新形势下企业加强档案管理的几点思考

2017-11-25陕西省交通规划设计研究院王娟

办公室业务 2017年20期

关键词：档案管理信息化信息

文/陕西省交通规划设计研究院王娟

新形势下企业加强档案管理的几点思考

文/陕西省交通规划设计研究院王娟

档案管理在促进经济发展方面的作用是不可替代的，应快速发现档案管理的相关问题，科学合理地提升档案管理工作的质量和效率，为档案管理工作的优质发展奠定良好的基础。本文对新形势下企业加强档案管理的措施进行了分析。

新形势；企业；档案管理

一、企业档案管理现状

纵观我国当前各行业企业档案管理现状不难看出，工作人员技术水平普遍不高。由于深受较多因素的影响，当前企业档案管理人员专业能力以及工作业务水平并不高，加之企业不重视档案管理，导致岗位人员无法快速更新专业知识，参与技能培训的机会少之又少。档案管理人员通常是兼职或是承担多项职能。长久以来，负责档案管理的企业领导，并没能形成正确的工作观念，部分人员认为档案管理可有可无，无法将该项工作看成是企业管理的重要部分。一些领导认为档案管理仅仅是保管好重要的档案信息便可，该项工作无法同生产岗位相比，后者才能够创造出可观的经济效益，前者无法对企业创新、创造性发展发挥太大影响。

上述现象充分表明，企业部分员工欠缺对档案管理的科学认识，导致该项工作无法符合现代企业管理的真正需要。当前，较大比例的企业档案管理员工并没有接受过专项业务技能培训，欠缺丰富的档案管理知识，针对企业档案信息的重要性、分类、收集、整理、归纳、装卷等并不熟悉，无法形成标准化意识。一些企业档案管理岗位普遍存在减值现象，员工无法投入更多的精力在档案管理上，进而阻碍了档案管理工作水平的全面提升。

二、新形势下企业加强档案管理的措施

（一）档案管理信息化。企业档案管理中采用电子信息化模式极为重要，首先可将企业档案依照专业技术、科技员工、财务工作、生产报表等类别做细化分配，进而完成不同载体的集成化管控。另外，采用电子信息化技术管理企业档案可全面提升工作效率，满足企业各部门、相关工作人员快速高效查询档案信息的需要，同时还可明显降低档案工作人员的任务量，令查阅档案的质量与效率均有所提升。再者，利用电子化技术模式可完全将企业重要档案的原貌保存下来，大大提升了企业档案信息的可用性、可信性以及精准性。通过电子信息化管理，员工在查询档案过程中便可不接触原件，进而大大提升了对企业档案信息原件的完好保存度。利用网络系统、电子信息技术管理企业档案还可突破由于地域限制而造成的查询应用障碍，真正达到异地、跨时空查询档案的目标。

在档案管理工作方面，新时期档案管理工作的重要发展方向是全面实现信息化。在信息化发展的大环境下，档案文件的全部备案、档案信息资料的整理分析全部可以运用现代化计算机信息技术作为基础技术来完成。这不仅仅在某种意义上提升了档案资料的安全性，还最大限度节省了档案信息鉴别及整理时要付出的时间。除此之外，档案管理的信息化不仅可以为企业集团或者是政府机关、事业单位的重大决策提供最可靠的根据和支持，还可以让使用人员无障碍、跨区域查找档案资料，全面实现档案信息智能交换以及资源共享，进而最大程度促进各相关部门的稳定发展。

（二）档案管理一体化。档案管理每个阶段的整合就是档案管理一体化的具体表现，其完全去除了档案管理的每个相对独立的流程，全面彻底提升了档案管理的效率。古老传统的档案管理大致可以分为四个方面：主要是档案的长期保存、档案的整理备案、档案的保存、档案的使用。因为档案和文档的具体管理方法以及所用标准都不一样，所以档案管理的效率就受了较大的影响。因此档案管理慢慢地向一体化方面改进，在档案管理工作之中，要完全知道档案管理一体化的基本流程以及关键操作，全面提升档案管理的工作质量。

（三）档案管理多元化。在公众慢慢地认知档案管理的作用后，档案管理的工作重点定位于服务公众。档案管理的实际数量是由于社会市场经济飞速发展而不断丰富的，无论是政府机关、事业单位以及学术调查研究的发展，还是人民群众的生活以及国家信息，档案管理的作用都是意义重大的。因此，档案管理一定要向多元化方向发展，向社会全体人员提供相关档案信息的查询业务，从而最大限度地发挥档案管理所具有的作用。同时，在信息查询方面一定不要局限于纸质档案古老的查询方式，还可以运用现代化信息技术手段来进行相关的查询服务。

（四）加强档案管理人员职业道德建设。加强思想政治教育，夯实职业道德根基。尤其要解决其思想问题，强化档案管理人员马克思主义的思想教育，核心与灵魂即是全心全意为人民服务。加强档案管理人员全心全意为人民服务的宗旨引导，开展学习和自我学习，批评与自我批评，最重要的就是加强其服务意识的教育。道德，是维系社会良性发展所必须的，要贯彻敬业、诚实守信、奉献社会的服务精神，克服那种认为劳动只是一种差事的看法，为人民谋取利益，为人民做好事，做实事。