企业办公自动化系统公文审核的常见问题

2017-11-25中国石油长庆油田分公司总经理办公室党委办公室李建兵

办公室业务 2017年14期

文/中国石油长庆油田分公司总经理办公室（党委办公室）李建兵

企业办公自动化系统公文审核的常见问题

文/中国石油长庆油田分公司总经理办公室（党委办公室）李建兵

随着企业现代化管理理念的逐渐推行和深入实施，公文的重要性也日益显现，在企业公文流转、信息传递、企业形象宣传等方面起到重要作用。因此，无论是从事专业性事业的人还是从事行政性事业的人都必须要学会用公文来告知和通知上级与下属，以此提高工作的效率和执行力。但由于公文的格式和内容要求严格，所以企业办公自动化公文审核中遇到许多问题。本文将具体指出遇到的问题，并提出相关的解决办法，希望对公文审核工作者能起到一些帮助。

办公自动化；公文审核；常见问题；解决办法

一、公文审核对办公自动化系统的重要意义

因为公文包含的政策具有时效性以及定向性，因此公文审核工作必须要实事求是，严格保密。所以审核工作就变得十分重要，这使得一系列问题也不断地暴露出来。我国公文发展历程比较久远，国家都有严格的统一的规范要求，国家公文处理机构——中共中央办公厅、国务院办公厅对公文格式、种类、行文规范等方面都有明确的规定。目前执行的是2012年7月1日发布的《党政机关公文格式》（GB-T9704-2012）标准，其内容包括：内容和程序的合法性。公文的具体内容和制定程度必须按照国家法律法规规章的相关规定执行，不能越界，否则是无效的；形式上和格式上的标准化；公文主题突出鲜明、规范严谨，文字庄重合规；对机关工作的依赖性。公文的形成是以企业日常事务性工作为出发点的，是企业从事日常管理工作、交流、上传下达的重要工具、主要手段。随之公文制度的改革，传统的文书文字、电信书报、声像资料、图形文书等也逐渐深入企业管理工作中。并且随着现代化计算机技术的提升，企业开始引入现代化办公自动化系统，实现无纸化办公，既为企业节约了成本，大大节约了纸张等，节约环保，也提高了交流沟通效率，通过计算机系统实现办公自动化公文流转，让企业管理者随时随地掌握所学的讯息、处理各种事务，克服了时间和空间上的局限性。

综上所述，公文审核在文件的流转工程中处于非常重要的位置，因此要落实公文审核，要实现合法化和规范化。

二、企业办公自动化系统公文审核存在的问题

企业办公自动化系统公文审核，为企业公文流转提供了更加便利的手段，优化资源提升效率方面功能尤为突出，但同时我们也要清晰地看到企业办公自动化系统公文审核存在的问题。公文审核的重点是：第一，把好行文关；第二，把好政策、法规关；第三，把好程序、格式关；第四，把好文字关；第五，把好数字、标点关。总结企业在实际运行工作中可以发现，与上述要求重点相比，企业办公自动化系统公文审核存在的问题主要有以下几方面：

（一）公文的格式不合乎规范。公文的格式都有严格的标准和规范，必须按照公文基本构成要素，包括标题、发文字号、签发人、正文等十二大基本构成要件组成，当然也可以视具体情况进行删减，省去一些不必要的规范，比如秘密等级等。而在公文审核的过程中出现了发文字号缺失、秘密级别错乱、附件缺失、发文时间不准确等一系列问题。例如，公文的字体要求比较多，这导致了一些公文一律使用宋体，还有序号的使用顺序不恰当。除此之外，Word的内置字体和行距和公文的格式要求不一样，但在实际操作中，却忽视了这一点。

（二）公文的文体使用不规范、内容繁琐。一方面，常见的文体有错用、乱用、混用。举个具体的例子来说，上下行文的文体要求不同，但在公文中常常发现其文体的混用，向上的应该是报告、请示等等，向下的应该是通知、决定等等。另一方面，公文行为没有充分遵循实事求是的特点，内容繁杂。公文的基本要求是一文一事，不可以为了方便而一文多事，但是在实际操作中总是会在一个公文中混杂着其他许多的事情，使公文的重点不突出，内容繁琐，没有用最简洁的话最清晰的表达方式行文，这样形成的公文，文稿质量不达标，立意不明确、主旨不分明，情况概述不全面，分析不到位，没有实际指导意义，增加阅读困难。

（三）企业办公自动化系统公文审核监督机制没有有效建立。企业办公自动化系统公文审核过程中，由于公文从起草、审阅、签批、封发等环节都需要一定的时间，所以在公文流转过程中每个环节都要进行严格把关，明确具体责任人，而在实际流转过程中，有时出现因为时间仓促对公文审核把关不严的现象，有时出现公文起草时受专业技术水平的限制，很多公文撰写人不了解具体实际的工作，形成公文内容不全、针对性不强；再一个对于公文的具体写作规范，比如标点符号、文字、数字等的使用没有严格按照国家相关规定进行编制，企业内容也没有形成具体统一的公文写作规范，影响了公文审核效率和质量。综上所述，这些是企业办公自动化系统公文审核所遇到的比较尖锐的一些问题，公务审核者必须要采取相关的措施，尽快解决这些问题，让公文能够真正发挥它的作用。

三、出现的问题及解决对策

（一）提高公文形式上的规范性。要严格按照国家公文相关要求规范行文，结合企业实际按流程开展公文流转，加强对企业公文行文规范的培训，让每一名与公文行为有关的人都能了解公文行文基本规范，提高行文质量和流转效率。

（二）提高公文文体上的规范性和内容的全面性、科学性。随着“中央八项规定”要求的出台，精简文件作为一项重要内容列入公文处理事务中。因此，企业办公自动化系统公文审核必须要注重公文的格式、数量、内容等方面的内容，做到简练、高效，以达到提高公文质量的目标。

要实现这个，企业需要关注抄袭、戴高帽等等问题，严格依照事实和实际情况简洁、客观、翔实地行文。

（三）加强对公文流转的全过程监督。要充分加强对公文写作和管理者的培训，提高公文审核工作的监督把关力度。企业自动化系统公文审核工作者必须要提高责任意识，认真对待公文审核工作，确保公文的质量，把好公文审核的关。除此之外，各个部门还要相互协作，做好自己的工作，严格按照公文处理办法来要求公文的格式、质量、内容。只有这样，才能让公文审核后出现的问题减少，提高发文的效率。此外，要将公文监督审核工作贯穿于公文行文的整个过程中，每个节点做到严格审核和监督，切实加强具体公文写作、流转、审核者的具体职责。拟稿人要把好起始关，要明确发文的目的，确定发文的内容，选择恰当的文体；核稿人要统筹全局，高度概括，对最终发言进行最后定夺和把关；会签人、办公室审核人及签批领导等审核环节应严格把关，尽可能减少和消除文稿在各个环节的错误，提高文稿质量。除了要切实加强责任心以外，具体工作人员还要对国家政策方针、企业实际情况进行全面了解，铺下身子去学习、去研究，多到基层去开展公文写作，培养良好的职业道德，切实增强公文处理的严肃性、标准化、规范化。