事业单位档案管理规范化的思考

2017-11-25菏泽市单县人社局基层服务管理平台董妹

办公室业务 2017年13期

文/菏泽市单县人社局基层服务管理平台董妹

事业单位档案管理规范化的思考

文/菏泽市单县人社局基层服务管理平台董妹

我国的事业单位管理体制为了适应社会的改革和发展，也进行了相应的改革。档案管理工作在一个事业单位中有着重要的作用，是单位发展的基本要求。档案是在事业单位发展的过程中所积累的东西，也含着职工活动的真实记录，对单位来说有着极高的保存价值和参考价值。所以，事业单位必须要重视档案管理工作。但是实际中档案管理工作还存在很多问题，需要采取措施来规范档案管理工作。本文对事业单位档案规范化管理中的问题进行探讨，并提出针对性的建议。

事业单位；档案管理；规范化

档案管理作为事业单位管理工作中的重要组成部分，对事业单位有着积极的促进作用，但是就当前情况看来，档案的规范化管理存在很多问题。所以，规范事业单位的档案管理工作，是事业单位当前的重要工作之一。事业单位档案管理规范化建设需单位从多方面入手，结合单位的实际情况，合理规划档案管理工作，这对于档案管理和事业单位的发展都有着重大意义。

一、事业单位档案管理工作中存在的问题

（一）对档案规范化管理不够重视。随着改革的深入，许多事业单位还把发展重心放在创造经济效益上，忙着学习先进技术和理念，完全没有意识到档案管理的重要性。因为档案管理工作不属于政绩型工作，所以领导很容易忽视，更不愿意把精力花费在档案管理工作中，制约了档案管理的良性发展。

（二）档案管理规范化制度不健全。制度是一切工作顺利展开的基础和保障。很过事业单位对档案管理规范化认识不够和不重视，直接导致了档案管理规范化制度的缺失。制度缺失了，档案管理规范化工作就无章法可循，工作就很难有效、顺利进行，同时也会让档案管理在工作中问题频出。

（三）档案管理模式传统。当前很多事业单位的档案管理工作还依然遵循传统手段。传统的档案管理都是工作人员手工进行一系列档案整理工作的，这种模式比较传统，不规范，工作复杂繁琐，精度不高，浪费大量的人力物力，最后也不见得有好的结果。例如，许多事业单位还用纸质档案袋来保存档案，时间长了，字迹淡化，会影响档案准确性。在现阶段，网络和计算机的发展为人们的工作提供了很多便利。如计算机检索已经被应用到了文档管理工作中。为档案的存储时间和准确性提供了更大的保障。

二、规范事业单位档案管理

（一）完善管理体制，建设网络管理系统。档案管理工作是事业单位中重要的工作，主要是对内部人员的档案进行整合和保存，以便对内部工作人员进行管理和控制。加强档案管理的规范化，首先要建立规范管理制度。档案管理在事业单位中的发展空间不大，所以单位很少关注，这也导致了档案管理制度的缺失。因此，事业单位要完善档案管理制度，保证档案管理工作人员在制度的规范下展开工作。这是基础，也是必要性。其次，应该建立网络管理系统。现在网络技术已经融入到了社会的各个领域，那么在档案管理中，工作人员也可以建立网络档案管理体系，加强各部门之间的联系，提高档案的利用效率，推动部门间的共同发展。

（二）做好档案归档工作和分类管理工作。档案管理过程复杂繁琐，其中主要的工作就是档案归档和分类。档案分类就是按照内容和要求，对档案进行顺序编排和其他情况的分类，以便于后期对档案的查询和提取。所以在工作中，相关人员要按照科学的方法进行类型确定，并严格按照规定进行档案分类。除此之外，对档案的管理也是一个重要环节。工作人员要严格把控档案的质量，规范档案在借取和归还过程的流程，避免档案丢失，减少归档过程中出现的问题。

（三）坚持科学管理，严格管理档案。档案管理工作中，要对档案存放的地点、存放方式等严格规定，及时修复受损档案，科学集中对已经过期无用的档案进行处理。所以为了规范档案管理，要将档案管理工作进行细分，严格把控每个环节，保证档案管理的科学性和规范性。

（四）做好保密工作。档案设计每个工作人员的隐私信息，所以管理人员要有足够的意识，避免管理不当引起的信息外露的现象。事业单位要加强法律宣传，让工作人员对档案管理有清楚的认识。提高规范化管理程度，加强档案保密工作，制定保密条例，对于借阅要严格把控。在档案销毁时保障销毁的彻底性，严格监督，杜绝一切信息外露的可能性。

（五）完善档案室建设，注意档案质量。单位发展时间越长，档案就会存放越多。由于纸质的档案多，占地面积大，再加上容易受潮和发霉，在存放中要格外注意。所以事业单位要对档案室进行建设，避免保存不当造成档案损坏。

（六）建立电子档案，实现信息化管理。建立电子档案，将纸质档案转化为电子档案，方便查阅和管理，提高准确度，提升速度，促进档案规范化管理。