城建档案预验收实现“最多跑一次”的实践思考

2017-11-25衢州市城市建设档案馆郑志斌

办公室业务 2017年13期

文/衢州市城市建设档案馆郑志斌

文/衢州市城市建设档案馆郑志斌

今年的浙江省“两会”上，省长车俊在作政府工作报告时特别提出，“群众和企业到政府办事最多跑一次”，并以此要求全面推进简政放权。随着社会经济的不断发展，我国住房和城乡建设事业步入了快速发展期，城建档案管理工作已经成为城市建设的重要组成部分。对此，本文就城建档案预验收如何实现“最多跑一次”进行简要分析。

城建档案；最多跑一次；档案

一、什么是城建档案预验收的“最多跑一次”

建设单位在组织建设工程项目竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程竣工档案进行预验收。城建档案管理机构对建设单位移交的工程竣工档案进行审核，能够一次性通过城建档案管理机构的审核，具备工程文件的进馆条件，符合城建档案管理机构出具工程竣工档案认可文件的条件。

二、“最多跑一次”听起来很美丽，做起来并不容易

（一）工程档案形成的阶段。按照《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）我们可以将工程竣工档案分为三个阶段：工程准备阶段文件、施工阶段文件、竣工阶段文件。我们收集工程竣工档案的时间是从工程项目前期各个行政机关单位的报批报审开始到项目的竣工验收结束。工程竣工档案的收集过程时间比工程建设周期还要长。

（二）工程竣工档案的收集的文件材料的复杂性强。1.前期准备阶段文件来源复杂，以我们衢州为例，其中工程准备阶段文件涉及的行政审批部门就有：市发展和改革委员会、市国土资源局、市规划局、市环境保护局、市水利局、市公安消防支队、市气象局、市住房和城乡建设局等十几个单位。2.施工阶段文件内容复杂，包括施工管理文件、施工技术文件、进度造价文件、施工物资出厂质量证明及进场检测文件、施工记录文件、施工试验记录及检测文件、施工质量验收文件、施工验收文件。

（三）大多数的建设单位、施工单位、监理单位都存在没有专职的档案管理人员的现象。等到工程即将竣工或投产使用后，要移交工程竣工档案的时候，再将工程竣工档案的收集工作纳入工作议程，进行“秋后算账”。

（四）实现城建档案预验收工作“最多跑一次”，在政府职能部门身上。这就要求建设单位组织城建档案预验收前，我们的城建档案管理人员对建设单位、施工单位、监理单位等参建各方责任主体的工程竣工档案早已了然于胸。

三、如何实现城建档案预验收工作的“最多跑一次”

（一）做好城建档案预验收“最多跑一次”的宣传工作。让工程项目的建设单位、施工单位及监理单位等各方责任主体更加具体地了解城建档案预验收的工作内容，明确档案的完整性是城建档案预验收一次性通过的首要条件：1.在建设单位办理建筑工程施工许可证的时候，可以通过以告知单的形式提前发放给建设单位，让建设单位、施工单位及监理单位等各方责任主体提前了解城建档案预验收的工作内容。2.在项目开工后，对工程项目的建设单位、施工单位及监理单位等各方主体的资料员以业务交底的形式进行集中培训。3.在城建档案管理机构的网站网页上提前发布“最多跑一次”后城建档案预验收工作内容，扩大影响范围。

（二）转变政府的工作作风，把工作往前做。1.城建档案管理人员在建设单位开始办理项目报建或施工许可证的时候，就要对工程项目进行登记，并坚持跟踪回访做好记录。2.在工程项目的施工过程中，城建档案管理人员对建设单位、施工单位、监理单位等五方责任主体进行“全过程”的城建档案专业的业务指导工作。从工程项目开工就开始介入，而不是工程项目快竣工结束的时候再介入。同时还要求我们的城建档案管理人员“到一线去”，而不是坐在办公室里等着建设单位报送工程竣工档案。3.采用定期及不定期的方式，对建设单位、施工单位、监理单位等五方责任主体收集整理的工程档案进行检查，发现问题及时整改。

（三）提高政府职能部门的服务能力。1.档案管理人员的专业技术能力：提出“最多跑一次”之前，城建档案管理人员可能只是对重点项目工程进行城建档案业务指导工作，“最多跑一次”提出后，城建档案管理人员对所有的工程项目都需要进行城建档案业务指导，这个工作量和压力都非常大，需要城建档案管理人员要有过硬的专业技术水平。2.城建档案管理机构的电子信息化能力：在高速的信息化时代背景下，城建档案管理部门只有更多采用“数字信息化”，这才有可能做到“最多跑一次”。建设单位在组织工程竣工档案预验收前，先发送电子版的工程竣工档案给城建档案管理机构进行工程竣工档案的审核。工程竣工档案审核通过后，建设单位再报送纸质版工程竣工档案至城建档案管理机构。城建档案管理机构在对“电子版”和“纸质版”竣工档案核对一致后，通过邮寄的方式寄送工程竣工档案的认可文件。这就要求我们的城建档案管理部门需具备接受“纸质版”和“电子版”的双轨制档案的条件，对城建档案管理部门的档案信息数字化能力提出了更高要求。