医院的工作大多围绕医疗活动来进行，若对档案利用的反馈工作不够重视，便无法得知医院科技档案中所存在的问题。长久以来，国内大多数医院的档案管理人员，其在管理科技档案过程中，仅是起到了收集与管理的作用，极少有档案管理人员会利用档案资源为医院各科室提供相应的服务，从而导致医院的科技档案难以发挥其实际的效用，甚至有医院工作人员连档案室的职能亦不了解，进而更谈不上所谓的理解与支持。与此同时，由于大多数医院的科技档案管理人员年龄相对偏高，因而针对现代化的管理技术，无法做到完美的运用，自然也就无法确保档案信息的汇编与分析的准确性。

（四）科技档案收集不齐全，严重影响医院的发展。当前，国内医院的科技档案管理普遍存在材料原件少但复印件多，记录、图表等重要原始材料不全等问题，对于一些医院中关键的科技档案的验收结论、成果和专家评审材料等证明材料的存档较少。这种科技档案收集不齐全现象，不仅严重影响了科技档案的利用效率，甚至可能对医院的发展带来阻碍。

三、强化医院科技档案管理工作的策略

（一）建立有效监管制度，确保立卷归档完整。作为医院方面，为确保自身科技档案管理各项工作的有效落实，应严格按照《档案法》《科学技术研究档案管理暂行规定》以及《医药卫生档案管理办法》中的相关规定，建立一套符合医院发展现状的档案管理制度，明确划分科技档案的归档范围，从质控上完善动态管理和考核，一旦发生遗漏和丢失的现象，应该及时采取补救的措施，从而保证医院科技档案管理的及时性、完整性、安全性和有效利用率。制定科研档案管理办法、归档范围和保管期限表。坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷归档，做到科研和建档工作实行“四同步”管理，即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报科技成果以及教学、科研人员提职考核与档案部门出具科研课题归档情况证明材料同步。

（二）培养管理人员素质，强化主动服务意识。关于医院科技档案管理工作的管理人员配置方面，应专门配备能保证其工作稳定的专职管理人员，明确要求医院科技档案管理人员应该具备较强的责任心、使命感和较高的业务水平，如此才有利于满足科技档案管理工作的客观需求。其次，还应该合理指导德才兼备的医院科技档案管理人员到上级档案部门进行一段时间的培训学习，或者让其直接订阅档案管理刊物进行学习。再次，应该引导医院科技档案管理人员逐步转变传统档案管理工作中存在的“看门守摊，等人查档”的片面性思维，逐步形成“提高科技档案工作服务质量是档案工作生命线”的服务意识，转变以往被动的“等、靠、要”的观念，提前介入医院科技档案管理中，积极主动走出办公室，走上实践岗位，深入基层和现场，积极主动进行医院科技档案归档管理。同时，还应该采取高效的方法督促相关人员进行及时补办缺少和不符合归档要求的文件材料的处理工作，从而确保医院科技档案管理资料的完整性，让医院科技档案管理人员逐步由“被动查询”变成为“主动服务”，有效提升医院科技档案的管理水平。

（三）重视科技档案工作，深入了解医院科技档案管理工作的重要性。任何档案保管的目的都是为了日后更好地利用，医院的科技档案管理亦是如此。因此，作为医院科技档案管理人员，其在进行档案的收集、管理、保存等工作时，应全面认识到科技档案管理工作的重要性，严格遵守国家的保密政策，切实做好档案的保密工作，且此外的任何工作都应以保密为前提。每一科研题组长都要指定专人负责科研文件材料的收集、积累，下项目完成或告一段落后，由课题负责人指定专人予以整理、立卷，由课题负责人审查签名后，与鉴定验收或中止后两个月内向医院综合档案室归档。

此外，医院负责人还应该采取多元化的手段，如科技档案管理制度上墙、内部刊物发表宣传和新闻报道等，大肆宣传医院科技档案管理工作的重要性，让医院各个科室的医务人员能够真正认识到医院科技档案管理工作并不仅仅是科技档案管理部门的事，也是每个医院科室、带教人员和科教部门、档案管理部门的职责，充分认识到医院科技档案管理工作的重要性，从而逐步在整个医院发展过程中形成全员科技档案管理意识的格局。

（四）全面开放收集科技档案，充分发挥医院科技档案的作用。档案的搜集是管理科技档案的基础，唯有确保档案收集的完整、准确与及时性，方能从根本上保证科技档案的有效价值。因此，针对科技档案的收集，作为科技档案管理人员，应以档案室为中心，将档案管理工作的范畴主动“辐射”至医院各科室，以进一步扩大档案资源的收集范围与内容。与此同时，作为医院管理者，应鼓励医院全体员工共同参与到医院科技档案的收集过程中，对此，科技档案管理人员便应主动承担起提醒各科室负责人的职责，进一步确保档案资源收集的全面性。当然，为切实提升档案管理人员的工作积极性与主动性，医院方面还应提出各项奖惩措施，来提高档案管理人员的工作责任心。最后，则是针对各项科研活动的鉴定与验收，应由档案人员参与把关并负责搜集零散的文件，以决定对这些档案资源的取舍，进而通过整合这些零散的科技文献，从而其作用可得以最大限度地发挥，继而为医院的发展提供有力的帮助。

此外，医院方面还要不断拓宽档案的应用领域，充分发挥科技档案的重要作用，从而为医院的发展提供及时、周到的服务。积极开展多种编研活动，有利于深入挖掘和利用信息资源，为医院科技档案使用者提供多层次、多方面和实效性的信息。同时，还应该提升医院科技档案资料利用的反馈信息，逐步实现各级医院信息的横向联系，达到医院科技档案信息资源的共享目的，最大限度提高医院科技档案管理的开发利用效率。例如，我院口腔科翁志强主任医师研究的《粤航一号稻米辅助治疗复发性阿弗他溃疡综合研究》课题，于2008年获广州市教育局立项，2011年结题。该课题主要研究糙米对人体的新陈代谢、免疫功能的构建作用，可有效预防脚气病、神经炎、口腔溃疡、唇炎、角膜炎等疾病，帮助反复口腔溃疡患者以糙米为主食的饮食干预方案，能够鉴别口腔溃疡是否为系统疾病的表征，减少过度检查所发生的医疗费用，方便患者进行饮食调理。课题立项、结题和开发，离不开档案的利用。