档案在信息化背景下的服务策略转变分析

文/广东外语外贸大学南国商学院 连伊娜

档案在信息化背景下的服务策略转变分析

文/广东外语外贸大学南国商学院 连伊娜

当前，信息技术的普及成为科技发展的必然趋势。而对于档案管理工作而言，需要顺应当下时代背景，通过改变服务方式以及工作方式，以最大程度提升工作效率。此外，档案管理工作方式的改变也要求更多高校根据自身特点进行分析，同时选择科学的管理方式，从而保证管理的高效化、科学化。

档案管理；信息化背景；服务策略

近年来，国内经济的发展已经进入高速阶段，这直接影响到企业的发展方向，而注重管理的质量，是当下企业发展战略转变的一个趋势。特别是针对财务、信息等方面的管理。而档案管理是信息管理的一种重要的途径，传统的纸质档案管理虽然能够保证管理的严谨性，但是在档案调取方面往往存在较大的难度，因而探寻档案信息化管理以及服务方向是十分重要的。笔者将通过本文，就档案在信息化背景下的服务策略转变方面入手，进行具体的分析和研究。

一、当前档案管理信息化改革的趋势

（一）信息的多样化。对于多数档案而言，往往包含多个类别，而且也关系到企业或者学校内部的关键信息，所以整体表现出复杂性，且信息内容多元化的趋势，对于企业而言，档案管理的方向不但需要分析当下企业改革的方向，同时需要注重针对一些关键数据以及材料的科学严格管控。

（二）内容的隐秘性。对于很多档案信息而言，往往涉及到企业内部的信息、员工信息或者其他关键性的信息，而这些信息也与企业将来的进步与改革息息相关，所以对于档案内容表现而言，更体现出明显的隐蔽性，即很多档案内容都是十分重要的，所以需要进行加密和屏蔽，以免关键信息泄露，导致企业蒙受不必要的损失。

（三）信息的实时性。由于信息化时代背景的影响，多数企业档案管理的信息是通过相关市场调查或者分析取得的实时信息，所以信息本身具备时效性，而且信息也会随着时间的推移发生价值的变化，即如价值的累积与发掘，所以对于档案管理信息化改革而言，应当更加重视信息的实时性，同时强化档案的信息管理。

二、当下档案管理信息化服务转变存在的问题

（一）缺乏管理关注度。对于多数档案管理者而言，主要的问题体现在对于档案资料的关注度不足，特别是无法了解管理流程的价值，而且档案管理过程中为了避免出现问题，一昧妥协，从而导致管理工作无法达到具体的效果，而且对于信息化档案数据管理缺乏精细化，这也导致很多企业与原先档案管理服务效果不佳的问题，无法发挥信息化管理的优势。

（二）缺少明确的标准。对于档案信息化管理而言，往往需要相应的管理规则与标准。特别是在当前时代背景下，档案信息化管理往往需要依赖于专业的管理软件才能实现，但是软件最终需要相应的硬件设备进行支持，而不同的企业或者学校，硬件设备也存在相应的差异性，所以需要制定统一的标准，如果档案管理设备之间存在兼容、通用等方面的差异性，很难保证档案信息资源的共享与传输，也很难保证档案信息的一致性与科学性。此外，还有一些企业或者高校在档案日常维护管理过程中，往往只是调整档案的目录信息，这也导致调用档案过程中档案目录与内容不一致，只能逐字逐句查询方能找到需要的信息，这也是档案信息化管理存在的弊端。

（三）未能普及信息化。数字信息化已经是档案管理的主流方向，特别是对于高校地区而言，档案信息化、无纸化管理已经逐步普及，而且在一些企业或者高校内部，也已将电脑作为档案信息化的重要工具，但是管理单纯是调用了电脑的计算与储存功能，对于电脑的分析、修改以及网络共享功能往往缺少关注，这也是因为多数档案信息改革者在管理过程中未能重视档案专用管理软件的研发，导致当下档案管理融入的数字信息化技术仅仅是一种表面现象，技术普及还需要较长的周期。

三、信息化背景下档案服务转变策略

（一）强化档案信息化管理的宣传。要保证企业或者高校内部档案管理的效果，则需要优先在其内部加大对档案管理信息化改革的宣传，而且需要根据时代特征开展。如通过宣传讲座、档案信息化管理培训等多种方式让管理人员在提升自身工作水平的同时，强化对于档案信息化管理的关注，从而保证档案信息化管理宣传深入人心。同时对于企业和高校自身，也需要落实推进档案信息化管理改革的措施，如投入更多的资金引入更多档案管理专业设备、软件等，为档案信息化管理改革奠定一定基础。

（二）强化技术改革、创新及引入。要保证档案信息化管理能够落到实处，则应当强化当代档案信息管理技术的改革、引入及创新，特别是针对性引入一些满足时代背景技术，为档案管理工作效果以及效率提升奠定基础。而且回顾以往档案管理方法，主要是以纸张作为档案记录凭据，通过手写登记等方式进行管理，无论在管理效果以及管理速度方面都无法满足当代多数企业的发展特点，而且随着数据量的增大，档案管理往往缺少广阔的覆盖面。而当下管理改革则可以从引入大数据分析管理入手，即管理过程获取庞大的数据流，从而组建一个巨大的数据库，而分析挖掘数据库内的数据，方能获取有用的管理信息。此外，要保证档案管理与传输的效果，则可以利用网络信息平台作为媒介，实现档案信息的传输与共享，同时能够对于档案本身有误信息进行及时纠正，能够保证管理的科学性与有效性。

（三）构建科学的管理体系与标准。就目前大部分院校或者企业而言，要保证档案管理的信息化改革从而最大程度体现其服务职能，则需要对传统的档案管理体系以及标准进行界定，而通过明确的规则与管理方式，则可以保证管理流程的合理性，而且需要对于一些关键性档案进行加密管理，从而避免因为档案管理疏漏或者电脑中毒问题，而导致档案信息的泄露。此外，管理过程中还应当明确管理流程以及标准，保证管理工作能够按照规定进行，从而最大程度保证档案管理的科学性与高效性。

（四）强化多元化档案管理服务。对于档案管理工作而言，往往是属于院校或者企业本身的行政管理工作范畴，而且档案本身包含的对象并不是单一的，因而对于院校或者企业的档案信息化管理工作而言，则需要优先强化多元化的理念，而具体的管理方向可以包含以下几点：1.促进高校加快自身科研技术，从而为管理改革带来重要的意义。2.对于高校和企业而言，电子档案本身也是内部各类评估流程的关键参考，而且根据相关的档案信息或者数据开展评估，则有利于企业或者高校转变自身需求。3.保证信息的价值，对于多数档案信息而言，往往具有时效价值，而通过信息化手段，则可以实时更新档案信息，从而保证信息的实时性，同时可以及时更新档案信息，保证信息价值不会因为时间的流逝而降低，甚至失去，而且通过信息化途径获取的信息比较广阔，对于档案信息的完整化展示也将带来关键性的作用。

四、结语

总体来说，信息化发展与改革是当下时代发展的主要特点，也是目前很多行业与工作改革的关键方向与依据，而对于档案管理工作而言，提升管理的效果以及效率不仅仅是时代对于工作新的要求，更是社会发展的必然需求。而要保证档案信息化管理服务的模式转变，则应当强化档案管理的信息化改革速度，不仅仅需要通过管理技术引入，管理方法转变入手，还需要强化相关管理人员的职业素养与责任感，从而保证档案管理信息化改革成为企业或者高校关注的焦点。

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